Case studies

Diligent Boards is de ideale kandidaat voor Randstad Holding

Randstad Holding is het op één na grootste bedrijf voor HR-diensten ter wereld. Het bedrijf waarvan het hoofdkantoor is gevestigd in Diemen, biedt elke dag wereldwijd werk aan meer dan een half miljoen mensen. Door voor werknemers het werk te vinden waarvoor zij het meest geschikt zijn en voor werkgevers de kandidaten te zoeken die het beste passen in hun organisatie, biedt het bedrijf waarde aan de gehele maatschappij. Dit komt ook zo naar voren in Randstad’s missie: “To take the lead in shaping the world of work.”

UITDAGING

Randstad is actief in landen die gezamenlijk meer dan 90 procent van de wereldwijde HR-dienstenmarkt beslaan. Het besturen van zo’n organisatie, actief over de hele wereld is geen gemakkelijke opgave.

Jelle Miedema, bedrijfssecretaris voor Randstad: “Ons directiesysteem beslaat twee niveaus. Er is een raad van bestuur en een raad van commissarissen. Voor beide gebruikten we voor het verspreiden van de directiematerialen een combinatie van e-mail en het verzenden van hardcopy bestanden.” Randstad’s raad van bestuur komt elke twee weken bijeen, terwijl de raad van commissarissen zeven à acht keer per jaar vergadert. Miedema’s medewerkers moesten voorbereidingen treffen voor wel 35 bijeenkomsten per jaar. In de loop der jaren was de hoeveelheid informatie die naar de raad van bestuur werd gezonden enorm toegenomen met rapporten van de afdelingen HR, juridische zaken, financiën en strategie. Het kostte veel handmatig werk om aan de informatiebehoefte van de betrokken directieleden te voldoen, met name met het oog op de onvermijdelijke wijzigingen op het laatste moment. Ook beveiliging was een topprioriteit.

AANPAK

Het waren de bestuursleden die Miedema benaderden over het beschikbaar stellen van de informatiematerialen via een digitale oplossing. Een aantal leden van de raad van bestuur en van de directie maakten al gebruik van Diligent Boards waardoor het al snel ook de vanzelfsprekende keuze voor Randstad werd. Wat was voor Miedema het belangrijkst bij het bekijken van de mogelijkheden? “Gebruiksvriendelijkheid voor zowel de administratieve medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur en directie. Diligent Boards bleek in vergelijking met andere oplossingen zeer intuïtief te zijn.”

Een ander punt was beveiliging. Randstad’s informatie is uiteraard extreem gevoelig met betrekking tot de aandelenprijs. Eventueel lekken van dergelijke documentatie kan enorme negatieve gevolgen hebben voor de waarde van het bedrijf. In een paar maanden tijd heeft Randstad 20 bestuursleden toegang gegeven tot Diligent Boards in een overgangsfase die volgens Miedema “heel soepel” is verlopen.

RESULTATEN

Diligent Boards heeft een win-win-situatie opgeleverd voor Randstad: het secretariaat heeft geen last meer van stress bij wijzigingen op het laatste moment en hoeft geen dure koeriers meer in te zetten. En de bestuursleden beschikken over alle benodigde informatie voor hun vergaderingen, alles netjes ingericht naar onderwerp, via het touchscreen van hun tablet.

“Dankzij de aanpak van Diligent hoef je je nergens meer zorgen om te maken. Van de mogelijkheid om duizenden rapportagepagina’s te archiveren die dan ook direct beschikbaar zijn, tot de wetenschap dat je altijd beschikt over beveiligde, up-to-date informatie ten behoeve van betere besluitvorming. Het is gewoon makkelijker,” aldus Jelle Miedema.