Virtual data room

Basiskennis over een virtual data room

Due diligence van investeerders is een essentieel onderdeel van elke deal die wordt gesloten. Met de juiste virtual data room kunt u dit proces vereenvoudigen. Weten of een investeerder al dan niet een document heeft bekeken, een notitie of wijziging heeft aangebracht, of wellicht van gedachten is veranderd, kan een investering maken of breken. Voor uw gemoedsrust – en voor die van uw investeerders – is het goed als start-up een virtual data room te gebruiken bij een financieringsronde, om al uw documenten op één veilige locatie op te slaan.

Tips voor het kiezen van een aanbieder van een virtual data room (VDR):

    • Zorg ervoor dat u de beveiligingsbeoordelingen en -certificaten van alle potentiële aanbieders goed bekijkt. ISO/IEC 27001 en 27002 worden bijvoorbeeld over het algemeen gezien als de hoogste niveaus van informatiebeveiliging die een aanbieder kan leveren. Deze soorten certificeringen zijn veel meer dan alleen mooie getalletjes: in feite vormen ze een toezegging van een onafhankelijke partij dat de tool of software die u gaat gebruiken, beveiliging net zo hoog in het vaandel heeft staan als u.
    • Hoewel veel tools beweren dat ze integratie met andere platforms bieden, moet u goed onderzoeken of deze integraties wel veilig zijn. Het mag misschien eenvoudig zijn om te integreren met een openbare e-maildienst als Gmail of een softwarepakket als Microsoft Office, maar u moet zich wel goed afvragen of dat echt is wat u wilt. Openbare e-maildiensten zijn per slot van rekening verre van veilig en als u uw gegevens met andere tools of platforms synchroniseert, kan dit nadelige gevolgen hebben voor de beveiliging van de door u gekozen tool. Waarom zou u voor software of een tool kiezen die wel een goed beveiligingsniveau biedt, maar uw gegevens vervolgens ook deelt met een andere tool die ervoor zorgt dat uw gegevens zomaar op straat komen te liggen?
  • Denk na over uw toekomst. Veel kleine aanbieders van online datarooms bieden wel een veilige plaats waar u uw documenten kunt opslaan tijdens een fusie- en overnametraject of een open financieringsronde, maar daarmee houdt het dan ook op. Richt u op tools die nog meer opties bieden om uw bedrijfsbehoeften te ondersteunen, in plaats van alleen een virtual data room.

Virtual data rooms voor fusies en overnames, private equity en nog veel meer

Diligent Corporation is een aanbieder van goed beveiligde tools die bedrijven helpen met hun governance. De hoofdtool, Diligent Boards, is een veelzijdige board portal die in veel verschillende behoeften kan voorzien – bijvoorbeeld in de behoefte aan een virtual data room. Veel van onze cliënten weten in het begin nog niet wat een board portal is, maar al snel leren ze hoe een portal hen kan helpen om de bestuurscommunicatie veiliger te maken. Veel van de documenten van leidinggevenden, bestuurders en commissies die we vaak in een virtual data room tegenkomen, – zoals notulen van bestuursvergaderingen, – zijn immers ook uiterst geschikt voor een board portal als Diligent!

Sneller werken met behulp van online datarooms: de belangrijkste voordelen van een virtual data room

1. Papierloos: Papierloos werken is niet alleen goed voor het milieu, maar helpt uw team ook op twee belangrijke punten. Tijdens omvangrijke fusies en overnames of op grote advocatenkantoren die talloze klanten en deals onder hun hoede hebben, vormen de enorme hoeveelheden papier niet zelden een haast onoverkomelijk obstakel. Er worden duizenden pagina’s afgedrukt – en bij één typfoutje of één wijziging in een rubriek kan alles opnieuw worden afgedrukt. Als u een online dataroom hebt, hoeft u niets meer af te drukken – dit bespaart iedereen een hoop tijd en moeite. Papierloos werken is ook veel veiliger. Het wil nogal eens gebeuren dat iemand een aktetas met juridische documenten laat liggen in een restaurant. Soms is het onmogelijk om de kosten van die verloren gegevens weer terug te verdienen – vooral voor start-ups. Met een online dataroom kunt u iemand de toegang tot documenten ontzeggen als hij of zij deze niet meer nodig heeft – of een apparaat is kwijtgeraakt.

2. Efficiëntie: Als u met een groot aantal investeerders of klanten samenwerkt, moet u een hoop documenten ondertekenen. Kiest u de juiste virtuele data room, dan kunt u eenvoudig informatie delen met de juiste personen – en hun handtekening krijgen, zodat u zeker weet dat niets het sluiten van de deal meer in de weg staat. Met een georganiseerde benadering verbetert u uw bedrijfsprocessen en krijgt u deals sneller rond.

3. Kostenbesparing: De aanschaf van een virtuele data room lijkt misschien een grote investering, maar bedenk wel dat u die kosten op de langere termijn ruimschoots terugverdient. De rust die u ervaart, wetende dat uw documenten veilig zijn opgeslagen, is bovendien niet in geld uit te drukken. Denk ook aan de talloze bezoekjes aan klanten en investeerders die u aflegt om documenten af te leveren en handtekeningen op te halen. Met een virtuele dataroom kunt u hier flink op besparen. En dan al die documenten die u afdrukt – soms voor de zoveelste keer – en die vaak helemaal niet nodig blijken te zijn. Uw virtuele dataroom maakt er korte metten mee.

4. Transparantie en een goede indruk: Het is belangrijk om klanten, investeerders en medewerkers in staat te stellen hun taken efficiënt uit te voeren. Met behulp van een virtuele dataroom kunt u een georganiseerde omgeving creëren waarin alle betrokkenen eenvoudig kunnen werken. Die transparantie is veel prettiger dan u voortdurend moeten afvragen waar bepaalde documenten zijn of steeds achter handtekeningen aan moeten zitten. Vooral als u een virtuele dataroom gebruikt om deals met investeerders te sluiten, is het, ook op financieel gebied, in uw voordeel om een georganiseerde indruk te maken en te laten zien dat u ‘erbovenop’ zit.

Wat Diligent Corporation en een board portal voor u kunnen betekenen

Met tools voor corporate governance helpt Diligent Corporation bedrijven met hun beveiliging en compliance. De informatie die leden van een bestuur met elkaar delen, is vertrouwelijk en moet goed worden beveiligd. Een virtuele dataroom kan hierbij helpen. Een van de belangrijkste producten van Diligent is Diligent Boards. Een board portal is een platform, app of website waarmee bestuurders hun vergadermappen kunnen delen – en die ten aanzien van bijvoorbeeld de beveiliging voldoet aan dezelfde vereisten als een dataroom. Virtuele datarooms hebben doorgaans een beheerder, terwijl besturen vaak een secretaris hebben, die de documenten in de portal beheert, vergadermappen bijwerkt en ervoor zorgt dat de communicatie tussen de verschillende partijen veilig verloopt. In beide gevallen zijn zowel de communicatie als de documenten – zoals notities, handtekeningen, notulen en agenda’s – beveiligd en kunnen ze eenvoudig worden gedeeld of ontoegankelijk worden gemaakt.

Klaar om aan de slag te gaan?