Können Sie mehr von Ihrer To-Do-Liste streichen, wenn Sie alles selbst erledigen oder wenn sie statt dessen wichtige Aufgaben an vertrauenswürdige Kollegen delegieren? Die meisten Aufsichtsräte und auch Vorstände entscheiden sich für Letzteres. Um effizient, effektiv und entscheidungsfähig zu bleiben, delegieren die Führungsgremien jedoch in aller Regel an Ausschüsse statt an Kollegen.

Das Harvard Law School Forum schätzt, dass unabhängige Mitglieder von Führungsgremien etwa 200 Stunden pro Jahr für gremiumsbezogene Tätigkeiten aufwenden. Das ist etwa ein Arbeitsmonat pro Jahr, in dem sich die Direktoren untereinander, mit Aktionären und Führungskräften treffen müssen, um Themen wie Umwelt, Soziales und Governance (ESG), Risikomanagement, Compliance und mehr zu besprechen. Die Ausschüsse sind eine wichtige Möglichkeit für Führungsgremien, ihre Zeit optimal zu nutzen, aber nur, wenn diese Ausschüsse gut strukturiert sind.

Im Folgenden wird detailliert erläutert, wie man funktionierende Ausschüsse von Führungsgremien bildet:

• Was Ausschüsse von Führungsgremien leisten
• Arten von Ausschüssen und ihre jeweiligen Aufgaben
• Strukturen der Ausschüsse von Führungsgremien
• Wichtige bewährte Praktiken für Ausschüsse von Führungsgremien
• Wie die richtige Governance-Plattform helfen kann

Was leisten Ausschüsse von Führungsgremien?

Ausschüsse von Führungsgremien sind Gruppen von Personen – in der Regel Mitglieder eben dieser Gremien –, die sich auf bestimmte Themen konzentrieren, für die sie über das erforderliche Fachwissen verfügen. Die Idee hinter den Ausschüssen ist es, die spezifischen Talente, Fähigkeiten und Kenntnisse einzelner Gremiumsmitglieder zu nutzen, um das gesamte Führungsgremium über bestimmte Bereiche zu informieren und zu schulen. Die Ausschüsse ermöglichen so die Aufteilung der Arbeit des Führungsgremiums in überschaubare Bereiche.

Die Ausschüsse müssen sich nicht mit vielen der Routineangelegenheiten befassen, die Führungsgremien regelmäßig zu erledigen und zu dokumentieren haben. Statt dessen leisten sie einen Großteil der „Laufarbeit“, um die Führungsgremien beim Erreichen ihrer Ziele zu unterstützen. Genauso wie die Strukturen der Führungsgremien die Bedürfnisse des Unternehmens widerspiegeln müssen, müssen auch die Strukturen der Ausschüsse die vom Führungsgremiem entwickelten strategischen Pläne widerspiegeln.

Arten von Ausschüssen und ihre Funktionen

Die Art der Ausschüsse kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein und hängt davon ab, welche Unterstützung das Führungsgremium benötigt, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Es gibt jedoch üblicherweise auch ständige Ausschüsse in den Unternehmen, z. B:

Prüfungsausschuss

Der Prüfungsausschuss überwacht die Finanzberichterstattung und das interne Kontrollsystem des Unternehmens. Seine Struktur gewährleistet, dass die Finanzen vom Management unabhängig bleiben, was eine essentielle Kontrolle zur Verringerung von Betrugsrisiken und Fehldarstellungen ist. Der Prüfungsausschuss ist zwar für die Durchführung der jährlichen Prüfung zuständig, hat aber auch zahlreiche laufende Aufgaben, darunter die Überwachung des Finanzberichterstattungsprozesses, der internen Kontrollen und der unabhängigen Prüfer.

Vergütungsausschuss

Wie der Name schon sagt, legt der Vergütungsausschuss die Vergütung der Führungskräfte fest, einschließlich des Gehalts und anderer Leistungen. Seine genauen Aufgaben richten sich nach der Satzung des Unternehmens. Dennoch wird der Ausschuss in der Regel entweder die Höhe der Vergütung selbst festlegen oder dem Führungsgremium Vergütungspakete zur Abstimmung empfehlen.

