Case studies

bpost is onderweg naar papierloos met Diligent Boards

“Het Diligent-portaal werkt uitstekend. Alle leden van de raad van bestuur zijn zeer tevreden. De beveiliging is perfect en de technische ondersteuning 24/7 werkt feilloos.” Françoise Guerinon is de administratieve duizendpoot die het directiecomité en de raad van bestuur van postbedrijf bpost bijstaat. Zij is opgetogen dat haar onderneming het tijdperk van papier en mails achter zich liet.

Efficiënt

bpost introduceerde Diligent eerst –als een test- in het directiecomité. Na zes maanden was er algemene tevredenheid en werd het portaal ook ingeschakeld voor alle vergaderingen van de raad van bestuur (inclusief audit-, strategisch-, remuneratie- en ad hoc comités). Na anderhalf jaar werking is de evaluatie onverdeeld positief, aldus Guerinon.

Zij is assistent van de directeur van het juridisch departement van bpost, die meteen ook secretaris-generaal is van het bedrijf en het volledige bedrijfssecretariaat op zich neemt. Françoise Guerinon is diegene die alle uitnodigingen verstuurt, alle documenten verzamelt en verspreidt, de agenda’s beheert, … de hele informatiestroom dus.
“In vergelijking met de tijd dat we nog met papier en e-mails werkten, gaat alles veel efficiënter en sneller. Wanneer ik toen de boards packs moest uitsturen, zat ik makkelijk aan drie-vier mails per bestuurder, omdat de bestanden te groot waren. En aan die klasseermappen spendeerde ik heel veel tijd.”

Functioneel

Ook voor het opzoeken van oude dossiers is het Diligent-portaal een handig instrument. Waar vroeger bestuurders aan Guerinon vroegen om dossiers op te zoeken, zit nu alles verzameld in dat ene programma. Guerinon merkt trouwens dat steeds geschaafd wordt aan het programma om het functioneel verder te optimaliseren. Zij kijkt vooral uit naar de mogelijkheid om ook filmpjes in deze beveiligde omgeving te kunnen plaatsen, bijvoorbeeld om bestuurders te laten kennismaken met een op stapel staande reclamecampagne.