Wer außerhalb der Rechts-, Compliance- und Betriebsteams die Worte „Organigramm“ oder „Entity-Structure-Diagramme“ hört, denkt sofort an ein hierarchisches Diagramm, das zeigt, wer wem in Bezug auf das Management unterstellt ist. Aber im wirtschaftlichen Kontext können diese Begriffe noch andere Aspekte umfassen. So können beispielsweise in einem Organigramm anhand von gepunkteten Linien und Pfeilen die Eigentumsbeziehungen und Besitzverhältnisse innerhalb einer Konzernstruktur bildlich dargestellt werden.

Gut gemachte Unternehmensorganigramme können bei wichtigen Entscheidungen helfen, z. B. wenn es darum geht darzustellen, wie sich eine Fusion auf die steuerlichen Pflichten oder die regulatorischen Anforderungen in einem bestimmten Land auswirkt oder wenn es Bedenken hinsichtlich der Dominanz der Aktionäre innerhalb einer Gesamtstruktur gibt. Sie können dazu beitragen, die Managementstruktur zu klären, die betriebliche Effizienz zu steigern und die Zukunftsplanung zu erleichtern.

Dieser Artikel hilft Ihnen mit eine Reihe von Erklärungen bei der Erstellung funktionierender Entity-Structure-Diagramme:

• Was Entity-Structure-Diagramme (auch Entity-Organigramme) sind und was sie darstellen
• Gängige Arten von Organigrammen
• Beispiele für den Einsatz von Organigrammen
• Wie Sie ein Entity-Organigramm für Ihr Unternehmen erstellen

Was ist ein Entity-Structure-Diagramm?

Ein Entity-Structure-Diagramm, manchmal auch „Entity-Relationship-Diagramm“ (ERD) oder „Beteiligungsorganigramm“ genannt, repräsentiert in grafischer Form einen Überblick über die Beziehungen zwischen den verschiedenen Gesellschaften einer Unternehmensgruppe. Diese Beziehungen können sehr vielfältig sein, umfassen aber in der Regel die Aspekte Eigentum bzw. Beteiligung, Management und Governance.

Gut gemachte Organigramme veranschaulichen komplexe und fragmentierte Beziehungen auf eine Weise, die Aufsichträte und Vorstände verstehen und als Grundlage für Entscheidungen nutzen können. Ihr gesamtes Unternehmen wird durch Beteiligungsorganigramme zugänglicher und verständlicher.

Arten von Entity-Structure-Diagrammen

Organigramme spiegeln die Struktur der Organisationen wider, die sie erstellen, so dass jedes Organigramm naturgemäß einzigartig ist. Es gibt jedoch fünf Arten von Diagrammen, die in den meisten Unternehmen üblich sind:

1. Hierarchisches Organigramm: Dieses Organigramm ist das gebräuchlichste und zeigt eine Top-Down-Struktur, die mit der obersten Führungsebene beginnt und sich bis zu den Mitarbeitern an der Basis fortsetzt. Es geht sozusagen darum, die Befehlskette im Unternehmen grafisch darzustellen.
2. Matrixstrukturdiagramm: Einige Organisationen sind vertikal und horizontal aufgebaut, d. h. die Mitarbeiter unterstehen je nach Projekt unterschiedlichen Führungskräften. Solche Unternehmen verwenden bevorzugt ein Matrixdiagramm.
3. Struktogramm der funktionalen Einheiten: Diese Art von Diagramm veranschaulicht die verschiedenen Funktionsbereiche, z. B. Marketing, Finanzen und Betrieb, und zeigt, wie die einzelnen Abteilungen zueinander in Beziehung stehen.
4. Abteilungsdiagramm: Ein Abteilungsdiagramm eignet sich für Organisationen, in denen jede Abteilung separat mit unterschiedlichen Funktionen, Ressourcen und Zielen arbeitet. In diesem Fall zeigt das Diagramm, wie die einzelnen Abteilungen mit der zentralen Organisation verbunden sind.
5. Flache Organisationsstruktur: Bei Startups und kleinen Unternehmen sind flache Organigramme üblich, die weniger Hierarchieebenen und mehr Zusammenarbeit und Flexibilität zwischen Mitarbeitern und Teams aufweisen.

Was kann man in einem Organigramm darstellen?

