Best practices

Hoe kunnen smallcapbedrijven budgetteren voor board portals?

Ook small cap bedrijven hebben baat bij een board portal

Net als ondernemingen van elke andere omvang, voelen smallcapbedrijven (kleinere bedrijven met een lagere marktkapitalisatie) de druk van verschillende takken van governance. Smallcaps moeten op de hoogte blijven van de voortdurend veranderende compliancekwesties. Regelgevende instanties leggen steeds strengere eisen op en vaak worden smallcapbedrijven hierdoor naar verhouding zwaarder getroffen dan hun grotere tegenhangers.

Het resultaat hiervan is dat smallcaps op z’n minst een deel van hun tijd en energie moeten besteden aan pleiten voor concessies om ervoor te zorgen dat ze financieel gezond blijven. Ook cyberveiligheid is een belangrijk onderwerp voor ondernemingen van welke omvang dan ook. Maar smallcaps worden hier sterker door getroffen, omdat ze niet altijd over de middelen beschikken voor kostbare cyberbeveiligingsteams zoals largecapbedrijven die wel hebben.

Een veel gehoorde discussie onder bestuurders is dat zij zich steeds sterker bewust worden van de noodzaak om meer van hun governanceprocessen te digitaliseren. Digitale tools helpen hen het hoofd te bieden aan de groeiende druk rondom compliance, regelgeving en beveiliging, en behoeden hen tevens voor negatieve krantenkoppen. Smallcaps hebben bij een confrontatie met onvoorziene financiële risico’s niet zoveel financiële veerkracht als medium- en largecapbedrijven.

In deze wisselvallige markt is het voor smallcapbedrijven een noodzaak geworden hun budgetten te herzien en board portals en digitale governancetools een hogere prioriteit binnen het budget te geven dan voorheen.

Redden we het met een ‘gratis’ board portal?

Het woord ‘gratis’ klinkt over het algemeen best wel aantrekkelijk. We vinden het allemaal fijn als we iets gratis krijgen. Maar wanneer het gaat om board portals, kan ‘gratis’ u meer kosten aan problemen dan de kosten van de software.

Een gratis softwareprogramma voor board portals beschikt niet over de functies die u nodig hebt om bestuurszaken goed uit te voeren, zoals voorkomen dat gebruikers toegang krijgen tot delen van de portal waarvoor ze geen bevoegdheid hebben. En dergelijke software beschikt zeer waarschijnlijk ook niet over specifieke tools voor de verschillende governancetaken.

Gratis betekent vaak ook “zonder functies”.

Meer informatie over hoe u uw behoeften op het gebied van governance kunt digitaliseren in de bestuurskamer vindt u op de pagina voor Diligent Boards. Daar ziet u ook hoe Diligent aan de behoeften van uw bestuur kan voldoen.

Maar belangrijker is het gebrek aan beveiliging dat gepaard gaat met gratis portals. Nu vrijwel dagelijks beveiligingslekken in de media worden gemeld, heeft cyberveiligheid topprioriteit binnen ondernemingen. Een gratis board portal dienst beschikt waarschijnlijk over de meest basale beveiligingsfuncties, die in de huidige wereld van geavanceerde technologie simpelweg onvoldoende zijn om bestuurszaken veilig en vertrouwelijk te houden.

Het kan voor smallcapondernemingen verleidelijk zijn om hier en daar te besparen, bijvoorbeeld op e-mailtoepassingen. Er zijn veel gratis e-mailprogramma’s beschikbaar, maar de beveiliging van deze programma’s laat veelal te wensen over. Hackers zijn altijd druk met zoeken naar zwakke schakels in digitale systemen waar ze persoonlijke gegevens kunnen verzamelen en verkopen, bijvoorbeeld aan adverteerders of criminelen die identiteiten willen stelen.

Bestuurders hebben behoefte aan bestuurstools die zijn ontworpen met het oog op de behoeften van bestuurders. Onlangs kwam het verhaal van de Axis Bank of India in het nieuws. Regelgevende instanties hadden vertegenwoordigers en medewerkers van de bank betrapt op het bespreken van financiële resultaten in de bekende, gratis berichten-app WhatsApp voordat deze officieel openbaar waren gemaakt. Regelgevende instanties onderzoeken de kwestie op dit moment en eisen dat de bank met een formeel rapport over de kwestie komt.

Zijn grotendeels gratis opties goed genoeg?

