Commentaar en achtergrond

Stakeholdersanalyse: essentieel voor moderne governance

Stakeholderanalyse: essentieel voor moderne governance

Al sinds er bedrijven bestaan, hebben ze te maken met verschillende groepen stakeholders. De communicatie met hen wordt steeds belangrijker, nu de moderne governancecodes pleiten voor meer transparantie. Bedrijven en organisaties voeren dan ook steeds vaker een stakeholdersanalyse uit om de verschillende groepen met hun belangrijkste eigenschappen in kaart te brengen. Des te completer het beeld is van de stakeholders, hun belangen, invloed en wensen, des te beter kunnen de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen bij de uitvoering van hun taken rekening houden met hun perspectief. Dat kan bijdragen aan een betere bedrijfsvoering.

Maar wie zijn nu precies de stakeholders? Hoe voer je een stakeholdersanalyse uit? En wat levert het precies op? In dit blog krijgt u antwoorden op deze vragen.

Wie zijn precies de stakeholders?

Stakeholders, ook wel belanghebbenden genoemd, zijn de partijen, instanties, organisaties en personen die bijdragen aan de bedrijfsvoering van een bedrijf of organisatie of die hierdoor beïnvloed worden. Het is algemeen bekend dat klanten, medewerkers, leveranciers, aandeelhouders en overheden stakeholders zijn, maar wie verder? Hier zijn geen strikte regels voor. In de basis gaat het om de criteria ‘invloed’ en ‘belang’, in de praktijk bepaalt elke organisatie zelf hoe ver ze willen gaan. Zo worden onderaannemers en buren meestal wel meegenomen, en groepen als brancheorganisaties, concurrenten, opleiders, ngo’s en verzekeraars soms. Duidelijk is wel dat in de huidige netwerksamenleving het aantal stakeholders per organisatie groeit.

Demo van Governance Cloud
Vraag een demo aan van Governance Cloud om ons geheel van oplossingen voor bestuursbeheer in actie te zien.

Hoe voer je een stakeholdersanalyse uit?

Er zijn verschillende manieren om een stakeholdersanalyse uit te voeren, allemaal met als doel om een overzicht te krijgen van de stakeholders met hun belangen en invloed. Het handigst is om met een paar collega’s, liefst van verschillende afdelingen, bij elkaar te zitten en de stakeholders in kaart te brengen. Dat kan in een tabel, of op een flipovervel. Bij de tabelvorm kan per stakeholder meteen de mate van invloed en van belang worden aangegeven, bijvoorbeeld met 1 tot 3 sterren. Op een flipovervel wordt vaak het bedrijf als stip in het midden geplaatst, en komen de stakeholders in verschillende cirkels eromheen; dichtbij de partijen met de grootste invloed, verder weg de partijen met minder invloed. Vaak wordt ook een matrix gebruikt, waarbij de mate van belang op horizontale as wordt weergegeven, en de mate van invloed op de verticale. Op deze manier worden ontstaan groepen stakeholders met een vergelijkbare rol. De belangrijke spelers hebben invloed en belang, de beïnvloeder heeft veel invloed en weinig belang, de belanghebbende heeft wel belang, maar geen invloed, en de toeschouwer scoort laag in belang en in invloed.

Uiteindelijk verschilt de manier waarop stakeholders in kaart worden gebracht per bedrijf of organisatie, en vaak worden na verloop van tijd meer eigenschappen van de stakeholders bijgehouden. Het is in elk geval aan te raden om regelmatig een stakeholdersanalyse uit te voeren, gezien de dynamische veranderingen van bedrijven en hun omgeving. Het meest bekend zijn de stakeholdersanalyses voor bedrijven en organisaties, maar dezelfde aanpak kan ook worden gebruikt om de belanghebbenden van een groot project of veranderingstraject te inventariseren.

In sommige gevallen is het uitvoeren van een stakeholdersanalyse verplicht, bijvoorbeeld voor certificatie van het kwaliteitsmanagementsysteem NEN-EN-ISO 9001, 2015. Deze norm vereist het vaststellen, monitoren en beoordelen van informatie van relevante belanghebbenden en hun eisen. 

Wat levert een stakeholderanalyse op?

Een stakeholdersanalyse is een handig hulpmiddel bij het strategisch nadenken over het beleid van een bedrijf of organisatie. Het helpt om verbanden te zien en belangen af te wegen. De stakeholdersanalyse kan ook een aanzet geven tot innovatie. Investeren in de relaties met klanten kan bijvoorbeeld ideeën voor nieuwe producten opleveren, en zo bijdragen aan meer toegevoegde waarde. Een stakeholdersanalyse kan ook laten zien dat er bijvoorbeeld stakeholders zijn met conflicterende belangen. Dan is het de kunst om te zoeken naar manieren om ze op één lijn te krijgen. In alle gevallen wordt natuurlijk het meest rekening gehouden met de belangrijkste spelers, die zowel een groot belang als een grote invloed hebben. Belanghebbenden moeten geïnformeerd worden, en beïnvloeders tevreden gehouden. De toeschouwers krijgen meestal maar weinig aandacht.

Contacten met stakeholders kunnen op verschillende manieren verlopen: via persoonlijk contact, een telefonisch interview of – bij grote groepen – een enquête. De meest vruchtbare contacten met stakeholders bestaan uit tweerichtingsverkeer, als het bedrijf of de organisatie uitleg geeft over het eigen reilen en zeilen en de stakeholder vertelt wat er bij hem leeft. Dan zijn er mogelijkheden om samenwerking met win-winsituaties te verkennen. Denk aan het overleg met vertegenwoordigers van medewerkers over arbeidsomstandigheden, beloning en persoonlijke ontwikkeling, en het overleg met aandeelhouders over return on investment en de liquiditeitspositie.

Uiteindelijk levert een stakeholdersanalyse het meeste op als het onderhouden van relaties met de verschillende stakeholders wordt geïntegreerd in het strategische beleid.

Software voor moderne governance

Naast de stakeholdersanalyse zijn er nog veel meer onderwerpen die horen bij modern governance. Over al die onderwerpen wordt gesproken en informatie uitgewisseld binnen de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen. Diligent heeft software ontwikkeld die het uitwisselen van gegevens gemakkelijker maakt, zodat de bestuurders sneller inzicht krijgen in de belangrijke onderwerpen die er spelen. Vanzelfsprekend werken onze systemen met strenge beveiliging

Bronnen

 

AANBEVOLEN BLOGS