Heineken Pensioenfonds en Diligent Boards brouwen samen een beter besluitvormingsproces

De Stichting Heineken Pensioenfonds is opgericht in 1952 en gevestigd in Zoeterwoude. Het fonds verricht in eigen beheer de administratie van de pensioenregeling en verricht zelfstandig een aantal belangrijke taken op beleggingsgebied. In het Verenigd Koninkrijk maakt Heineken Pensioenfonds al sinds 2013 gebruik van de Diligent Boards-oplossing.

UITDAGING

In het Verenigd Koninkrijk zijn een aantal bestuurders en comités betrokken bij de pensioenregeling van Heineken. Janis Ireland, Governance & Operations Manager van het Heineken Pensioenfonds, is secretaris van veel van deze besturen en is verantwoordelijk voor de organisatie van de bijeenkomsten en het samenstellen van de vergaderdocumenten.

Voordat de Diligent Boards-oplossing werd geïntroduceerd, werden alle bestuursdocumenten gedrukt op papier. Soms bestonden deze documenten uit meer dan 200 pagina’s aan informatie. Doorgaans werden deze pakketten per post verzonden. Het kwam voor dat de papieren te laat werden bezorgd of dat ze zoek raakten. In zo een geval moest Janis Ireland zelf kopieën vanuit haar woonplaats in Edinburgh naar de vergaderlocaties in Londen brengen. “Het samenstellen en afleveren van die rapporten was eentonig, maar dat was niet het enige nadeel”, vertelt Ireland. “Voor mij was het grootste nadeel dat het soms moeilijk was om documenten op korte termijn, net voordat de bijeenkomst plaatsvond, op de juiste locatie te krijgen.” Één van de bestuurders gebruikte Diligent al voor een ander comité en stelde voor om het systeem ook bij ons in te voeren.

AANPAK

Ireland ging zorgvuldig te werk bij de keuze tussen leveranciers. Ze ging het gesprek aan met de drie meest vooraanstaande leveranciers en naast een test werd er door Heineken Pensioenfonds een kosten-batenanalyse uitgevoerd. Diligent Boards kwam als beste uit de bus. “Van alle oplossingen die we hebben getest, was Diligent Boards de meest intuïtieve. Bovendien vonden we het een aantrekkelijk idee dat het ondersteuningsteam 24 uur per dag voor ons klaar staat.”

Resultaten

Door over te stappen naar Diligent Boards, bespaart Heineken Pensioenfonds nu enorm veel tijd. Ireland zou deze tijd anders besteden aan het samenstellen van papieren pakketten. Bovendien ontvangen bestuurders belangrijke informatie nu eerder en kunnen zij zich beter voorbereiden op de kwartaalvergaderingen. Ze hebben de rapporten nu al dagen van tevoren in hun bezit. Ook kunnen documenten van eerdere vergaderingen eenvoudig worden geraadpleegd. De Diligent Boards-oplossing wordt ook buiten de directievergaderingen gebruikt. “Op de portal wordt ook extra informatie geplaatst,” vertelt Janis. “Zo heeft iedereen bijvoorbeeld direct toegang tot trainingsmodules en andere documenten die bijdragen aan hun professionele ontwikkeling.”