Case studies
bpost is onderweg naar papierloos vergaderen met Diligent Boards
bpost is het postbedrijf van België. Het bedrijf stond voor de naamsverandering in 2010 bekend als De Post (in de Franse Gemeenschap La Poste, in de Duitstalige Gemeenschap Die Post). Het bedrijf heeft meer dan 34.000 werknemers in België. Het hoofdkantoor van bpost is gelegen in Brussel.
DE UITDAGING
bpost keek ernaar uit om het tijdperk van papier en e-mails achter zich te laten. “In vergelijking met de tijd dat we nog met papier en e-mails werkten, gaat alles veel efficiënter en sneller. Wanneer ik voor het gebruik van de board portal, de board packs eruit moest sturen, zat ik makkelijk aan de drie tot vier e-mails per bestuurder, omdat de bestanden te groot waren. En aan de klasseermappen spendeerde ik heel veel tijd”, aldus Françoise Guerinon, Corporate Assistant, Chief Legal Officer en Company Secretary bij bpost.
DE AANPAK
bpost introduceerde Diligent eerst als een test in het directiecomité. Na zes maanden was er algemene tevredenheid en werd het portaal ook ingeschakeld voor alle vergaderingen van de Raad van Bestuur. “Inmiddels is bpost anderhalf jaar klant en is de evaluatie nog steeds positief”, zegt Françoise Guerinon. Françoise Guerinon is de administratieve duizendpoot die het volledige bedrijfssecretariaat op zich neemt en het directiecomité en de Raad van Bestuur van bpost bijstaat. Zij is diegene die alle uitnodigingen verstuurt, alle documenten verzamelt en verspreidt en de agenda’s beheert. De verantwoordelijke voor de hele informatiestroom.
HET RESULTAAT
“De board portal van Diligent werkt uitstekend. Alle leden van de Raad van Bestuur zijn zeer tevreden. De beveiliging is perfect en de technische 24/7 ondersteuning werkt feilloos. Ook voor het opzoeken van oude dossiers is het Diligent-portaal een handig instrument.” Waar vroeger bestuurders aan Guerinon vroegen om dossiers op te zoeken, is nu alles opgeslagen op een centrale plek. Guerinon merkt trouwens dat er steeds geschaafd wordt aan het programma om het
functioneel verder te optimaliseren. Zij kijkt vooral uit naar de mogelijkheid om ook filmpjes in deze beveiligde omgeving te kunnen plaatsen, om zo bijvoorbeeld de bestuurders te laten kennismaken met de nieuwste reclamecampagnes.
Case studies
juli 25, 2019
Case study: Private Equity Administrators
Het vermogen om essentiële bedrijfsinformatie door te geven aan meerdere stakeholders was de reden dat Private Equity Administrators voor Diligent gekozen heeft. SAMENVATTING Private Equity Administrators (PEA) is een Europees beheerkantoor met een focus op operationele modellen en deskundige technische uitvoering. Tot de klanten van PEA behoort een aantal…
Whitepapers
december 12, 2018
Company Secretary: de uitdaging van informatiestromen
7 Company Secretaries vertellen over de veranderingen in de rol en hoe ze hiermee omgaan.
Case studies
september 27, 2018
Euroclear: een board portal is de makkelijkste weg naar meer efficiëntie
Stapels papier ‘Werken met het board portal van Diligent was wat ik het snelst geleerd heb in mijn nieuwe job’, zegt Pascale Houart, die sinds kort het corporate secretariaat van de financiële groep Euroclear ondersteunt. Euroclear is een multinational ten dienste van financiële instellingen. Het programma is zeer gebruiksvriendelijk en…