Organigramme haben ein enormes Potenzial. Im Prinzip sind sie nur durch die die verfügbaren Daten begrenzt und die Informationen, die Sie offenlegen möchten. Sie können beispielsweise ein Organigramm verwenden, um die Eigentumsverhältnisse Ihres Unternehmens, die historischen Veränderungen und Entwicklungen oder die geografische Verteilung des Unternehmens zu veranschaulichen.

Mit Hilfe von Beteiligungsorganigrammen können Compliance-Teams und andere interessierte Parteien verschiedene Tochtergesellschaften nach Funktionen gruppieren oder die Eigentumsstruktur jeder Einheit detailliert nach Faktoren wie z. B. den gehaltenen Anteilen aufzeigen. Sie können auch Gesellschaften innerhalb der Konzernstruktur anhand beliebiger Daten visualisieren, einschließlich Steuerstatus, Stimmrechte, Aktionäre, Beteiligungen und Interessen und mehr. Dies ist nur durch die Daten begrenzt, die Ihnen zu jeder Entität zur Verfügung stehen.

Beispiele für Unternehmensorganigramme

Nehmen wir die Eigentumsfrage als Beispiel für ein Unternehmensorganigramm. Die Eigentumsverhältnisse an einem Unternehmen können verschiedenste Formen annehmen. Ein Organigramm kann diese Eigentumsverhältnisse entlang wirtschaftlicher, aktienbezogener oder geografischer Linien darstellen.

Um die Eigentumsverhältnisse grafisch darzustellen, müssen Sie die Eigentumsdaten anhand von Dokumenten erfassen und sich dabei nur auf direkte Mutter- und Tochtergesellschaften konzentrieren. Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele, die verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung eines Organigramms aufzeigen.

Beispiele für Organigramme zur Darstellung der wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse

Das erste Organigramm (Beispiel am Anfang des Artikels) befasst sich mit den Eigentumsverhältnissen von der Muttergesellschaft bis hin zu den Tochtergesellschaften. Es wird eine Diagrammschrift mit Farben, Linien und Formen verwendet, um die verschiedenen Eigentumsverhältnisse anzuzeigen.

In einem Diagramm der Eigentumsverhältnisse werden der Name jedes Unternehmens, sein Standort und die Anzahl der von den Muttergesellschaften gehaltenen Anteile an jedem Unternehmen angegeben. Aktien werden durch die Anzahl und die Art der Aktien (Stamm- oder Sonderaktien) und durch einen Prozentsatz entlang der Eigentumslinien angegeben.

Das Diagramm zeigt außerdem, ob ein Unternehmen im Vereinigten Königreich oder international gegründet wurde, wobei die Quadrate und Rechtecke ein britisches Unternehmen und die Kreise ein außerhalb des Vereinigten Königreichs gegründetes Unternehmen kennzeichnen. Die Verwendung von Formen und Farben ist ein wichtiger Bestandteil, um Organigramme für Unternehmen einfach und anschaulich zu gestalten.

Die Darstellung der Eigentumsverhältnisse in einer solchen Struktur kann wichtig sein, da so sowohl regulatorische als auch Compliance-Aspekte (Unterliegt ein Unternehmen beispielsweise den UK-Regularien oder nicht?) und die prozentualen Eigentumsanteile aufgezeigt werden. Letzteres kann helfen, Entscheidungen über Fusionen und Übernahmen oder künftige Käufe/Verkäufe zu treffen. Durch dieses klare Bild der Eigentumsverhältnisse können Aufsichtsräte und Vorstände Entscheidungen auf der Grundlage realer Daten und nicht auf der Grundlage von Annahmen treffen.

Beispiele für Organigramme zur Darstellung der geografischen Eigentumsverhältnisse

Doch nicht jede Entscheidung in einem Unternehmen beruht auf wirtschaftlichen Erwägungen. Es könnte z. B. sein, dass das Führungsgremium die geografische Verteilung der Unternehmen der Gruppe in einem Diagramm dargestellt sehen möchte. Beispiele für Unternehmensorganigramme umfassen auch nicht-wirtschaftliche Eigentumsverhältnisse – oder, einfacher ausgedrückt, Sie können die Eigentumsverhältnisse auch auf der Grundlage von Gerichtsständen und Beteiligungen darstellen.

