Entity management

De ideale toekomst: wat juridische teams kunnen bereiken met Entity Management

Cloudsoftware was in de jaren 90 simpelweg onbestaanbaar. In het eerste decennium van deze eeuw werden smartphones beschouwd als speeltjes. En in het tweede decennium werd automatisering van entiteiten als iets onrealistisch gezien. Toch beleefden ze stuk voor stuk hun eigen moment. Het laatstgenoemde thema staat nu zelfs op het punt om de wereld te veranderen.

Toegegeven, nog steeds vertrouwt 51% van alle organisaties primair op spreadsheets om informatie over entiteiten te beheren. Maar, om het in de woorden van econoom en sciencefictionauteur William Gibson te zeggen: „De toekomst is er al, hij is alleen nog niet gelijk verdeeld”. Veertig procent van alle organisaties gebruikt software voor entity management en vliegt door de ‘early adoption’-fase van digitalisering en centralisering. Het levert hen alles op wat ze nodig hebben om hun organisatie in staat te stellen om zichzelf –in elk geval gedeeltelijk– aan te sturen.

Het hoogtepunt van entity management

Onlangs publiceerde Diligent een handleiding voor hoe organisaties zichzelf ontwikkelen door de fases voor het beheren van hun entiteitsgegevens. Het hoogtepunt –automatisering– biedt kansen die nog maar een decennium geleden als sciencefiction zouden hebben geklonken.

Voorbeelden van kansen voor iedereen die de automatiseringsfase bereikt heeft:

  • Het samenstellen van documenten: Processen die delen van documenten en een goedgekeurde standaardtekst samenvoegen en deze als op een transportband langs de vereiste goedkeuringen loodsen.
  • Digitale detectie dankzij optische tekenherkenning (OCR): Teams hoeven detectie niet meer uit te besteden, maar kunnen gefilterde en booleaanse zoekopdrachten toepassen op alle bestandstypen, waaronder PDF-bestanden en afbeeldingen.
  • Geïntegreerde eSignature: U hoeft niet langer te schakelen tussen verschillende schermen, maar kunt uw digitale handtekening plaatsen in de software waarin u documenten beheert. Dat betekent: nooit meer uploaden, ondertekenen, downloaden en opnieuw uploaden.
  • Nalevingskalender met waarschuwingen: Beheer risico’s en naleving in dezelfde reeks hulpprogramma’s waarin u uw entiteitsgegevens beheert voor al uw subentiteiten. Houd een audittraject bij van alle wijzigingen.
  • Integraties in HCM, ERP, CRM en meer: Haal actuele gegevens uit de betrouwbare bronnen van elke afdeling en gebruik ze om acties in gang te zetten.
  • Aanbevelingen voor het rationaliseren van entiteiten: Lijkt uw belastingdruk hoog voor organisaties van uw omvang? Zijn de structuren van uw subentiteiten onnodig complex? Daar kunt u achter komen als alle gegevens zich op één plaats bevinden.
  • Zelfhulpinformatie op basis van rollen: Leidinggevenden met de juiste machtigingen kunnen zelf informatie bekijken, zodat routinematige verzoeken niet meer nodig zijn.

Organisaties die de routine effectief automatiseren, maken zichzelf niet overbodig. Integendeel. Ze ontpoppen zich tot een veelgevraagd adviseur voor andere bedrijfseenheden. Verschillende juridisch hoofdadviseurs en algemeen adviseurs ontdekten inmiddels dat hun afdeling niet langer ‘nee’ hoefde te verkopen, maar juist een vraagbaak werd voor andere afdelingen, in de zin van: ‘Hoe kunnen we dit doen?’

Gemiddeld besteedt een juridisch team 18 uur per maand aan het wijzigen, samenvoegen, corrigeren en bijwerken van informatie in spreadsheets. Hoeven ze dat niet te doen, dan kunnen ze veel vrijer plannen en adviseren. Dit soort automatisering biedt:

  • Inzicht in de werkwijze van alle entiteiten en dochterondernemingen;
  • Vertrouwen in naleving;
  • Controle over wettelijke bevindingen;
  • Samenwerking tussen verschillende teams.

Dat biedt hen op hun beurt de mogelijkheid om structuren af te stemmen en proactief belastingbesparingen na te streven. Het zorgt ervoor dat de juridische afdeling op zijn minst gaat besparen, zo niet winst gaat genereren. Door risico’s te begrijpen en te beheersen, kunnen juristen adviseren over de uitbreiding naar nieuwe markten met minder indekking. Bovendien worden ze de autoriteit voor alle vragen over regelgeving, zoals ‘Hoe kunnen we dit doen?’.

Deze gegevens en juridische adviezen komen boven in de organisatie tot uiting in veel efficiëntere beslissingen. Ze vergroten de operationele efficiëntie van de gehele organisatie en stellen deze in staat voorop te lopen in het tempo waarop organisaties vandaag de dag bewegen.

  • Ondersteun duurzame groei
    • Of het nu gaat om het betreden van nieuwe rechtsgebieden, het introduceren van nieuwe productlijnen of het ondersteunen bij overnames: entity management maakt alles eenvoudiger.
  • Waarborg de winstgevendheid met een betere structuur
    • Goed corporate governance is een belangrijke stimulans voor duurzame bedrijfsgroei en concurrentievoordeel op de lange termijn.
  • Bescherm uw merkreputatie met betere processen
    • Beheers het risico van juridische of wettelijke sancties, die mogelijk materieel of financieel verlies of reputatieschade kunnen opleveren.

Hoe ziet uw toekomst eruit?

Strategisch entity management kan u zo ver brengen dat de juridische afdeling uw organisatie helpt bij het beheren van de grootste doelen. De gewenste eindsituatie is automatisering waarbij routinematige taken worden uitgevoerd door software. Maar waar begint het mee? Dat is heel goed te doen: het begint met eenvoudige digitalisering en centralisering –het loslaten van de spreadsheet en het delen van bestanden waardoor het voor bedrijven zo moeilijk was om de overstap naar werken op afstand te maken.

De toekomst vereist meer toewijding, betere gegevens en een vooruitziende blik. Een juridisch team dat de basisprincipes automatisch kan afhandelen, staat klaar om de leiding te nemen –en er komen nog meer veranderingen, organisaties kunnen dus niet meer zonder.

Gebruik het hulpprogramma van Diligent voor entity management om op het juiste moment de juiste informatie voor de juiste mensen naar boven te halen, zodat u routinematige bedrijfsprocessen kunt uitvoeren en strategische beslissingen kunt nemen op basis van realtime entiteitsgegevens. Neem contact met ons op en vraag een demo aan en ontdek waarom Diligent Entities marktleider is op het gebied van oplossingen voor entity management

AANBEVOLEN BLOGS