Nominierungs- und Governance-Ausschuss

Die Mitglieder des Gremiums, die selbst nicht kandidieren, nehmen am Nominierungs- und Governance-Ausschuss teil, der Kandidaten für den Aufsichtsrat und den Vorstand rekrutiert. Diese Funktion ist für Großunternehmen von entscheidender Bedeutung, da die Mitglieder des Führungsgremiums bestimmen, wie effektiv das Unternehmen seine Ziele erreicht. Der Nominierungsprozess erfordert außerdem Vertraulichkeit, weshalb eine zentralisierte Governance-Plattform von entscheidender Bedeutung ist.

Investitionsausschuss

Die meisten Unternehmen haben Anlagestrategien, die vom Investitionsausschuss überwacht werden. Der Ausschuss hat die Aufgabe, den Investitionsplan auf die strategischen Ziele und den finanziellen Bedarf des Unternehmens abzustimmen und alle größeren Transaktionen zu genehmigen. Verwaltet wird das Portfolio allerdings vom Chief Investment Officer (CIO) und seinem Team, so dass das Vertrauen zwischen dem CIO und dem Investitionsausschuss entscheidend ist.

Exekutivausschuss

Die meisten Organisationen machen einmal eine Krise durch. In solchen Situationen kommt der Exekutivausschuss zum Einsatz, da es schwierig sein kann, den gesamten Aufsichtsrat kurzfristig zu versammeln. Seine Aufgabe ist es, festzustellen, welche Fragen ein entschiedenes Handeln erfordern und welche die Beteiligung des gesamten Aufsichtsrats erfordern. Obwohl der Ausschuss eine gewisse Zeichnungsbefugnis hat, ist er weiterhin gegenüber dem Führungsgremium rechenschaftspflichtig. Es ist wichtig, vertrauenswürdige, glaubwürdige Personen in diesen Ausschuss zu berufen.

Ausschuss für Cyberrisiken

Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Technologie hat der Ausschuss für Cyberrisiken die Aufgabe, die rasch zunehmenden Risiken – von Sicherheitsverletzungen über Hacks bis hin zur Unternehmensspionage – zu mindern. Der Ausschuss überwacht alle Fragen der Cybersicherheit, entwickelt eine Strategie und arbeitet mit den Abteilungen für Cybersicherheit und Risiken zusammen, um diese wirksam umzusetzen. Der Ausschuss ist auch das erste Gremium, an das sich die Führungskräfte wenden, wenn neue Cyberrisiken auftreten.

Struktur der Ausschüsse von Führungsgremien

Es gibt unterschiedliche Ausschüsse und damit unterschiedliche Ausschussstrukturen. Einige Ausschüsse sind ständige Gremien, d. h. sie sind im Sitzungssaal allgegenwärtig, während andere aufgrund spezifischer Bedürfnisse oder zur Bewältigung vorübergehender Herausforderungen zusammenkommen. Die meisten Führungsgremien haben eine Mischung aus verschiedenen Ausschüssen, darunter:

• Ständige Ausschüsse: Diese Ausschüsse sind permanent, d. h. sie befassen sich fortlaufend mit bestimmten Themen. Prüfungsausschuss, Vergütungs- und Nominierungsausschuss und Governance-Ausschuss sind Beispiele für ständige Ausschüsse, über die fast alle Unternehmen verfügen. Ihre Existenz ermöglicht es dem Führungsgremium, wichtige Funktionen im Laufe der Zeit effektiver zu überwachen, so dass sich das gesamte Führungsgremium auf übergeordnete strategische Fragen konzentrieren kann.
• Ad-hoc-Ausschüsse: Im Gegensatz zu den ständigen Ausschüssen bilden die Führungsgremien diese Ausschüsse, um bestimmte Themen oder Aufgaben nach Bedarf – also ad hoc – zu behandeln. Der Ausschuss tritt für eine bestimmte Aufgabe zusammen und löst sich auf, sobald er nicht mehr benötigt wird. Ad-hoc-Ausschüsse sind eine hervorragende Option für vorübergehende Herausforderungen wie die Überwachung einer Fusion oder Übernahme oder die Durchführung einer speziellen Initiative zur sozialen Verantwortung von Unternehmen (CSR).
• Arbeitsgruppen: Ähnlich wie Ad-hoc-Ausschüsse treten Arbeitsgruppen für einen bestimmten Zweck zusammen und lösen sich auf, sobald sie diesen Zweck erfüllt haben. Im Gegensatz zu Ad-hoc-Ausschüssen sind Arbeitsgruppen jedoch in der Regel zeitlich befristet und befassen sich mit einem bestimmten Bereich, z. B. einer Krise, einer strategischen Gelegenheit oder dem Onboarding eines neuen CEO.
• Beratungsausschuss: Wenn das Führungsgremium Ratschläge oder Empfehlungen zu einem bestimmten Thema benötigt, wendet es sich an den Beratungsausschuss. Ein Beratungsausschuss hat keine Entscheidungsbefugnis, kann aber den Vorstand mit seinem Fachwissen und seiner Erfahrung unterstützen. Branchenexperten, Akademiker, führende Persönlichkeiten oder Interessenvertreter bringen ihre Sichtweise ein; Mitglieder des Führungsgremiums sind hingegen in der Regel nicht im Beratungsausschuss vertreten.

Vorteile der Festlegung einer klaren Struktur der Ausschüsse

Ausschüsse bieten den Führungsgremien eine Plattform für die Behandlung spezifischer Fragen, die besonderes Fachwissen erfordern. So können die Ausschüsse ihre Tagesordnungen so festlegen, dass sie sich umgehend mit dem Kern ihrer Arbeit befassen können.

So kann das Führungsgremium seine Arbeit in überschaubare und wichtige Bereiche aufteilen. Das hat folgende Vorteile:

• Effizienzmaximierung: Bestimmte Angelegenheiten sind so komplex, dass sie wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, als ein Führungsgremium in einer oder zwei Sitzungen aufbringen kann. Führungsgremien können für nahezu jeden Bedarf Ausschüsse einsetzen, um ihre Effizienz zu maximieren.
• Zeitoptimierung: Laut einem Forschungspapier der Harvard Business School nimmt die Größe der Ausschüsse mit der Unternehmensgröße zu. Dank der Arbeit der Ausschüsse haben die Mitglieder des Führungsgremiums die nötige Zeit, um sich mit verschiedenen Themen zu befassen, und sie ermöglicht eine breitere Beteiligung aller Mitglieder des Führungsgremiums.
• Verstärkung der Rechenschaftspflicht: Die Mitglieder der Ausschüsse bekommen bestimmte Aufgaben zugewiesen und sind gegenüber dem gesamten Führungsgremium direkt für deren Erledigung verantwortlich. Da den Ausschüssen die nötige Zeit für die Behandlung von Tagesordnungspunkten zur Verfügung steht, erwarten die Führungsgremien von ihnen, dass sie ihre Aufgaben sorgfältig und gründlich und auch rechtzeitig wahrnehmen.
• Stärkung der Aufsichtsfunktion: Ausschüsse können einen tieferen Einblick in die verschiedenen Probleme geben, denen sich das Führungsgremium gegenüber sieht, da sie ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf die Themen konzentrieren können, mit denen ihr Ausschuss befasst ist, und andere Probleme beiseite lassen können. Dies trägt dazu bei, das Bedürfnis der Führungsgremien nach präzisen, umfassenden Informationen zu befriedigen, die sie bei ihren Abstimmungen zu bestimmten Themen unterstützen.
• Aufbrechen von Silos: Für mehr Effizienz und um Doppelarbeit zu vermeiden, strukturieren viele Führungsgremien ihre Ausschüsse mit Direktoren, die mehrere Ausschüsse leiten. Direktoren, die in mehreren Ausschüssen sitzen, tauschen hilfreiche Informationen aus, wodurch Probleme der Informationssegregation vermieden werden. Es handelt sich der Regel um Externe mit sehr viel Fachwissen in mehreren Bereichen.