In diesem Beispiel bezieht sich das Entity-Relationship-Diagramm auf eine in Großbritannien eingetragene Holdinggesellschaft mit mehreren Niederlassungen innerhalb ihrer Struktur. Diese Unternehmen haben ihren Sitz in Asien, Nordamerika und Afrika, während andere im Vereinigten Königreich eingetragen sind.

Das Organigramm zeigt deutlich den Prozentsatz der Anteile, die die Holdinggesellschaft an jeder Einheit besitzt – von 0 %, gekennzeichnet durch einen Kreis, bis zu 100 % aller Anteile. Es verwendet Farben, um die verschiedenen Länder hervorzuheben, in denen diese Unternehmen ihren Sitz haben, während direkte Linien die Beziehung eines jeden Unternehmens zu seinen Muttergesellschaften zeigen.

Ein Diagramm wie dieses kann den Führungsgremien helfen, Wachstumsentscheidungen zu treffen. Wollen Sie in einem der Länder ihre geschäftlichen Aktivitäten ausweiten? Wenn bereits ein Unternehmen in diesem Land ansässig ist, gilt es zu überlegen, ob ein neues Unternehmen gegründet werden muss oder ob die Eigentumsverhältnisse oder die Größe des bestehenden Unternehmens erweitert werden soll. Ebenso lassen sich mit einem Blick die Eigentumsverhältnisse in den einzelnen Ländern aufzeigen. Dies kann für die regulatorische Konformität wichtig sein – einige Länder beschränken den Umfang ausländischer Beteiligungen an lokalen Unternehmen, so dass diese Art von Organigramm für Unternehmen den Compliance-Teams helfen kann, potenzielle regulatorische Fallstricke zu erkennen.

Warum sind Entity-Structure-Diagramme wichtig?

Im Grunde genommen helfen Entity-Structure-Diagramme den Führungskräften und Eigentümern, die Funktionsweise ihres Unternehmens zu verstehen. Die Vorteile der klaren Darstellung sind weitreichend und umfassen:

1. Kommunikation: Organigramme erleichtern eine effektive Kommunikation, indem sie die Zuständigkeiten, Berichtsbeziehungen und Kommunikationskanäle veranschaulichen. Die Mitarbeiter verstehen besser, wem sie Bericht erstatten und mit wem sie zusammenarbeiten müssen.
2. Entscheidungsfindung: Ein klares Bild der wichtigsten Entscheidungsträger und Interessengruppen und ihrer Beziehungen zueinander ebnet den Weg für eine effiziente Entscheidungsfindung. Führungskräfte und Eigentümer können direkt mit den Verantwortlichen Kontakt aufnehmen und entschlossener handeln.
3. Ressourcenzuweisung: Führungskräfte können die Ressourcen besser auf die einzelnen Abteilungen verteilen, wenn sie die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Abteilungen kennen und wissen, was sie zur Optimierung von Leistung und Produktivität benötigen.
4. Rechtliche Aspekte und regulatorische Konformität: Organigramme sind in einigen Branchen gesetzlich vorgeschrieben. Außerdem können sie Organisationen dabei helfen, zu bestimmen, welche Abteilungen oder Einheiten welchen Vorschriften unterworfen sind.
5. Beteiligungsstrategie: Führungskräfte können effektiver planen, wenn sie die aktuelle Struktur kennen. Das Diagramm dient als Grundlage für die Bewertung von Veränderungen und deren Übereinstimmung mit den strategischen Zielen.

Wie man ein Entity-Organigramm erstellt

Bei der Erstellung von Organigrammen für Unternehmen ist es wichtig, eine einheitliche Vorgehensweise einzuführen und beizubehalten. Andernfalls werden im Unternehmen Organigramme erstellt, die sich in Stil, Form und Farbe unterscheiden, was bedeutet, dass keine Vergleiche im Zeitablauf möglich sind.

