Effiziente Sitzungsprotokolle: Essenzielle Bestandteile und unnötige Details

Wenn sie lernen, wie man Sitzungsprotokolle anfertigt, konzentrieren sich Unternehmenssekretäre und andere Protokollführer vor allem darauf, was die Sitzungen enthalten sollten. Es ist jedoch ebenso wichtig zu wissen, was nicht in ein Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollte.

Sitzungsprotokolle sollten als Nachschlagewerk dienen, wenn der Aufsichtsrat oder andere Stellen über die Diskussionen und Maßnahmen während einer Sitzung nachdenken müssen. Die Aufnahme falscher Informationen kann es erschweren, festzustellen, was die Mitglieder des Aufsichtsrats besprochen und beschlossen haben oder ob sie die einschlägigen Vorschriften eingehalten haben.

Um chaotische Sitzungsprotokolle zu vermeiden, erläutert dieser Artikel:

• Die Folgen von ungenauen Sitzungsprotokollen
• Was ein Sitzungsprotokoll enthalten sollte
• Was nicht in ein Sitzungsprotokoll gehört
• Tipps, wie Sie Ihre Sitzungsprotokolle effektiver gestalten können

Folgen von ungenauen Sitzungsprotokollen

Wenn Sie nicht wissen, was nicht in ein Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollte, können Sie leicht ungenaue Protokolle erstellen. Diese Fehler sind nicht nur lästig. Im besten Fall erschweren sie es den Aufsichtsratsmitgliedern und Aktionären, zu verstehen, was während der Sitzung geschehen ist.

Wenn Sitzungsprotokolle ungenau sind, kann dies:

• Die Autorität des Vorstands untergraben: In Aufsichtsratssitzungen werden wichtige Entscheidungen getroffen, einschließlich der Einführung neuer Maßnahmen. Wenn sich diese Maßnahmen als fehlerhaft erweisen und der Aufsichtsrat keine Aufzeichnungen darüber hat, warum er sie beschlossen hat, kann der Aufsichtsrat weniger kompetent erscheinen, als er ist.
  

• Entscheidungen falsch darstellen: Viele Personen, die berechtigt sind, an den Sitzungen teilzunehmen, können nicht persönlich anwesend sein. Dazu gehören je nach Sitzung sowohl die Aufsichtsratsmitglieder als auch die Aktionäre des Unternehmens. Diese Personen sind auf das Protokoll angewiesen, um zu verstehen, was während der Sitzung geschehen ist. Ohne genaue Protokolle erhalten sie nicht die nötige Transparenz.
  

• Haftbarkeit einführen: Dies ist vielleicht die kritischste Folge eines schlechten Sitzungsprotokolls. Wenn der Aufsichtsrat beispielsweise eine Maßnahme ergreift, die zu erheblichen Einnahmeverlusten führt, muss er seine Entscheidung verteidigen. Das Sitzungsprotokoll beweist, dass der Aufsichtsrat die Angelegenheit gründlich analysiert und eine fundierte Entscheidung getroffen hat. Ohne diesen Nachweis hat der Aufsichtsrat kaum eine Handhabe gegen rechtliche Schritte.
  

• Das Ansehen des Aufsichtsrats beeinträchtigen: Es gibt auch so etwas wie ein Übermaß an Informationen. Alles, was im Protokoll steht, kann gegen den Aufsichtsrat verwendet werden. Was nicht in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollte, sind direkte Zitate oder Kommentare von Aufsichtsratsmitgliedern, die zu einem Problem werden könnten, wenn das Protokoll in Frage gestellt wird.

Was sollte in ein Sitzungsprotokoll aufgenommen werden?

Es gibt keine festen Regeln dafür, was in ein Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollte. Die „Robert's Rules of Order“-Regeln für Sitzungsprotokolle empfehlen, sich auf das zu konzentrieren, was in der Sitzung getan wurde - und nicht darauf, wer was gesagt hat -, aber viele Gremien halten sich nicht an diese Regeln, und sie sind kein umfassender Leitfaden.

