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Que documentos devem ser incluídos nas reuniões do conselho?

As informações incluídas nos pacotes do conselho servem de base para a tomada de decisão dos membros do conselho de administração. Informações em excesso podem ocupar muito do precioso tempo dos membros do conselho, enquanto informações insuficientes podem acabar sonegando dados valiosos para manter uma empresa sob controle. Sendo assim, que documentos devem fazer parte das reuniões do conselho?

Veja a seguir algumas das melhores práticas para ajudá-lo a se preparar adequadamente para sua próxima reunião.

Visão geral do pacote do conselho

Todos os documentos da reunião do conselho são compilados no pacote do conselho, que constitui a principal fonte de informações para os membros do conselho antes e durante uma reunião.

De acordo com a Effective Governance, uma firma de consultoria, os pacotes do conselho incluem, em geral, os seguintes documentos essenciais:

Agenda: a agenda fornece uma visão geral sobre o que será discutido em uma reunião do conselho. As agendas devem confirmar o objetivo da reunião, listar tópicos específicos para discussão e revisar agendas anteriores para abordar eventuais atividades não concluídas. As agendas devem ser enviadas aos membros do conselho ao menos duas semanas de antecedência. Os membros do conselho são pessoas ocupadas, e essa antecedência garante que eles tenham tempo suficiente para analisar a agenda antes da reunião acontecer.

Atas de reunião anteriores: é importante rever alguns assuntos que foram discutidos em reuniões anteriores e quais são os resultados ou o status atual. Nosso artigo, O guia do secretário para reuniões mais eficientes, oferece informações úteis sobre como criar atas mais apropriadas e maximizar a produtividade das reuniões.

Documentação: as informações que orientam as discussões e a tomada de decisão constituem o principal elemento do pacote do conselho. A documentação pode incluir:

  • Estratégia da empresa
  • Informações de desempenho obtidas por meio de relatórios financeiros, de recursos humanos e de gerenciamento
  • Orçamentos aprovados
  • Relatórios de comitês
  • Status dos itens de ação
  • Destaques do programa no acumulado do ano
  • Funções e responsabilidades do conselho
  • Cópia dos estatutos da organização
  • Atualizações de recursos humanos

Para conselhos de organizações sem fins lucrativos, todos os documentos relativos a atividades para angariar fundos devem ser incluídos.

Relatório de riscos/conformidade (ou equivalente) do CEO: esse relatório, criado pelo CEO, apresenta os riscos que podem afetar a estratégia, o modelo de negócios e/ou a viabilidade de uma organização. A equipe do CEO deve pesquisar e criar o relatório semanas ou até mesmo meses (se possível) antes da reunião do conselho. O conselho precisa estar convencido de que a gerência sênior está realmente comunicando as expectativas e os “riscos atuais e futuros”, ressalta a Compliance Week.

Relatórios financeiros: os relatórios financeiros estão entre os principais documentos em uma reunião do conselho. Sem o relatório financeiro, os membros do conselho não podem tomar decisões fundamentadas e ponderadas sobre o direcionamento da empresa.

  • A Katz Sapper & Miller sugere incluir o seguinte:
  • Uma demonstração do posicionamento financeiro
  • Uma declaração de atividades
  • Previsão do fluxo de caixa
  • Resultados reais em relação ao orçamento
  • Números operacionais

O CFO (diretor financeiro) e a gerência sênior da área financeira são responsáveis por gerar esse relatório e devem fornecer a documentação em tempo hábil para inclusão no pacote do conselho.

Relatórios de comitês: os relatórios de comitês do conselho corporativo provavelmente serão mais técnicos, com relatórios financeiros detalhados, relatórios estratégicos, pesquisas sobre produtos ou serviços e análises. Esses relatórios também devem ser incluídos no pacote do conselho. Relatórios de comitês de organizações sem fins lucrativos tendem a se concentrar mais no levantamento de fundos ou no envolvimento da comunidade.

Principal ponto de contato: em muitas organizações, o diretor de relações com investidores, que se reporta ao conselho, é o principal ponto de contato entre os acionistas e os membros do conselho de administração. Esse profissional normalmente é quem responde às dúvidas de acionistas e de investidores. Essas informações, que podem gerar questões críticas, devem ser abordadas nas reuniões do conselho.

De acordo com a National Association of Corporate Directors, “os membros do conselho de administração devem estar preparados para responder a todos os desafios resultantes do ativismo crescente dos acionistas nas salas de reunião dos EUA”.

Um erro comum é incluir dados em excesso no material da reunião. Os membros do conselho podem se sentir sobrecarregados com a grande quantidade de documentos que precisa ser analisada. Inclua somente os documentos mais necessários, urgentes e relevantes.

Outro erro é distribuir o material em cima da hora, não dando ao conselho de administração tempo suficiente para analisá-lo.

“O recebimento da documentação em tempo hábil permite aos membros do conselho formar opinião antes da reunião, fazer perguntas ao CEO e aos membros da gerência sênior sobre o que será discutido ou decidido na reunião e, se for o caso, discutir as questões entre si”, observa a Effective Governance. “O fornecimento de informações oportunas e precisas pode ser essencial para permitir ao conselho argumentar e examinar a administração com cuidado e de maneira adequada”.

Com quanto tempo de antecedência é necessário enviar a documentação aos membros do conselho de administração?

O Fórum Econômico Mundial sugere “tentar garantir que os membros do conselho recebam o material da reunião no mínimo com uma semana de antecedência. Caso haja prazo, observe-o atentamente para poder receber feedback antes de enviar a documentação para o conselho”.

Migrando para o mundo digital

Compilar um grande número de documentos e enviá-lo aos membros do conselho é o método tradicional de distribuir os pacotes do conselho. Alguns pacotes do conselho podem ser distribuídos por e-mail. No entanto, o que acontece se surgir um novo documento ou a necessidade de mudar algo de última hora? Como os conselhos de administração devem fazer para manter o controle das versões disponíveis? Por fim, alguns membros do conselho podem esquecer-se de trazer seus pacotes do conselho para a reunião.

Os portais para conselhos digitais ajudam a simplificar a comunicação, manter o controle das diferentes versões por meio de material atualizado, reduzir os custos de envio e impressão, reunir informações e aliviar o tempo e a carga de trabalho da equipe. No blog da Diligent, você encontrará o artigo Benefícios de usar um portal para conselhos, com mais dicas e insights.

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