Case studies

Euroclear: een board portal is de makkelijkste weg naar meer efficiëntie

Stapels papier

‘Werken met het board portal van Diligent was wat ik het snelst geleerd heb in mijn nieuwe job’, zegt Pascale Houart, die sinds kort het corporate secretariaat van de financiële groep Euroclear ondersteunt. Euroclear is een multinational ten dienste van financiële instellingen. Het programma is zeer gebruiksvriendelijk en makkelijk aan te leren, omdat het zeer instinctief werkt. Ik werk er graag mee.’

Euroclear en zijn diverse dochterbedrijven gebruiken de Diligent board portal al jaren. Voorheen werden er stapels papier geprint en gekopieerd, en tot midden in de nacht klasseermappen gevuld en geordend. Een zeer omslachtig proces met veel verborgen kosten. Dit was enorm veel werk, aangezien Euroclear uit acht entiteiten bestaat in diverse landen. Elk van die entiteiten heeft minstens trimesterieel één vergadering van de board en één van de audit- en risk comitees.

Met goedkeuring van de bestuurders

De bestuurders van Euroclear appreciëren de omschakeling van papier naar digitaal. Omdat zij veel reizen, betekende papier ook veel sleurwerk. Nu hebben ze alle informatie verzameld op hun pc of tablet. Bovendien zijn ze er zeker van dat ze steeds de meeste actuele versie van de informatie in handen hebben, en dus hun beslissingen baseren op de jongste stand van zaken. Het enige wat ze nodig hebben, is een goede internetverbinding om alle informatie te downloaden. Bovendien kunnen ze 24/7 genieten van ondersteuning, wat zeker in crisissituaties belangrijk is.

Geen van de bestuurders heeft daarom zin terug te keren naar het papieren tijdperk. Momenteel draait de volledige informatieverwerking binnen de raad van bestuur op het portaal.

Pascale Houart zelf zou enkel graag nog wat sneller kunnen werken. ‘De verwerking van informatie loopt soms wat traag, maar dat heeft vooral te maken met het feit dat ik zeer snel werk en weinig geduld heb’, aldus een enthousiaste Pascale Houart. Het versleutelen van data vraagt inderdaad even tijd, maar gebruikers kunnen intussen verder werken op andere data of tabbladen, of nieuwe files uploaden.

Houart sluit af met een opmerking over de ecologische impact van niet meer printen. Ze is blij dat voortaan minder bomen moeten sneuvelen.