10 bewährte Praktiken für Ausschüsse von Führungsgremien

Untersuchungen haben gezeigt, dass die meisten Aktivitäten der Führungsgremien in Ausschüssen stattfinden, insbesondere nach der Verabschiedung des Sarbanes-Oxley Acts. Dies hat dazu geführt, dass die Ausschüsse des Führungsgremiums stärker in den Mittelpunkt rücken und dafür sorgen, dass sie nahtlos und effizient arbeiten.

Allerdings ist die Bildung eines Ausschusses kein Kinderspiel. Die Einrichtung von Ausschüssen erfordert sorgfältige Planung und eine Abstimmung mit der Unternehmensstrategie, um sicherzustellen, dass die Führungsgremien den größtmöglichen Nutzen aus der Ausschussstruktur ziehen.

Um Ausschüsse zu bilden, die die Effizienz des Führungsgremiums steigern, sollten Unternehmen Folgendes beachten:

1. Zweckgerichtete Ausschüsse bilden: Aufsichtsräte sollten Ausschüsse bilden, um die Arbeit zu erledigen, die sie selbst unmöglich oder nur unzureichend ausführen können. Viele Führungsgremien machen den Fehler, zu viele Ausschüsse ohne ausreichende Gründe zu bilden, wodurch die Mitglieder vielfach überfordert werden. Ohne ein klares Ziel langweilen sich die Ausschussmitglieder und sind unproduktiv.
2. Flexibilität ermöglichen: Die Bedürfnisse von Führungsgremien ändern sich ständig. Dementsprechend müssen die Arbeitsaufgaben der Ausschüsse flexibel sein und so oft wie nötig geändert werden, um die Arbeit der Ausschüsse mit den strategischen Prioritäten der Führungsgremien in Einklang zu bringen.
3. Richtige Ausschussgröße: So wie die Größe des Führungsgremiums wichtig ist, können auch die Ausschüsse zu groß oder zu klein sein, um sinnvolle Arbeit zu leisten. Bei zu großen Ausschüssen besteht die Gefahr, dass nicht alle wertvollen Perspektiven und Meinungen der Mitglieder berücksichtigt werden und die Arbeit des Ausschusses verlangsamt wird. Bei zu kleinen Ausschüssen besteht die Gefahr, dass die Mitglieder zu viel zu tun haben, um ihre Aufgaben im Führungsgremium und in den Ausschüssen in vollem Umfang wahrzunehmen, so dass sie zu den Ausschusssitzungen nicht ausreichend vorbereitet erscheinen.
4. Regelmäßige Überprüfung der Ausschussleistung: Um mit den Zielen des Ausschusses Schritt zu halten, muss das Führungsgremium regelmäßig prüfen, ob die Anweisungen an den Ausschuss klar und relevant sind und sicherstellen, dass sie sich nicht mit den Aufgaben anderer Ausschüsse überschneiden. Stellen Sie sicher, dass jeder Ausschuss klare, eindeutige Zuständigkeiten und ein System für deren Erfüllung hat.
5. Die richtige Struktur für Ihr Führungsgremium finden: Manche Führungsgremien funktionieren am besten, wenn die Mitglieder abwechselnd in verschiedenen Ausschüssen tätig sind, um so ein besseres Verständnis für die Arbeit der einzelnen Ausschüsse zu gewinnen. In anderen Fällen bleiben dieselben Mitglieder in den Ausschüssen, so dass sie ein tieferes Fachwissen im Arbeitsbereich des Ausschusses entwickeln und ein integraler Bestandteil der Unterstützung des Ausschusses bei der Erreichung seiner Ziele werden. Es ist auch möglich, einen hybriden Ansatz zu wählen und ein Gleichgewicht zwischen den beiden Ansätzen zu finden. Bei sich überschneidenden Themen können sich die Ausschüsse gelegentlich zusammenschließen, um zusammenzuarbeiten.