Bei der Erstellung von Organigrammen sollten Sie Folgendes beachten:

1. Definieren Sie die Struktur Ihrer Organisation: Das Organigramm stellt Ihre Organisation dar, also nehmen Sie sich zunächst Zeit, um Informationen über sie zu sammeln. Bestimmen Sie Rollen, Abteilungen, Berichtsbeziehungen und Schlüsselstrukturen.
2. Wählen Sie einen Diagrammtyp aus: Entscheiden Sie auf der Grundlage der gesammelten Informationen, welcher Typ von Organigramm am besten zu Ihren Anforderungen passt, ob hierarchisch, matrixförmig oder etwas anderes.
3. Auswahl der Diagrammelemente: Denken Sie nicht nur darüber nach, wie die Diagrammelemente zusammenpassen, sondern auch darüber, welche Arten von Diagrammen die Informationen, die Sie vermitteln wollen, genau wiedergeben. Elemente wie Farbe, Text, Linie und Form sind für diese Konsistenz von wesentlicher Bedeutung. Es empfiehlt sich, Regeln für den Umgang mit diesen Elementen aufzustellen. Wie wir in den Beispielen für Organigramme für Unternehmen gesehen haben, kann eine bestimmte Farbe oder ein bestimmter Stil der Linien eine Eigentumsbeziehung anzeigen, oder eine Holdinggesellschaft kann eine andere Form haben als eine operative Einheit.
4. Führungskräfte hinzufügen: Fügen Sie Ihrem gewählten Stil folgend als Nächstes die oberste Führungsebene hinzu, einschließlich der C-Suite und anderer leitender Angestellter. Diese nehmen in den meisten Organigrammen den obersten Platz ein.
5. Abteilungen, Positionen und Rollen integrieren: Gehen Sie von den Führungspositionen aus, um verschiedene Abteilungen und Funktionen zu ordnen, und fügen Sie dann spezifische Positionen oder Rollen hinzu. Stellen Sie sicher, dass die Beziehung zwischen jeder Rolle und dem jeweiligen Manager oder Vorgesetzten klar ist.
6. Weitergabe an die gesamte Organisation: Geben Sie Ihr Diagramm nach der Fertigstellung an die relevanten Stakeholder weiter, damit diese es verstehen und befolgen können. Abteilungen die häufig von Organigrammen profitieren, sind die Personalabteilung, Führungsteams und oft auch die Mitarbeiter selbst.
7. Pflegen und aktualisieren: Es ist möglich und sogar wahrscheinlich, dass sich Ihr Entity-Structure-Diagramm im Laufe der Zeit ändert. Überprüfen und aktualisieren Sie das Diagramm regelmäßig, um sicherzustellen, dass es widerspiegelt, wie Sie die Einheiten jetzt verwalten – und nicht, wie sie bei der Erstellung des Diagramms verwaltet wurden.
8. Technologie verwenden: Technologie kann helfen, individuelle Vorlieben einzugrenzen, um sicherzustellen, dass alle Entity-Organigramme in einem Unternehmen in Stil und Ansatz einheitlich sind. Diligent Entities, Teil der Diligent One Platform, ist eine der modernsten Anwendungen zu Erstellung von Diagrammen. Es erstellt automatisch erstklassige Diagramme in einer dynamischen Umgebung für die Präsentation und Analyse von Daten und die Bereitstellung umsetzbarer Informationen.

Optimieren Sie Ihr Organigramm mit Technologie

Entity-Structure-Diagramme erfassen keinen bestimmten Zeitpunkt. Stattdessen sind sie lebendige Dokumente, die sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln sollten. Manchmal geben sie sogar die Richtung vor, in die diese Entwicklung geht. Manuell erstellte Diagramme können der Startschuss für die Formalisierung von Abläufen sein, aber für die meisten Unternehmen gilt, dass sie das Erstellen von Diagrammen mit technologischer Unterstützung optimieren müssen.

Mithilfe von Entity-Management-Software lässt sich schnell eine einzige, revisionssichere Informationsquelle erstellen, um Informationen zu Tochtergesellschaften, wie etwa Eigentumsverhältnisse und Strukturen, grafisch darzustellen und so eine effektive Entscheidungsfindung zu unterstützen. Außerdem wird das Organigramm mit allen verfügbaren Informationen verknüpft, d. h. Ihr Organigramm ist nicht statisch, sondern stellt den Compliance-, Rechts- und Betriebsteams in Ihrem Unternehmen alle relevanten Informationen zur Verfügung.

Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo, um zu sehen, wie Diligent Entities und die Diligent One Platform Ihnen helfen können, Organigramme für Ihr Unternehmen zu erstellen, um die Analyse Ihrer Unternehmensstruktur einheitlicher und konsistenter zu gestalten.