Gerenciamento de crise

Melhores práticas para a realização de reuniões de administração remotamente

O software de reunião remota revolucionou e modernizou os protocolos padrão das reuniões da administração. Foi originalmente desenvolvido como uma ferramenta de governação para empresas e organizações, para que estas pudessem convocar e discutir os tópicos presentes na agenda sem incorrerem no tempo e nas despesas de organizar uma reunião do conselho num local físico. Com o passar do tempo, as melhores práticas para a realização de reuniões de administração, evoluíram no sentido de tornar as teleconferências e videoconferências ainda mais eficientes. Produtos de tecnologia avançada estão agora disponíveis para dar uma maior segurança, com o benefício de estarem completamente integrados num ecossistema abrangente de soluções digitais de governação.

Um dos propósitos originais do software de reunião remota, era preparar o caminho para que os conselhos se reunissem rapidamente para comunicarem e resolver problemas durante os períodos de crise. O software de reunião remota provou ser de valor inestimável durante a atual pandemia do COVID-19. Na busca de conter o surto e impedir que este se espalhe, as organizações sentem a necessidade de mudar as reuniões do conselho, as reuniões do comitê, as reuniões executivas e as discussões sensíveis para o mundo virtual de modo a acomodar a necessidade de distanciamento social.

A Diligent Corporation tornou o processo ainda mais simples. Agora, os administradores do conselho têm a possibilidade de inserir um link de videoconferência num email com todos os detalhes da próxima reunião a ser realizada com a segurança do Diligent Boards. Este processo, dá ao seu Conselheiro Geral e Secretário Corporativo a tranquilidade de que as conversas mais confidenciais da organização estão bloqueadas na plataforma Diligent. Os Diretores do conselho verão rapidamente o valor deste processo, especialmente durante este período em que a pandemia do COVID-19 irá provavelmente resultar em mais reuniões por teleconferência e videoconferência para lidar com a crise.

É imperativo garantir o acesso à tecnologia e aos processos certos para executar reuniões remotas com eficiência. Se estiver preparado, usar as ferramentas certas e seguir alguns passos para dar seguimento após a reunião, poderá realizar uma reunião remota com tanto sucesso como o de uma reunião presencial. Ao mesmo tempo, pode-se aliviar da preocupação de estar a submeter os seus diretores e outros participantes a riscos de saúde.

Definir uma agenda para uma reunião do Conselho remota

A eficiência de uma reunião de conselho remota começa com um sistema de portal da Diligent. O portal do conselho possui segurança padrão do setor incorporada no sistema. O administrador do conselho simplesmente adiciona o link da videoconferência diretamente no e-mail anunciando os detalhes da reunião e convida os participantes a ver a agenda da reunião, que faz parte do livro de reuniões do conselho. À medida que o administrador do conselho partilha ou altera a agenda, os participantes serão notificados automaticamente para que possam ver as alterações em tempo real.

Para conselhos que usem o Diligent Messenger, todas as comunicações ocorrem dentro da segurança do portal do conselho. Os usuários têm controlo sobre funções como copiar e colar e o encaminhamento de e-mails, bem como a capacidade de recolher mensagens. Com o Messenger, os usuários recebem alertas quando as mensagens são enviadas, entregues e lidas. Também têm a opção de eliminá-las ou guardá-las. Os e-mails também podem ser armazenados nos arquivos. Se um dispositivo móvel for perdido, roubado ou comprometido, todas as informações poderão ser apagadas remotamente.

Agendas em tempo real, livros do quadro e uma ferramenta de e-mail segura, trabalham em conjunto de forma holística para garantir que as suas reuniões funcionem tranquila e seguramente.

Teste o seu sistema de conferência antes da reunião

Existem muitas plataformas de reuniões por teleconferência e videoconferência por onde escolher. Qualquer que seja a sua escolha, lembre-se de a testar para se familiarizar com as nuances e várias ferramentas e recursos, para evitar fazê-lo durante uma reunião. Teste os recursos de microfones individuais, levantar as mãos, etc. Quando estiver familiarizado com o seu hardware e software, poderá usar as ferramentas com mais eficiência e isso ajudará a resolver problemas mais rapidamente, caso surjam.

Teste o sistema e assegure-se que sabe como adicionar pessoas à reunião. Se planeia gravar a reunião, salve-a num local seguro usando o Diligent Secure File Sharing. Escolha uma opção de comunicação padrão para que, se alguém não puder aceder ao software, possa passar de videoconferência para teleconferência ou usar uma opção de dial-in. Também pode usar o Diligent Secure File Sharing ou o Diligent Messenger para partilhar material de suporte rapidamente sem sair da plataforma. Os e-mails comuns não são seguros e nem sempre irão suportar anexos grandes.

Em tempos de crise como o COVID-19, é fundamental que diretores e executivos usem ferramentas de mensagens seguras para conduzir os negócios do conselho e discutir outros tópicos e questões sensíveis.

Normas de Conduta para Reuniões remotas

As normas de conduta são tão importantes tanto para as reuniões remotas como nas reuniões presenciais. Um presidente do conselho experiente saberá como manter a reunião a fluir, convidar a participação plena e impedir que os participantes falem um por cima do outro.

As reuniões remotas da diretoria tendem a ter um fluxo melhor com menos pessoas. Convide as pessoas certas para a reunião, tentando manter o número de participantes entre oito e dez, se possível. Se receber muitas pessoas numa reunião remota, alguns participantes podem ficar susceptíveis apenas a ouvir sem se envolverem.

