bpost is onderweg naar papierloos vergaderen met Diligent Boards

bpost is het postbedrijf van België. Het bedrijf stond voor de naamsverandering in 2010 bekend als De Post (in de Franse Gemeenschap La Poste, in de Duitstalige Gemeenschap Die Post). Het bedrijf heeft meer dan 34.000 werknemers in België. Het hoofdkantoor van bpost is gelegen in Brussel.

DE UITDAGING

bpost keek ernaar uit om het tijdperk van papier en e-mails achter zich te laten. “In vergelijking met de tijd dat we nog met papier en e-mails werkten, gaat alles veel efficiënter en sneller. Wanneer ik voor het gebruik van de board portal, de board packs eruit moest sturen, zat ik makkelijk aan de drie tot vier e-mails per bestuurder, omdat de bestanden te groot waren. En aan de klasseermappen spendeerde ik heel veel tijd”, aldus Françoise Guerinon, Corporate Assistant, Chief Legal Officer en Company Secretary bij bpost.

DE AANPAK

bpost introduceerde Diligent eerst als een test in het directiecomité. Na zes maanden was er algemene tevredenheid en werd het portaal ook ingeschakeld voor alle vergaderingen van de Raad van Bestuur. “Inmiddels is bpost anderhalf jaar klant en is de evaluatie nog steeds positief”, zegt Françoise Guerinon. Françoise Guerinon is de administratieve duizendpoot die het volledige bedrijfssecretariaat op zich neemt en het directiecomité en de Raad van Bestuur van bpost bijstaat. Zij is diegene die alle uitnodigingen verstuurt, alle documenten verzamelt en verspreidt en de agenda’s beheert. De verantwoordelijke voor de hele informatiestroom.

HET RESULTAAT

“De board portal van Diligent werkt uitstekend. Alle leden van de Raad van Bestuur zijn zeer tevreden. De beveiliging is perfect en de technische 24/7 ondersteuning werkt feilloos. Ook voor het opzoeken van oude dossiers is het Diligent-portaal een handig instrument.” Waar vroeger bestuurders aan Guerinon vroegen om dossiers op te zoeken, is nu alles opgeslagen op een centrale plek. Guerinon merkt trouwens dat er steeds geschaafd wordt aan het programma om het
functioneel verder te optimaliseren. Zij kijkt vooral uit naar de mogelijkheid om ook filmpjes in deze beveiligde omgeving te kunnen plaatsen, om zo bijvoorbeeld de bestuurders te laten kennismaken met de nieuwste reclamecampagnes.