Corporate governance

Veilig én gemakkelijk documenten delen

Het is de nachtmerrie van elke bestuurder: vertrouwelijke documenten die in verkeerde handen terecht komen. Dat kan gebeuren door nalatigheid van een eigen medewerker of door een bewuste actie van iemand met kwade bedoelingen. Het maakt hierbij niet uit of het om het verlies van papieren documenten of het ongewenst verspreiden van digitale bestanden gaat, beide mogelijkheden zijn even ongewenst en kunnen grote gevolgen hebben.

Veilig én gemakkelijk documenten delen kan met moderne software tools. Toch houden Raden van Bestuur van bedrijven en organisaties soms vast aan een minder veilige manier van werken. Het kan zijn dat het vinden van een goed beveiligd systeem simpelweg weinig prioriteit krijgt, maar er is ook een andere belangrijke reden. Mijn collega’s en ik horen soms nog dat bestuurders het idee hebben dat veiligheid ten koste gaat van gebruiksgemak. De leden van de betreffende RvB’s denken in zo’n geval dat werken met een veilig systeem ingewikkeld en tijdrovend is, bijvoorbeeld als je documenten wilt afschermen, van commentaar voorzien of delen met medebestuurders. Dat is jammer, want dat vergroot de kans dat informatie – letterlijk of figuurlijk – op straat komt te liggen.

 

Geavanceerde oplossing

Een van de geavanceerde technologische oplossingen voor het opslaan en delen van documenten is Governance Cloud van Diligent. Deze board management software ondersteunt RvB’s bij moderne governance. Vanaf de allereerste ideeën over Governance Cloud hebben we ons gefocust op veiligheid én gebruiksgemak. Immers, een veilig systeem dat onplezierig werkt, zou nooit een succes worden. Nu, 26 jaar na de introductie, zijn er wereldwijd meer dan 650.000 tevreden gebruikers. Naast de kwaliteit van de software zelf waarderen ze ook de uitgebreide introductie en de goede klantenservice, die gedurende het hele jaar 24/7 bereikbaar is. Op deze manier wordt besturen niet alleen veiliger en gemakkelijker, maar ook efficiënter.

 

Veilig samenwerken

Bij Governance Cloud van Diligent werken de leden van de Raad van Bestuur in een eigen, met de modernste middelen beveiligde digitale omgeving. Dankzij een sterke versleuteling en ingenieuze toegangscontroles ontstaat een optimaal besloten ruimte in de cloud. Het gehele beveiligingssysteem wordt continu verder ontwikkeld, zodat de kans op hacken of een datalek minimaal is. Binnen deze veilige, bedrijfseigen ruimte worden alle documenten gecodeerd opgeslagen. Een voordeel is dat dit netwerk geheel los staat van de gewone zakelijke IT-omgeving. Het is dus niet zichtbaar voor de IT-afdeling en er wordt geen gebruik gemaakt van eigen servers of een kant-en-klare cloudopslag.

Bij Diligent vormen de vergaderingen van de Raad van Bestuur de basis van de technologische infrastructuur. Dat betekent dat alle stukken overzichtelijk per vergadering worden gerangschikt. Denk hierbij aan de agenda, alle bijbehorende stukken, het verslag en de actielijst.

In deze overzichtelijke ‘archiefkast’, die in de meeste gevallen wordt ingericht en bijgehouden door de company secretary, kunnen de leden van de Raad van Bestuur op elk moment van de dag overal ter wereld waar een internetverbinding is, inloggen met hun eigen smartphone, tablet of laptop. Ze hoeven dus niet meer in hun mailbox te zoeken naar de meest actuele versie van een document, maar kunnen alle benodigde informatie gemakkelijk vinden in de map van de meest recente vergadering. In Governance Cloud is het bovendien heel eenvoudig om bij een document vragen en opmerkingen te plaatsen. Het is zelfs mogelijk om per opmerking te bepalen wie van de leden van de RvB welke opmerkingen te zien krijgt. Zo kunnen bepaalde vragen bijvoorbeeld alleen zichtbaar zijn voor de betreffende portefeuillehouder of de voorzitter van de RvB. Dat voorkomt veel ruis in de communicatie en werkt tijdbesparend.

 

Slim werken

Met een slimme technologische tool als Governance Cloud wordt het administratieve proces van modern governance gemakkelijker voor alle leden van de Raad van Bestuur. Wellicht stimuleert deze software bedrijven ook om hun eigen werkwijze verder te optimaliseren, bijvoorbeeld door voor de belangrijkste aandachtspunten in hun bedrijf nog slimmere kengetallen en meer overzichtelijke manieren van presenteren te ontwikkelen. Dan kunnen de leden van de RvC niet alleen veiliger werken, maar ook slimmer. Ze krijgen  een beter inzicht in de gang van zaken. Daardoor kan de discussie tijdens de vergaderingen, en natuurlijk ook tussendoor, op een hoger niveau plaatsvinden. Dat leidt tot een betere besluitvorming en draagt bij aan moderne governance.

 

Eigen verantwoordelijkheid

Bedrijven die al gebruik maken van board management software of die overwegen over te stappen, weten dat daarmee de veilige opslag van al hun documenten geregeld is. Ieder lid van een RvB zal zich realiseren dat het ook belangrijk is zelf alert te blijven. In de waan van de dag is het immers zo gemakkelijk om toch even snel een berichtje te sturen via een onveilig kanaal.

Voor alle veiligheid zetten we hier de belangrijkste veiligheidsregels voor leden van de RvB nog een keer op een rijtje:

  • Voorkom diefstal van smartphone, tablet en laptop
  • Laat verloren of gestolen devices onmiddellijk op afstand deactiveren of wissen
  • Gebruik alleen goedgekeurde software en apps
  • Communiceer niet met collega-bestuurders via kanalen als WhattsApp of gewone e-mail
  • Maak zo min mogelijk gebruik van papier voor vertrouwelijke informatie
  • Maak beleid voor het omgaan met vertrouwelijke informatie
  • Zet veiligheid regelmatig op de bestuursagenda.

 

Veilig en op maat

Veiligheid en klantvriendelijkheid staan bij Diligent voorop. Daarnaast heeft elke klant bij Governance Cloud de mogelijkheid een software-systeem op maat te creëren door uit een breed assortiment die tools te kiezen die voor zijn bedrijf of organisatie van belang zijn. Vanzelfsprekend kan de software in een latere fase nog aangepast worden, want de modules zelf en het gehele assortiment worden immers continue doorontwikkeld. U kunt de mogelijkheden van onze software voor moderne governance direct bekijken of geheel vrijblijvend een demo aanvragen van Governance Cloud. We helpen u graag verder.

AANBEVOLEN BLOGS