Bestuursraad

Wat maakt een board portal zo waardevol?

In de basis is een board portal een softwareplatform waarmee de leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen onderling veiliger en efficiënter kunnen communiceren, samenwerken en informatie uitwisselen. Zo simpel is het. Hoewel, veiliger en tegelijk efficiënter, is dat geen tegenstelling? Immers, bij veiliger is de eerste gedachte meer (digitale) sloten en sleutels, terwijl efficiënter juist duidt op gemakkelijker in gebruik. Dit is meteen een goed criterium om board portals onderling te vergelijken en te beoordelen. Alleen als een softwareplatform voor bestuurders aantoonbaar veiliger is én tegelijkertijd efficiënter werkt, verdient het de kwalificatie ‘goed’ en draagt het bij aan Modern Governance.

 

Veiliger besturen

Veiligheid is de eerste zorg van de leden van elke RvB als het gaat om de introductie van een nieuw technologisch hulpmiddel ter ondersteuning van hun eigen functioneren. Dat merken we in alle gesprekken met potentiële klanten. Het is een terechte vraag, want het aantal gevallen van cybercriminaliteit blijft stijgen en de vertrouwelijkheid van het werk van de RvB en de RvC vraagt om een hoog veiligheidsniveau. Daarom hanteren producenten van boardportals strenge eisen voor de versleuteling en toegangscontroles van hun systemen.

Elke board portal biedt een veilige, bedrijfseigen ruimte in de cloud. Dat heeft als voordeel dat dit netwerk geheel los staat van uw gewone zakelijke IT-omgeving. Het is dus niet zichtbaar voor de IT-afdeling, er wordt geen gebruik gemaakt van eigen servers of een kant-en-klare cloudopslag en per ongeluk data delen via het bedrijfsnetwerk is niet mogelijk.

Toch gaat echte veiligheid nog een stap verder dan het softwareplatform zelf. Producenten van board portals moeten gekwalificeerde IT’ers in dienst hebben die anticiperen op nieuwe veiligheidsrisico’s. Onder steeds veranderende omstandigheden ontwikkelen ze het beveiligingssysteem continu verder. Zo blijven de veiligheidsniveaus gegarandeerd en blijft de kans op hacken of een datalek minimaal.

IT’ers bij producenten van board portals moeten niet alleen kundig zijn, ook aan hun integriteit worden hoge eisen gesteld. Een aantal van hen is immers bezig met het onderhouden en testen van bestaande data systemen. Dat vraagt om een adequaat personeelsbeleid.

Overweegt u de aanschaf van een board portal, stel dan vooral veel vragen over de veiligheid aan de potentiële leverancier. Hij kan u ook adviseren over de maatregelen die u zelf kunt nemen om het platform op een veilige manier te gebruiken.

 

Efficiënter besturen

Tot de belangrijkste taken van bestuurders behoren: informatie bestuderen, nadenken, discussiëren en vervolgens besluiten nemen. Al die werkzaamheden worden gemakkelijker met een board portal. Want een board portal biedt snel toegang tot de meest actuele versie van alle documenten die zijn opgeborgen in een overzichtelijke digitale archiefkast. De documenten kunt u gemakkelijk van vragen en aantekeningen voorzien en vervolgens delen met uw medebestuurders. Bij veel board portals is het mogelijk om per opmerking te bepalen welke RvB-leden welke opmerkingen te zien krijgen. Zo kunnen bepaalde vragen bijvoorbeeld alleen zichtbaar zijn voor de betreffende portefeuillehouder of de voorzitter van de RvB. Dat voorkomt veel ruis in de communicatie en werkt tijdbesparend.

Vanzelfsprekend is de board portal op elk moment van de dag en overal ter wereld toegankelijk, ook offline. Bestuurders kunnen inloggen met hun smartphone, tablet of laptop.

Misschien lijkt het in eerste instantie niet zo spectaculair, een softwareplatform om informatie op te slaan, met een mogelijkheid om digitale documenten van commentaar te voorzien en naar andere bestuurders te zenden. Toch levert dit veel tijdwinst en gebruiksgemak op. Bestuurders hoeven de relevante informatie niet meer op te zoeken in hun mailbox en niet meer verschillende versies van een document te vergelijken. Ze kunnen al hun voorbereidingstijd aan de inhoud besteden, en dat draagt bij aan een beter bestuur, of wel Modern Governance.

 

Board portal voor Modern Governance

Bij Diligent vormen de vergaderingen van de Raad van Bestuur de basis van de technologische infrastructuur. Dat betekent dat alle stukken overzichtelijk per vergadering worden gerangschikt. Denk hierbij aan de agenda, alle bijbehorende stukken, het verslag en de actielijst.

Diligent is wereldwijd een van de grootste en bekendste leveranciers van board portals. Het veilige en klantvriendelijke Governance Cloud is geschikt voor multinationals en MKB-bedrijven en biedt een breed assortiment digitale tools waarmee elke organisatie zijn eigen systeem op maat kan samenstellen. Diligent heeft zowel de ISO 27017 als de ISO 27018 certificering mogen ontvangen. Hiermee kan Diligent zich blijven positioneren als de meest beveiligde cloud oplossing voor zijn klanten.

Bovendien bieden we een prima klantenservice. Bij de introductie zorgen we dat alle bestuurders de kans krijgen op hun eigen tempo het platform te leren kennen, en daarna is onze servicelijn continue bereikbaar, 24 uur per dag en 7 dagen per week. De mogelijkheden van onze software voor Modern Governance kunt u direct bekijken. U kunt ook geheel vrijblijvend een demo aanvragen van Governance Cloud. We helpen u graag verder.

AANBEVOLEN BLOGS