Corporate governance

Zelfevaluatie, een waardevol instrument voor bestuur

Transparantie, daadkract: zelfevaluatie bestuur heeft veel voordelen

Voor good governance is het belangrijk voor frequent een zelfevaluatie van het bestuur uit te voeren. Door kritische naar het eigen functioneren te kijken, kan een Raad van Bestuur daadkrachtig besturen en verbeterpunten aanpakken.

Door ten minste een maal per beleidsperiode een zelfevaluatie te organiseren kan worden verzekerd dat een Raad van Bestuur de gewenste bijdrage levert aan de doelstellingen die zij heeft vastgelegd. Een zelfevaluatie kan grote toegevoegde waarde hebben voor de kwaliteit van bestuur. Het is echter van groot belang dat een zelfevaluatie gestructureerd en effectief verloopt met concrete verbeterpunten en monitoringsafspraken.

Wat is zelfevaluatie van het bestuur?
Voordat we bespreken hoe een zelfevaluatie het best is te organiseren en aan welke voorwaarden deze moet voldoen, kaderen we eerst de term zelfevaluatie in. Het is namelijk van belang een duidelijk onderscheid te maken tussen een externe inspectie of een audit en een zelfevaluatie. Een zelfevaluatie is een stuk veiliger dan een externe audit. Bestuursleden kunnen in alle openheid met elkaar in dialoog gaan en plus- en minpunten met elkaar bespreken. Een zelfevaluatie is geen doel op zich, maar moet aanleiding geven tot verbeterprojecten. Een zelfevaluatie is dus geen evaluatie van de Raad van Bestuur door de staf. Ook is het niet de bedoeling om beter voor het daglicht te komen dan de werkelijke prestaties. Wilt u leren en verbeteren, dan moet u eerlijk en open zijn. Het mooie van een zelfevaluatie is dat de resultaten intern blijven, waardoor er geen afbreukrisico bestaat.

De basis
Voordat u als Raad van Bestuur een zelfevaluatie organiseert, is het verstandig eerst een aantal basisvragen te stellen. Zo is het ten eerste goed om van tevoren vast te stellen wat u exact wilt evalueren. Betreft het een algemene evaluatie over het functioneren van de Raad of wilt u zich liever buigen over meer specifieke onderwerpen als de taakverdeling of het aftredingsrooster? Vervolgens is het goed om rekening te houden met de aard van uw Raad. Heeft u een informeel of juist een formeel ingestelde groep mensen? Oordeelt uw Raad van Bestuur graag op basis van cijfers, dan is er cijfermateriaal nodig. Speelt het debat en de uitwisselingen van ideeën en gedachten juist een prominente rol, dan moet dat element duidelijk terugkomen in de zelfevaluatie. Overweeg tot slot ook de tijd en de plaats van de zelfevaluatie. Uiteraard kunt u dit inplannen tijdens de reguliere vergadermomenten. Een heidag op een bijzondere locatie is ook een optie. Op die manier komt vanzelf de benodigde afstand tot de praktijk.

Diligent heeft een toegewijde module, speciaal voor (zelf)evaluaties van het bestuur. Maak kennis met Evaluations, met praktische, aanpasbare vragenlijsten, de mogelijkheid inzendingen te monitoren, automatisch gegenereerde rapporten en meer. Dit maakt het proces eenvoudig en snel, zodat u zich kan focussen op wat ertoe doet: de resultaten.

Vijf voorwaarden
Nadat u de basis van de zelfevaluatie heeft vastgelegd, is het raadzaam van tevoren vijf voorwaarden in acht te nemen. We bespreken ze hieronder alle vijf.

1. Ten eerste is het belangrijk dat het evaluatieproces objectief verloopt. Het moet niet worden gedomineerd door een van de leden van de Raad, bijvoorbeeld de voorzitter, omdat iedereen – ook de voorzitter – onderdeel is van de evaluatie. Het functioneren van de voorzitter is cruciaal voor het goed functioneren van de Raad als geheel. Zodra de voorzitter het voortouw neemt in het evaluatieproces, is er sprake van een dubbelrol. Daarom kan een externe procesbegeleider het overwegen waard zijn.

2. De tweede voorwaarde voor een effectieve evaluatie is een goede inventarisatie en een scherpe analyse van alle feiten en omstandigheden die rondom de Raad van Bestuur spelen. Denk hierbij aan het beoordelen van reglementen, de afstemming tussen agenda en notulen, en de werking van procedures rondom vergaderingen. Bij de inventarisatie en analyse van de feiten en omstandigheden is het van belang deze zowel te reflecteren als te beoordelen. Dus het onbevangen terugkijken op wat er is gebeurd om daarna de juiste conclusies te trekken.

3. Ook is het aan te raden om vooraf feedback te verzamelen van iedereen die betrokken is bij de Raad van Bestuur. Dit is de derde voorwaarde. Dit lijkt op het eerste gezicht strijdig met het idee van een zelfevaluatie. Maar de Raad functioneert in samenhang met andere partijen, zoals de Ondernemingsraad, grootaandeelhouders, een Raad van Commissarissen of een Raad van Toezicht. Feedback van buiten de Raad kan juist tot nieuwe en interessante inzichten leiden.

4. De vierde voorwaarde voor een goede zelfevaluatie is het vaststellen wie of wat er exact moet worden geëvalueerd. Gaat het alleen over het functioneren van de Raad als geheel en dus met name om institutionele of procedurele aspecten, of wordt ook het persoonlijk functioneren van elk bestuurslid beoordeeld? Een goede en grondige evaluatie omvat beide aspecten.

5. Als vijfde voorwaarde is het goed om de zelfevaluatie in de tijd van jaren in te plannen. Een zelfevaluatie staat niet alleen, maar krijgt meer waarde wanneer deze eens in per twee of drie jaar wordt herhaald. In de jaren daartussen kan vooral de voortgang van de belangrijkste actiepunten van de meest recente evaluatie worden besproken.

Diligent Board Evaluations: de tool voor zelfevaluatie van het bestuur
Diligent heeft in jarenlange samenwerking met de besturen van bedrijven, non-profitorganisaties, zorginstellingen en financiële instellingen wereldwijd geïnventariseerd waar de grootste behoefte ligt als het gaat om het organiseren en uitvoeren van zelfevaluaties van Raden van Bestuur.

Op basis van deze uitkomsten heeft Diligent ‘Evaluations’ ontwikkeld. Evaluations, onderdeel van ons Governance Cloud-ecosysteem, is een praktisch alternatief voor omslachtige spreadsheets en standaardvragenlijsten die niet kunnen worden aangepast. Met Evaluations krijgt u snel en overzichtelijk antwoord op belangrijke vragen voortvloeiend uit de zelfevaluatie en maakt u uw organisatie en uw Raad van Bestuur robuuster en toekomstbestendig. Lees meer. 

AANBEVOLEN BLOGS