Goede governance

De voordelen van papierloos vergaderen

Er zijn veel voordelen aan papierloos vergaderen

Er zijn veel voordelen aan papierloos vergaderen: het is milieuvriendelijk, kostenbesparend en efficiënt. Toch vergaderen we nog lang niet allemaal zonder papier, ondanks voordelen zoals verbeterde veiligheid van documenten en meer stabiliteit. 

Onze leef- en werkomgeving is steeds meer gedigitaliseerd, een wereld zonder e-mail is nauwelijks nog voor te stellen. Met de komst van digitale communicatie besparen we een gigantische berg papier, werken we sneller en effectiever en ook nog eens goedkoper. Ook zijn er veel voordelen aan papierloos vergaderen ten opzichte van vergaderen met kladblok, geprinte presentaties en uitgeschreven aantekeningen. Toch blijft papierloos gaan in de praktijk voor veel organisaties lastig.

Wat is het?
Een papierloze bestuursvergadering kenmerkt zich door de inzet van digitale middelen zoals een board portal. Alle informatie, zoals bestuurstukken of beleidsvisies en alle communicatie zoals de agenda of notulen, staan in zo’n portal overzichtelijk verzameld. Informatie kan gericht gedeeld worden met medewerkers en bestuurders en managers kunnen veilig en stabiel communiceren en samenwerken. De meest recente gegevens zijn overal en altijd beschikbaar. Zo verloopt de besluitvorming sneller en efficiënter.

Een mind switch
Ondanks alle voordelen aan papierloos vergaderen kent de implementatie ervan nog veel valkuilen. Het vraagt om een mind switch: gedragsverandering is nodig om een nieuwe manier van werken in te voeren. En dat blijkt keer op keer moeilijk. Want het idee dat het handig en snel is om even aantekeningen te maken op papier is hardnekkig: een pen en kladblok behoren tot de standaarduitrusting voor een bestuursvergadering. Ook een printje ervaren de meeste mensen als tastbaar en vertrouwd. Papieren communicatie werkt altijd en is niet afhankelijk van techniek. Maar de software van tegenwoordig laat ons niet meer in de steek zoals vroeger. Sterker, met de juiste digitale middelen is papierloos vergaderen een veel betrouwbaardere methode dan papieren gekrabbel dat onleesbaar kan zijn of zoekraken in een berg papier of verdwijnen in een van de vele dossierkasten.

De voordelen van papierloos vergaderen
De voordelen zijn legio. We hebben er al een aantal genoemd. Maar als we kijken naar het overzicht hieronder dan raakt elke bewuste manager overtuigd van nut en noodzaak: er helemaal geen papier meer nodig! En dat werkt kostenbesparend, is duurzaam, veilig, stabiel en betrouwbaar. Het past bij Het Nieuwe Werken, levert efficiency en tijdwinst op. Bovendien worden er minder fouten gemaakt en is de documentenstroom beheersbaar en controleerbaar.

  1. Kostenbesparing
    Hoeveel bespaart een organisatie met papierloos vergaderen? Papierloze bestuursvergaderingen besparen niet alleen op papier, maar ook op personeel. Een traditionele vergadering met papier kost immers veel manuren. Secretaresses zijn veel tijd kwijt met het printen en classificeren van papieren informatie. Vaak worden papieren documenten verzonden per post of koerier. Daarbij komen ook de soms behoorlijke bedragen voor printers en drukinkt. Hoeveel die besparingen bedragen, hangt natuurlijk af van de omvang van de organisatie, de hoeveelheid te verwerken informatie en het aantal bestuurders. Maar een ding is zeker, de kostenbesparing door papierloze bestuursvergaderingen zijn immens. Kostenreducties met tientallen procenten zijn eerder regel dan uitzondering. Bij multinationals betreft het dan snel miljoenen euro’s per jaar aan operationele kosten.
  1. Duurzaam
    De raad van bestuur van een groot bedrijf kost al snel enkele tientallen bomen per jaar. Voor een papierloze bestuursvergadering hoeft geen enkele boom te worden gekapt. Printers verbruiken relatief veel energie, stoten fijnstofdeeltjes uit en verbruiken veel inkt. Bij maatschappelijk verantwoord ondernemen hoort dan ook het streven naar energiebesparing. Papierloos vergaderen reduceert het energiegebruik en daarmee de CO2-uitstoot en daarom passen papierloze vergaderingen passen bij de maatschappelijke tendens naar een circulaire economie, een economie waarin zo min mogelijk grondstoffen worden gebruikt en weggegooid. Kortom, een grote milieuwinst die past in het huidige tijdsgewricht van milieubewust ondernemen.
  1. Veilig, stabiel en betrouwbaar
    Een van de andere voordelen van papierloos vergaderen is dat alle informatie digitaal wordt opgeslagen. De ingevoerde gegevens worden veilig in de cloud opgeslagen. Van elk document wordt ten minste één back up gemaakt. Digitale informatie is altijd actueel en goed leesbaar en gegevens kunnen afgeschermd worden. Zo slingeren gevoelige stukken niet rond in de organisatie en kunnen deze alleen toegankelijk worden gemaakt voor bevoegden. De software zoals een board portal is stabiel en beveiligd tegen indringers. Omdat medewerkers informatie digitaal invoeren, wordt het aantal menselijke fouten beperkt en dat maakt de informatie betrouwbaarder dan papieren informatie.
  1. Het Nieuwe Werken
    Het Nieuwe Werken is bij steeds meer bedrijven dagelijkse gang van zaken. Thuiswerken, op locatie, vanuit het buitenland of tijdens flexibele werktijden. Het past bij zakendoen van deze tijd: werken onafhankelijk van tijd en locatie. Papierloos vergaderen past naadloos bij een moderne bedrijfsvoering. Alle informatie is overal en altijd beschikbaar. Een dossiertas behoort tot het verleden, want alle bestuurstukken zijn op te vragen op laptop, iPad of telefoon.
  1. Efficiënt en accuraat
    Omdat alle bevoegden continu toegang hebben tot de digitale informatie, heeft iedereen toegang tot de meest actuele informatie. Het opzoeken en ordenen van digitale informatie gaat veel sneller en gemakkelijker dan papieren informatie. Schrijven kost veel meer tijd dan tikken. Mensen maken minder fouten en werken nauwkeuriger. Ter voorbereiding van een papierloze bestuursvergadering hebben alle deelnemers een compleet, overzichtelijk en gestructureerd overzicht tot hun beschikking, ze zijn dus doelgerichter dan traditionele vergaderingen. Beslissingen worden sneller genomen op basis van heldere en accurate informatie.
  1. Tijdwinst en beheersbaarheid
    Bovendien levert papierloos werken heel wat tijdwinst op. Medewerkers staan niet langer bij de printmachine, maar kunnen hun kostbare tijd besteden aan andere werkzaamheden. Een papierloze bestuursvergadering verloopt sneller, dankzij de overzichtelijkheid van de informatie. Tegelijkertijd genereert het een beheersbare documentenstroom. Alle documenten staan centraal opgeslagen. Iedereen weet alles te vinden en er is geen twijfel over de laatste versie.

Meer informatie
Wellicht bent u ook overtuigd of ten minste geïnteresseerd in papierloos werken en de overstap naar papierloze bestuursvergaderingen. Hoe u een omslag kunt maken in uw organisatie leest u in onze whitepaper ‘Overstappen naar de digitale bestuurskamer’.

Bronnen

Mt.be
Dutchitchannel.nl

AANBEVOLEN BLOGS