Heineken Pensioenfonds en Diligent Boards brouwen samen een beter besluitvormingsproces

Heineken is een van de wereldwijd toonaangevende biermerken. Het bier is te herkennen aan de vaalgroene fles met het rode sterlogo en is verkrijgbaar in meer dan 170 landen wereldwijd. In het Verenigd Koninkrijk maakt Heineken Pensioenfonds al sinds 2013 gebruik van de Diligent Boards-oplossing.

UITDAGING

In het Verenigd Koninkrijk is een aantal besturen en comités betrokken bij de pensioenregelingen van Heineken. Janis Ireland, Governance & Operations manager van het Pensioenfonds, is secretaris van veel van deze besturen en is verantwoordelijk voor de organisatie van de bijeenkomsten en samenstelling van de vergaderdocumenten.

Voordat de Diligent Boards-oplossing werd geïntroduceerd, werden alle bestuursdocumenten gedrukt op papier. Soms wel meer dan 200 pagina’s aan informatie. Doorgaans werden deze pakketten per post verzonden en het kwam voor dat de papieren te laat werden bezorgd of zoek raakten. En dan moest Janis persoonlijk kopieën van die onhandelbare papieren rapporten vanuit haar woonplaats Edinburgh naar de vergaderlocaties in Londen brengen.

“Het samenstellen en afleveren van die rapporten was eentonig, maar dat was niet het enige nadeel”, vertelt Janis. “Voor mij was het grootste nadeel dat het soms moeilijk was om documenten op korte termijn, net voordat de bijeenkomst plaatsvond, op de juiste locatie te krijgen.” Een van de bestuursleden gebruikte Diligent al voor een ander pensioenfonds en stelde voor om het systeem ook in gebruik te nemen voor Heineken Pensioenfonds.

AANPAK

Janis ging zorgvuldig te werk bij de keuze tussen leveranciers. Ze ging het gesprek aan met de drie meest vooraanstaande leveranciers en naast een test werd er door Heineken Pensioenfonds een kosten-batenanalyse uitgevoerd. Diligent Boards kwam als beste uit de bus. Waarom? “Gebruiksvriendelijkheid”, licht ze toe. “Van alle oplossingen die we hebben getest, was Diligent Boards de meest intuïtieve. Bovendien vonden we het een aantrekkelijk idee dat het ondersteuningsteam 24 uur per dag voor ons klaar staat.”

Resultaten

Door over te stappen naar Diligent Boards, heeft Heineken Pensioenfonds enorm veel tijd bespaard, die zij anders had moeten besteden aan het samenstellen van de papieren pakketten. Bovendien ontvangen bestuursleden belangrijke informatie nu eerder en kunnen zij zich beter voorbereiden op de kwartaalvergaderingen. Ze hebben de rapporten nu al dagen van tevoren in hun bezit. Ook kunnen documenten van eerdere vergaderingen eenvoudig worden geraadpleegd en doorgenomen.

De Diligent Boards-oplossing wordt echter ook buiten de directievergaderingen gebruikt. “Op de portal wordt ook extra informatie geplaatst,” vertelt Janis. “Zo heeft iedereen bijvoorbeeld direct toegang tot trainingsmodules en andere documenten die bijdragen aan hun professionele ontwikkeling.”