Case studies

Aegon investeert in de toekomst met de Diligent board portal

Het Nederlandse Aegon biedt verzekeringen, pensioenen en vermogensbeheer in meer dan 25 landen over de hele wereld. Aegon beheert meer dan 475 miljard euro aan eigen investeringen en die van zijn klanten. In totaal 26.000 medewerkers zetten zich in voor de financiële zekerheid van de klant. Niet alleen in Nederland, maar ook in het Verenigd Koninkrijk is het bedrijf een belangrijke speler op de pensioenmarkt. In de Verenigde Staten is Aegon tevens een van de grootste verzekeringsmaatschappijen, maar dan onder de naam Transamerica.

DE UITDAGING

Om een dergelijk succesvol bedrijf goed draaiende te houden moet een enorm aantal bestuursvergaderingen georganiseerd worden. Vooral de bestuursvergaderingen die elk kwartaal worden gehouden, kostten extreem veel tijd en planning om voor te bereiden, te notuleren en te verspreiden. Dit betekende lange werkdagen en veel over-uren om alle vergaderboeken met vrijwel altijd meerdere honderden bladzijden voor te bereiden en te printen.

“Op een zeker moment hebben wij de vergaderstukken online beschikbaar gemaakt via een heel eenvoudige oplossing, maar dat loste het probleem niet op. De vraag naar gedrukte documenten bleef”, aldus Henk Snijders, Adjunct Directiesecretaris voor Aegon. Om die hard copy vergaderboeken voorafgaand aan iedere vergadering tijdig bij de leden van de Raad van Commissarissen te krijgen, werden deze per koerier op diverse lokaties binnen Nederland en daarbuiten bezorgd. In welk proces Aegon te kampen had met verschillende problemen, van de logistieke uitdagingen tot aan versiebeheer en veiligheidskwesties.

“ Hij vertelde over het gebruik van Diligent Boards bij een van zijn andere commissariaten en door zijn enthousiasme besloten wij om er naar te gaan kijken,” zegt Henk Snijders, Adjunct Directiesecretaris voor Aegon.

DE AANPAK

Dat betekende dat vier potentiële leveranciers werden nagetrokken, waaronder Diligent. Deze aanbieders ondergingen vervolgens een strenge selectieprocedure. Zij dienden aan enkele cruciale criteria te voldoen: een harde factor daarbij was dat het een globale speler moest zijn die Aegon’s footprint zou kunnen volgen. Een andere, ‘zachtere’ factor maar minstens zo belangrijk was volgens Snijders de ‘klik-factor’: het bedrijf diende gemakkelijk in de samenwerking te zijn en zich te kunnen inleven in de waarden van Aegon. Hij wilde een bedrijf dat aan de specifieke behoeften van Aegon zou voldoen. Uiteindelijk koos Aegon, na een zorgvuldige afweging, voor Diligent als de meest professionele en betrouwbare oplossing.

DE RESULTATEN

Het gebruik van Diligent Boards heeft de werklast voor het bestuurssecretariaat aanzienlijk verlicht. In relatie tot nu meer dan een jaar aan bestuursvergaderingen bespaart de digitale oplossing het bedrijf inmiddels een week aan werkzaamheden zegt Snijders, waardoor we nu veel efficiënter werken. Bovendien heeft een Aegon-intern onderzoek naar papierverbruik uitgewezen dat Snijders’ afdeling als tweede is geëindigd m.b.t. de vermindering van papiergebruik op een totale lijst van alle Aegon afdelingen het afgelopen jaar.

Hoe was de omschakeling voor de directieleden? Tijdens de eerste vergaderingen met de Diligent boardportaal, vroegen enkele directieleden nog om de geprinte versie van hun vergaderstukken. Snijders voegt toe: “Het duurde een paar vergaderingen om ook hen te laten wennen aan het gebruik van de iPad-applicatie. Maar toen iedereen omgeschakeld was naar Diligent Boards, vroeg niemand meer naar papieren afdrukken.”
Volgens Snijders is de acceptatie vooral te danken aan het intuïtief ontwerp van de iPadapplicatie. “Het is zó gemakkelijk in gebruik. Volgens Diligent zou een training slechts 15 minuten duren. Ik geloofde er niets van, niks is ooit zo simpel? Maar toch bleek dit waar te zijn. Zo overzichtelijk en duidelijk is het.”

Een ander onderscheidend kenmerk van Diligent is de ondersteuning. Volgens Snijders: “Ik heb nog nooit zo’n goeie service ontvangen van een helpdesk. En de ondersteuning wordt na verloop van tijd niet minder intensief. Diligent ondersteunt ons niet alleen bij onze dag-dagelijkse activiteiten, ze blijven met ons samenwerken om het product doorlopend te verbeteren.”