Was in einem Sitzungsprotokoll enthalten sein sollte, kann von Gremium zu Gremium variieren, aber in der Regel enthalten Sitzungsprotokolle Folgendes:

1. Details zur Sitzung: Auflistung von Datum, Uhrzeit und Ort am Anfang des Protokolls.
2. Die Art der Sitzung: Es kann sich um reguläre, außerordentliche, dringende oder Ausschusssitzungen handeln.
3. Ankündigung: Aufsichtsräte sind in der Regel verpflichtet, Sitzungen vorher anzukündigen. Geben Sie an, ob eine Benachrichtigung erfolgt ist und ob alle Aufsichtsratsmitglieder eine Verzichtserklärung unterzeichnet haben.
4. Namen: Halten Sie alle Anwesenden oder an der Sitzung Beteiligten fest. Dazu gehören die Namen aller anwesenden und abwesenden Aufsichtsratsmitglieder sowie der Anwesenden und Gäste.
5. Beschlussfähigkeit: Vermerken Sie, ob die Beschlussfähigkeit zu Beginn der Sitzung festgestellt wurde.
6. Berichte: Notieren Sie den Bericht, die Person, die ihn vorgetragen hat, und alle damit verbundenen Genehmigungen oder Beschlüsse.
7. Ausschussdiskussionen: Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie die Tagesordnung durchgehen und dann notieren, was der Aufsichtsrat zu den einzelnen Tagesordnungspunkten bespricht. Dies muss nicht wortwörtlich sein, sollte aber ausreichen, um zu belegen, dass der Aufsichtsrat angemessen über das betreffende Thema beraten hat.
8. Maßnahmen des Aufsichtsrats: Notieren Sie auch, wie der Aufsichtsrat zu jedem Tagesordnungspunkt gehandelt hat, ob er eine Richtlinie erstellt, weitere Untersuchungen angefordert oder die Diskussion auf einen späteren Zeitpunkt verschoben hat.
9. Abschließende Erklärungen: Das Sitzungsprotokoll sollte eine Erklärung enthalten, dass der Aufsichtsrat seiner treuhänderischen Pflicht nachgekommen ist, d. h. dass er im besten Interesse des Unternehmens gehandelt hat.

Was sollte nicht in ein Sitzungsprotokoll aufgenommen werden?

Die besten Sitzungsprotokolle sind eine Gratwanderung: Sie enthalten genügend Informationen, um die Entscheidungsfindung des Gremiums genau wiederzugeben, aber nicht so viele Informationen, dass sie entweder schwer zu verstehen sind oder das Gremium im Nachhinein kompromittieren. Als gute Faustregel gilt, dass Protokolle von Aufsichtsratssitzungen Folgendes nicht enthalten sollten:

1. Wort-für-Wort-Berichte: Sitzungsprotokolle sollten nicht wortwörtlich sein. Das Ziel ist nicht, alles, was die Ratsmitglieder gesagt haben, genau so wiederzugeben, wie sie es gesagt haben, sondern einen klaren Überblick darüber zu geben, worum es ging, welche Punkte angesprochen wurden, was der Rat beschlossen hat und warum er es beschlossen hat.
2. Hin und her: Machen Sie Ihre Notizen nicht in chronologischer Reihenfolge, sondern nach Themen geordnet. Auf diese Weise fassen Sie alle Diskussionen zu einem Thema zusammen, was es für Personen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, einfacher macht, das Gesagte zu verarbeiten.
3. Ungenauigkeiten: Sekretäre und Protokollführer sind keine stillen Beobachter. Stellen Sie Fragen oder bestätigen Sie Formulierungen, anstatt eine Notiz zu schreiben, bei der Sie sich nicht sicher sind.
4. Beobachtungen oder Urteile: Ihre Interpretationen oder Meinungen sind ein weiterer Punkt, der nicht in ein Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollte. Besprechungsteilnehmer müssen zwar nicht schweigen, sollten aber neutral sein.
5. Debatten: Die Mitglieder des Aufsichtsrats können in wichtigen Fragen hin- und hergehen, aber das ist etwas, das nicht in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollte. Versuchen Sie, die Diskussion prägnant zusammenzufassen, ohne genau aufzuschreiben, was gesagt wurde.
6. Dokumente: Ergänzende Materialien sollten nicht in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden. Verweisen Sie stattdessen auf sie und fügen Sie sie dem Protokoll bei, damit die Leser das Dokument selbst lesen können.

Verbessern Sie Ihre Unternehmensführung durch bessere Sitzungsprotokolle

Es ist wichtig zu verstehen, was nicht in Sitzungsprotokolle aufgenommen werden sollte, aber das ist nur ein Teil des Gesamtbilds. Sitzungsprotokolle können sehr komplex sein, vor allem weil sie ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung sind.

Mit den richtigen Protokollen können Aufsichtsräte ihre Entscheidungen verteidigen, aus vorangegangenen Diskussionen lernen und sich letztendlich effektiver im Sitzungssaal bewegen. Ein Board-Portal, wie die Diligent One Platform, kann das Rätselraten bei Sitzungsprotokollen beenden und die Erstellung von Protokollen, die die Zusammenarbeit moderner Boards fördern, einfacher und schneller machen.