6. Ausschüsse strategisch ausrichten: Um ihre treuhänderischen Pflichten zu erfüllen, müssen Aufsichtsräte dem wachsenden Druck der Rechts- und Aufsichtsbehörden gerecht werden. Im heutigen Klima müssen die Führungsgremien einen proaktiven Ansatz verfolgen, indem sie sich mehr auf die Arbeit der Ausschüsse und deren Vernetzung mit anderen Ausschüssen konzentrieren, anstatt routinemäßig Ausschüsse zu bilden. Führungsgremien leiten die Arbeit der Ausschüsse mit dem Ziel, das Gremium selbst zu gestalten.
7. Verschiedene Ausschusstypen nutzen: Die Bildung von Unterausschüssen ist eine gute Möglichkeit für Ausschüsse, sehr spezifische Aufgaben zu bewältigen. Unterausschüsse können dazu beitragen, die Ausschussarbeit überschaubar zu machen. Führungsgremien haben in der Regel einige ständige Ausschüsse und bilden bei Bedarf Ad-hoc-Ausschüsse. Ad-hoc-Ausschüsse treten für einen kürzeren Zeitraum zusammen und sind mit der Bearbeitung spezifischer Themen betraut.
8. Schriftliche Berichte zulassen: Ausschüsse können mündliche oder schriftliche Berichte verfassen, die Teil des Sitzungsprotokolls werden sollten. Um wertvolle Zeit des Führungsgremiums zu sparen, können Ausschüsse, die keine Maßnahmen ergriffen haben und keine wichtigen Informationen zu berichten haben, einen kurzen schriftlichen Bericht über die Arbeit des Ausschusses einreichen und ihn in die Sitzungsunterlagen aufnehmen. Ein Wort der Warnung: Aufsichtsratsmitglieder sollten die Sitzungszeiten nicht damit verbringen, die schriftlichen Berichte der Ausschüsse zu prüfen.
9. Weisen Sie den Mitgliedern des Führungsgremiums eine überschaubare Anzahl von Ausschüssen zu: In den Führungsgremien gibt es unterschiedliche Auffassungen darüber, welche Mitglieder für Ausschüsse ausgewählt werden sollen. Bewährte Praktiken legen nahe, dass Aufsichtsratsmitgleider nicht in mehr als zwei Ausschüssen mitarbeiten sollten, um engagiert und effektiv zu sein.
10. Evaluierung und Auffrischung von Ausschüssen: Wie das gesamte Führungsgremium sollte auch jeder Ausschuss eine jährliche Evaluierung und gelegentliche Auffrischung durchführen, um sicherzustellen, dass die Zusammensetzung des Ausschusses immer noch mit seinen Zielen übereinstimmt. Insbesondere muss jeder Ausschuss sicherstellen, dass ein Nachfolgeplan für die Einarbeitung neuer Mitglieder und neuer Ausschussvorsitzender vorhanden ist.

Wie Diligent effiziente und effektive Ausschussarbeit unterstützt

Ausschüsse haben unterschiedliche Entscheidungsbefugnisse – einige können Entscheidungen im Namen des Führungsgremiums treffen, während andere die Zustimmung des gesamten Leitungsgremiums benötigen. Aber auch wenn ein Ausschuss nicht die Befugnis hat, verbindliche Entscheidungen zu treffen, so arbeitet er doch ziemlich unabhängig.

Gleichzeitig maximieren die Ausschüsse die Reichweite des Führungsgremiums nur dann, wenn sie untereinander und mit dem gesamten Führungsgremium zusammenarbeiten. Wenn die Ausschüsse zu sehr voneinander abgeschottet sind, verfügt das gesamte Führungsgremium nicht über rechtzeitige und zuverlässige Erkenntnisse, die es benötigt, um strategische Entscheidungen über die von den Ausschüssen betreuten Themen zu treffen.

Diligent Board & Leadership Secure Collaboration, Teil der Diligent One-Plattform, sorgt für die Produktivität der Ausschüsse und hält gleichzeitig das Führungsgremium auf dem Laufenden, was die Zusammenarbeit zwischen den Ausschüssen und dem Führungsgremium vereinfacht.

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