Best practices

Vier scenario’s waarom een veilig virtueel platform onmisbaar is

Een veilig virtueel platform is nu, maar ook in de toekomst, voor iedere organisatie van groot belang. Het Nieuwe Werken neemt alleen maar toe, waarmee de hoeveelheid data dat beschermd moet worden ook steeds verder groeit. Producten met een hoge mate van beveiliging, zoals Diligent Boards en Diligent Messenger, zijn inzetbaar voor uiteenlopend gebruik. Hieronder staat vier gebruiksscenario’s waarbij een zo’n virtueel platform onmisbaar is.

1. Veilig virtuele bestuursvergaderingen:

Door de coronacrisis zijn traditionele, fysieke bestuursvergaderingen vervangen door virtuele vergaderingen. Dit vereist een nieuwe werkwijze en een flexibele werkhouding. Dit maakt de organisatie als geheel toekomstbestendiger. De sleutel tot effectieve, virtuele bestuursvergaderingen is een oplossing waarmee vergaderinformatie op een veilige manier kan worden verzameld en gedeeld en waarmee alle bestanden op één plek worden bewaard. Denk hierbij aan notulen, rapporten en dashboards. Toegangscontrole is een ander belangrijk kenmerk. Het is van cruciaal belang dat de juiste personen toegang hebben tot de juiste documenten. Het is ook belangrijk om incidentele aanwezigen tijdelijk toegang te kunnen verschaffen.

2. Vergaderingen van belangrijke commissies:

De Raad van Bestuur en gespecialiseerde commissies, zoals auditcommissies, en compensatiecommissies, werken regelmatig met zeer vertrouwelijke en gevoelige informatie. Net als bij virtuele bestuursvergaderingen is het essentieel om te werken met één uitgebreide portal die alle virtuele aspecten ondersteunt. Het gebruik van één veilige en geïntegreerde opslagplaats voor
alle gegevens maakt het gebruik veel makkelijker. Bovendien zorgt het voor een verbeterd versiebeheer, zodat alle leden met de meest recente informatie werken.

3. Vergaderingen met meerdere bedrijven:

Senior executives of bedrijfsleiders van meerdere bedrijven houden geregeld virtuele vergaderingen om bijvoorbeeld een gezamenlijke strategie te bepalen of een initiatief te ontplooien. Dit
soort vergaderingen zijn uiterst vertrouwelijk en vereisen volledige beveiliging. Het waarborgen van privacy is essentieel, terwijl het verbeteren van het hele proces cruciaal is. Gezien de planningen en
drukke agenda’s van deze executives is het erg waardevol om dit proces te vereenvoudigen en efficiënter te maken. Het is van wezenlijk belang dat details/koppelingen, documenten, notities of gegevens veilig kunnen worden gedeeld.
Een geïntegreerde oplossing kan de distributie en het beheer van documenten voor de virtuele vergadering vereenvoudigen. Aanwezigen profiteren van het verbeterde versiebeheer en van het gebruik van de centrale informatieopslag. Het is mogelijk om documenten of rapporten op het laatste moment nog te wijzigen en bewerken. Deze samenwerkingen vinden in real time plaats.

4. Op een veilige manier virtuele interne vergaderingen organiseren:

Bedrijven organiseren talloze interne vergaderingen voor executives. Denk aan vergaderingen over
productplanning, fusies en overnames, organisatiestrategie en planning van menselijk kapitaal. Deze interne vergaderingen hebben in veel opzichten dezelfde beveiligingsvereisten als bestuursvergaderingen. Als de strategie en plannen van uw bedrijf zouden uitlekken, kan dit grote problemen met zich meebrengen.Het vereenvoudigen van de vergaderlogistiek en het inkorten van de benodigde tijd voor een fysieke vergadering heeft zo zijn voordelen. Het is wenselijk dat er vaker vergaderingen kunnen worden gehouden zonder dat dit te veel tijd vraagt. Daarnaast moet dit op een veilige manier gebeuren, zodat de privacy en vertrouwelijkheid gewaarborgd blijft

Diligent, koploper in board portals

Al 25 jaar is Diligent wereldwijd de meest bekende en de grootste leverancier van board portals. Met onze kernwaarden simple, secure en service als basis ontwikkelen we steeds nieuwe modules. We garanderen het hoogst haalbare veiligheidsniveau en bieden dag en nacht een persoonlijke klantenservice. Wilt u weten hoe u effectiever en veiliger kunt vergaderen, kijk dan eens op onze site. Daar leest u meer onze board portal en de aanvullende modules. Of vraag direct een vrijblijvende demonstratie van Governance Cloud aan. Natuurlijk kunt u ook contact met ons opnemen, we beantwoorden uw vragen graag.

AANBEVOLEN BLOGS