Vanzelfsprekend zijn gratis opties geen optie voor smallcapbedrijven. Laten we nog een aantal alternatieven bekijken: voordelige softwareprogramma’s voor besturen en portalprogramma’s die zijn ontwikkeld door interne IT-teams. Ook dit lijken in eerste instantie weer goede alternatieven te zijn. Maar ook hierbij worden smallcapbedrijven met veel van dezelfde problemen en zorgen geconfronteerd als bij gratis programma’s voor board portals en andere apps. Wanneer de functionaliteit tekortschiet, is het over het algemeen nog slechter gesteld met de klantenservice bij gratis board portal-apps.

Voor een relatief klein bedrag kunnen bedrijven eenvoudige board portalprogramma’s aanschaffen die mogelijk beschikken over een deel van de functies die bij gratis board portals ontbreken. Dergelijke functies zijn echter over het algemeen beperkt wat betreft functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid.

En hoewel deze programma’s een goed alternatief lijken voor een duurdere, betere board portalaanbieder, bieden deze producten niet de hoogwaardige beveiligingsopties die binnen de huidige markt noodzakelijk zijn. De risico’s van een gegevenslek wegen eenvoudigweg niet op tegen de kosten van deze programma’s.

Board portaloplossingen die bijna gratis worden aangeboden, bieden over het algemeen niet de nodige functionaliteit voor compliance, governance en regelgevingskwesties. In de meeste gevallen zullen deze niet of nauwelijks waardevol zijn voor smallcaps.

De meeste smallcapbedrijven hebben zoiets als een IT-beveiligingsteam. Dus waarom zouden ze met hun interne technici geen unieke board portal ontwerpen? Dit alternatief heeft weer een geheel eigen problematiek.

Interne IT-teams moeten zeer waarschijnlijk sowieso al overwerken om hun reguliere taken goed te kunnen uitvoeren. Vaak zijn er al lijsten met dingen die nog moeten gebeuren wanneer het reguliere werk af is. Het maken, updaten en onderhouden van een board portal kan hierdoor langdurig moeten worden uitgesteld totdat hier tijd voor is. En wanneer er dan eindelijk tijd voor is, is de kans groot dat het project al verouderd is.

Hoewel een IT-team mogelijk graag op deze manier een bijdrage wil leveren, ontbreekt het hen mogelijk aan de nodige ervaring en kennis van bestuurszaken om een volledig functionele, efficiënte en goed beveiligde board portaloplossing te ontwikkelen.

Al deze problemen zetten bestuurders aan het denken en vaak zullen zij zich afvragen waar hun budget dan wel toereikend voor is. Het antwoord is een enterprise managementsysteem dat is ontwikkeld door board portalproviders die zich voornamelijk richten op governance-oplossingen.

Hoe een managementsysteem voor enterprise governance voordelen biedt voor groeiende bedrijven

Ondanks budgetbeperkingen hebben bestuurders van smallcapbedrijven dezelfde taken en verantwoordelijkheden als bestuurders van grote bedrijven. Kleinere investeringsmogelijkheden betekenen niet dat de risico’s kleiner zijn.

De beste oplossing is, om voor zover het budget dit toelaat, de governance- en compliancetaken zoveel mogelijk te digitaliseren. Een managementsysteem voor enterprise governance dat is ontwikkeld door professionals binnen de governancesector biedt board portalopties en andere governance- en complianceoplossingen voor bedrijven van alle formaten en met uiteenlopende budgetten.

Enterprise governancesystemen bieden een complete set digitale tools. Consultants kunnen producten toelichten zoals de board portal, stemtools, digitale vragenlijsten voor bestuurs- en kaderleden, bestuursevaluaties, compliancesoftware, notuleersoftware, enzovoort. Daarnaast wordt ingegaan op hoe smallcaps deze tools in hun huidige budgetten kunnen inpassen.

Board portalconsultants kunnen bedrijven tevens laten zien hoe een board portal en andere digitale producten kunnen leiden tot besparingen voor andere onderdelen binnen het budget. Er kan bijvoorbeeld worden bespaard op kosten voor tijd, arbeid en energie die nodig zijn voor het maken van vergadermappen. Bovendien hoeven er minder dure branche-experts te worden ingehuurd, doordat board portals veel governanceprocessen automatiseren.

Specialisten op het gebied van board portals werken ook met smallcapbedrijven samen aan een plan om naarmate het bedrijf groeit en budgetten groter worden, meer digitale tools te introduceren.

Het is duidelijk dat budgetten een belangrijk aandachtspunt zijn voor smallcapbedrijven. Daarom is het nuttig om voorafgaand aan een gesprek met een board portalspecialist al een budget in gedachten te hebben. Vaak blijkt dat smallcaps zich meer kunnen veroorloven dan ze aanvankelijk dachten. En met het oog op toekomstige groei is het ook verstandig wanneer bestuurders het bestuursbudget voor board portalservices elk jaar met een bepaald percentage verhogen.

AANBEVOLEN BLOGS