Corporate governance

Wat is een Virtual Data Room (VDR)?

Wat is een Virtual Data Room (VDR)?

Hoe een virtual data room uw organisatie kan helpen:

Met elk voorbijgaand jaar vertrouwen bedrijven meer op computers en speciale softwareprogramma’s en gaan meer en meer bedrijven over op volledig papierloze processen. In de moderne werkplaats zijn oude bekenden van het kantoorleven zoals stapels papier, paperclips, nietmachines en andere kantoorbenodigdheden niet meer welkom, en is het papieren archief allang vervangen door de cloud en andere toepassingen zoals een Virtual Data Room (VDR).

Hoe meer we van papier afstappen, hoe makkelijker het is om de voordelen van de elektronische opslag van documenten en bedrijfskritische gegevens in te zien. Een voorbeeld van een dergelijke elektronische oplossing is de VDR.

Wat is een virtuele data room?

Het gaat om een online database waar bedrijven vertrouwelijke informatie kunnen opslaan en delen met anderen. U zou een virtuele data room kunnen beschouwen als een streng beveiligd online archief waarin de allerbelangrijkste documenten staan.

VDR’s worden meestal gebruikt tijdens financiële transacties en zijn erg populair voor gebruik bij fusies en overnames. VDRs zijn dus van cruciaal belang voor de kopers om hun ‘due diligence’ uit te voeren: het doornemen van de vele documenten die bij dit proces horen, om zo een geïnformeerde beslissing te maken.

Welke documenten kunnen worden opgeslagen in een VDR?

Bij grote financiële transacties, zoals fusies en overnames moeten duizenden documenten herzien en uitgewisseld worden. De traditionele manier om deze documenten te beheren en te delen, was om een fysieke ruimte in te richten waar verkopers en potentiële kopers elkaar konden ontmoeten voor de besprekingen en om uiteindelijk een deal te sluiten.

Heeft u behoefte aan een oplossing die verder gaat dan een data room en die u ook in andere governance- en compliancezaken kan ondersteunen? Maak dan kennis met Diligent Boards.

Met een VDR is het niet langer noodzakelijk een fysieke ruimte te hebben voor het veilig opslaan en uitwisselen van documenten. U kunt dan ook allerlei soorten documenten opslaan in een VDR om de fusie of overname van uw organisatie te ondersteunen.

Dit omvat documenten als:

  • Contracten
  • Historische informatie
  • Nalevingsdocumentatie
  • Intellectuele eigendomsdocumentatie
  • Financiële overzichten
  • Bedrijfsdocumenten
  • Kapitaalvoorraad en andere effecten
  • Financiële en fiscale aangelegenheden
  • Materiële overeenkomsten
  • Verzekeringsdocumenten

VDR’s zijn kostenefficiënt en kosteneffectief in vergelijking met traditionele fysieke dataruimten. Ze zijn uitgerust met een zoekfunctie die het uiterst eenvoudig maakt om relevante documenten te vinden. Transacties die plaatsvinden in virtuele dataruimtes zijn eenvoudig in te stellen en bij te werken. Het is gemakkelijk om documenten toe te voegen, en het is nog eenvoudiger om ze te openen en te delen.

VDR’s hebben beveiligingsfuncties op hoog niveau

Gegevenslekken en data breaches komen steeds meer voor. Vandaag de dag is er haast elke week wel nieuws over een organisatie die hier slachtoffer van werd. VDR’s hebben een sterke reputatie omdat ze over de hoogste beveiligingsmaatregelen beschikken. Bedrijven die een VDR aanbieden, engageren zich sterk om virtuele ruimten aan te bieden met de hoogst beveiligde- en geavanceerde bescherming.

Robuuste maatregelen zoals geavanceerde codering en multilevel-authenticatieprocedures behoren allemaal tot het VDR-pakket en staan bovenaan de lijst van good practices voor gegevensbeveiliging. Toegang tot de data room is discreet en beheerders kunnen de gebruikerstoegang tot dataruimten snel intrekken. Gebruikers moeten beveiligde gebruikers-ID’s en beveiligde wachtwoorden hebben om toegang te krijgen tot het systeem.

Sommige VDR’s hebben functies die gebruikers de mogelijkheid bieden om documenten nog verder te beschermen: extra functies zoals watermerken, ‘fence view’ en de onmogelijkheid documenten af te drukken.
Om samen te vatten: VDR’s zijn eenvoudiger te implementeren dan fysieke dataruimten en makkelijker te ondersteunen, waarbij de bescherming van uw gegevens centraal blijft staan.

Wie gebruikt VDR’s?

Een VDR-beheerder kan de toegangspermissies zo instellen dat één of meer gebruikers toegang hebben tot alle documenten of subsets van de documenten. De beheerder kan vooraf bepalen welke personen toegang hebben en welke documenten deze personen kunnen raadplegen.

VDRs kunnen ook de verkoper of zijn vertegenwoordigers in staat stellen te bekijken wie de virtuele data room heeft bezocht en hoe vaak ze daar waren. Ze kunnen ook de specifieke datums bekijken waarop anderen de VDR hebben geraadpleegd.
Virtuele dataruimten kunnen worden ingezet in verschillende situaties:

  • Fusies en overnames
  • Fondsenwerving
  • Introductie op de beurs
  • Strategische partnerships
  • Audits
  • Bestuurscommunicatie
  • En tot slot, door elk bedrijf bij het beveiligd delen van documenten

Belangrijke overwegingen bij het kiezen van een VDR

Vanwege de gevoeligheid van bedrijfsdocumenten is het van het grootste belang om een virtuele data room provider te kiezen die de sterkste beveiliging biedt. Het is belangrijk om niet te vergeten dat virtuele data rooms soms worden gekoppeld aan berichtenplatforms of andere elektronische systemen die mogelijk niet hetzelfde beveiligingsniveau bieden als de virtuele data room zelf. Voor bepaalde doelen, zoals het opslaan van enorme hoeveelheden data, zijn dataruimtes op de lange termijn noodzakelijk. Daarom is het dus het beste een VDR te overwegen die blijft voorzien in uw behoeften en verder gaat dan het oorspronkelijke doel van alleen documentenopslag.

Diligent Corporation biedt de best beveiligde board portal

Diligent Corporation maakt gebruik van ISO / IEC 27001- en 27002-beveiligingsmaatregelen, de sterkste beveiliging in de industrie. Onze beveiligingsexperts kennen de beveiligingsrisico’s die kunnen ontstaan bij de uitwisseling en het opslaan van bedrijfkristiche documenten. Daarom beschikken het Diligent board portal en de communicatie-tool Messenger over beveiligingsfuncties van het hoogste niveau. Het board portal van Diligent biedt veel van dezelfde functies die bedrijven zoeken in een VDR.

Deze softwareprogramma’s zijn ontworpen om naadloos op elkaar te kunnen worden aangesloten, zodat alle zakelijke transacties en activiteiten het hoogste beveiligingsniveau hebben. Wilt u zelf zien hoe Diligent u kan helpen bij uw VDR-behoeften? Kijk dan hier.

U kunt ook meer lezen op onze pagina over VDRs.

AANBEVOLEN BLOGS