Lembre-se dos fusos horários e tente escolher uma hora que seja o mais conveniente possível para a maioria dos participantes. Além disso, certifique-se de que os participantes sabem em qual fuso horário a reunião irá ser realizada, de modo a evitar que alguém chegue com horas de antecedência ou de atraso. O presidente do conselho ou o facilitador da reunião devem entrar na reunião com pelo menos cinco minutos de antecedência e cumprimentar os participantes à medida que estes vão entrando. Ao entrar no espaço virtual mais cedo, também evita estar com dificuldades por algum motivo, e pode começar a sua reunião a horas.

Reserve alguns minutos para se apresentar a si e a todos os que estão a participar na reunião. Os participantes sentem-se mais motivados a participar activamente quando conhecem quem também está na mesma sala de reuniões virtual. É aconselhável anunciar como a reunião se irá processar antes do início da mesma. Informe-os de como os irá silenciar para evitar sons perturbadores e como eles se podem fazer ouvir se quiserem falar. Certifique-se que desactiva as notificações, pop-ups e sons do computador para que não distraiam os participantes da reunião.

Num cenário ideal, todos irão juntar-se á reunião atempadamente. Caso haja algum atraso, não se esqueça de anunciar a chegada do participante em questão, mas não é necessário passar por todas as apresentações novamente. Considere que pode ter de impor um limite de tempo para cada orador, para que ninguém domine a discussão e, portanto, a reunião termine no tempo previsto. Adicione este comunicado às regras da reunião no início da mesma.

Pode estar na dúvida sobre o uso de webcams durante a reunião. Embora a reunião certamente seja mais interessante e envolvente se as usar, considere quantas pessoas participarão. As webcams funcionam para cerca de cinco pessoas, mas mais do que isso limitará a área de visualização no ecrã. Lembre-se também de que as funções de reunião na Web podem esgotar a largura de banda e interferir na qualidade do áudio e do vídeo.

Votação diligente e resoluções

Não é preciso sacrificar as opções de votação ao realizar reuniões da diretoria remota. Tal, resume-se ao uso de ferramentas de governação modernas, como votação diligente e resoluções. A votação digitalizada oferece a oportunidade de realizar uma votação por qualquer motivo, como o seguinte:

  • Consentimentos escritos por unanimidade
  • Aprovação de políticas e propostas entre reuniões
  • Aprovação das atas das reuniões
  • Aprovação dos presidentes das comissões
  • Votos em diretores externos que entrem em conselhos subsidiários
  • Aprovação urgente de um financiamento que fique fora da política
  • Acompanhamento da participação em seminários obrigatórios do conselho

Dar seguimento á reunião do conselho remota

Se se preparar bem, a sua reunião remota ocorrerá sem problemas e será bastante produtiva. Para garantir que os participantes beneficiem totalmente da reunião, dar seguimento á mesma irá ajudá-lo a aprimorar as suas habilidades de reunião remota e a evitar erros desnecessários. Avaliações diligentes é uma ferramenta que pode usar para um seguimento rápido para avaliar a sua eficácia na execução da reunião. Pode configurá-lo para que os participantes possam responder anonimamente para obter feedback sincero. Sugestões de melhoria, irão garantir reuniões remotas mais fáceis no futuro.

Quanto à aprovação de atas, tarefas de votação e de gestão de projetos resultantes da reunião, todos os itens de ação de seguimento podem ser concluídos com segurança na plataforma Diligent.

Todas as ferramentas da Diligent são apoiadas por um apoio ao cliente premiado, disponível 24/7/365. A Diligent também oferece treino adicional para administradores e diretores do conselho sobre como usar a videoconferência juntamente com todos os outros produtos Diligent para uma solução de governação segura e totalmente contida.

Como a tecnologia certa pode apoiar as reuniões do conselho durante crises

O início do COVID-19 certamente caiu sobre nós de forma rápida e inesperada. A solução Diligent Boards com integração de videoconferência garante que sua organização tenha um ecossistema completo para garantir que tenha tudo o que precisa para organizar reuniões de diretoria com segurança e eficiência, comunicar de forma consistente com a liderança e dar seguimento ás reuniões. O Diligent fornece as ferramentas necessárias ao seu conselho para impedir que as informações vazem à medida que a resposta da sua organização ao COVID-19 é gerida.

Ter uma plataforma totalmente restrita, reduzirá a dependência da sua diretoria em textos e e-mails não seguros, assegurará que os links de videoconferência críticos sejam distribuídos em segurança com uma senha incorporada, evitará confusões em reuniões e permitirá que sua liderança corporativa permaneça hiper-focada na crise atual.

O fato de poder realizar reuniões do conselho remotamente com confiança dá-lhe a tranqüilidade de saber que o seu conselho pode continuar a abordar assuntos importantes sem interrupção. Como um benefício adicional, as reuniões remotas colocam os participantes em condições de igualdade, o que ajuda a desenvolver respeito, empatia e confiança para todos. Por fim, os presidentes e secretários corporativos tornar-se-ão mais hábeis na condução de reuniões remotas e as suas experiências ser-lhes-á benéfico depois da pandemia ter passado.

É parte das responsabilidades do Conselho de Administração rever seus processos com autocrítica e isenção. A adequação às novas directrizes da gestão corporativa envolve a modernização e, muitas vezes, a digitalização dos meios para acceder e compartilhar informação. As nossas ferramentas oferecem soluções de diferentes perfis e propósitos que asseguram ao gestor a tranquilidade de contar com as melhores práticas de governança corporativa.