Moderne governance software

Papierloos werken – 7 tips voor een succesvolle introductie

 

Papierloos werken: onze 7 tips

 

Papierloos werken, kan dat ook in de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen? Die vraag wordt ons regelmatig gesteld. Ons antwoord is steeds: jazeker, dat kan. Sterker nog: het heeft grote voordelen. Bestuurscommunicatie 2.0 werkt met slimme tools die de organisatie van het bestuurlijke proces vereenvoudigen, zodat de leden van de RvB en de RvC zich kunnen focussen op de inhoud. En die slimme tools maken ook papierloos werken mogelijk.

Wilt u weten wat nodig is om papierloos werken, en daarmee een nieuwe manier van bestuurscommunicatie, succesvol te introduceren in uw bestuur? Lees dan de 7 tips in dit blog.

  1. Kies zorgvuldig een papierloos systeem voor bestuurscommunicatie

Voor u gaat nadenken over een papierloos systeem voor bestuurscommunicatie, is het handig om eerst na te gaan: welke rol vervult het papier op dit moment in het bestuurlijke proces voor de leden van de RvB en de RvC? In de meeste gevallen is papier een informatiedrager voor de bestuursagenda, de bijbehorende stukken, de notulen van de vorige vergadering en eventueel andere stukken. Verder kan elke bestuurder op zijn of haar eigen exemplaren aantekeningen maken. De minimale eisen voor een nieuw systeem zijn dus dat het diezelfde eigenschappen heeft: informatie bewaren en de mogelijkheid bieden om persoonlijke aantekeningen toe te voegen. Daarnaast heeft een modern, digitaal systeem veel meer voordelen.

Governance Cloud van Diligent biedt bijvoorbeeld een veilige werkomgeving voor de leden van de RvB en de RvC, met de mogelijkheid om in overzichtelijke mappen per vergadering alle relevante documenten op te slaan, zoals de agenda met bijbehorende stukken. Het is voor iedereen mogelijk om op zijn eigen versie van de vergaderstukken opmerkingen te plaatsen, net als op papier. Daarnaast is het mogelijk om de aantekeningen meteen door te sturen naar medebestuurders, waarbij voor iedere opmerking afzonderlijk de ontvangers kunnen worden bepaald. Met de geïntegreerde Messenger-functie biedt Diligent bovendien een streng beveiligd communicatiekanaal, speciaal ontwikkeld om vertrouwelijke discussies te voeren binnen de RvB en de RvC.

  1. Communiceer de voordelen

Om alle leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen te overtuigen van de meerwaarde van een digitaal bestuursplatform, is het zinvol de voordelen helder te communiceren. Dat kan met informatie van de leverancier, zoals een video of een brochure. Daarnaast zijn meestal ook klantreferenties beschikbaar. Bij Diligent is het gebruikelijk dat onze country manager een demonstratie verzorgt waarin alle productfunctionaliteiten aan bod komen. Voor nieuwe Diligentklanten is er een uitgebreide on boarding met een toegewijde Customer Success manager voor elke klant. Zijn er daarna nog vragen, dan kunt u gebruik maken van onze uitmuntende klantensupport: 24/7 heeft u binnen 5 seconden een van onze medewerkers aan de lijn. Dat onze klanten ons product en onze service waarderen, zien we aan het klantenretentiepercentage van 98%. 

  1. Vertel over de nadelen van papier

Natuurlijk is het zinvol om de voordelen van een nieuw communicatieplatform uit te leggen, en daarnaast is het ook goed om de nadelen van papier te benoemen. Bijvoorbeeld dat voor elke vergadering alle stukken opnieuw afgedrukt en verstuurd moeten worden als er last-minute aanpassingen worden gedaan en het dus een uitdaging kan zijn de meest recente versies van bepaalde documenten te vinden. En dat het regelmatig een uitdaging is om de stapels losse papieren in de goede volgorde te houden en om gemaakte aantekeningen terug te lezen. Ook in het kader van duurzaamheid is het beter om minder papier te gebruiken. Tot slot hebben papieren documenten een nadeel waar niemand graag over praat: ze kunnen gemakkelijk ergens blijven liggen en in verkeerde handen terecht komen. Papierloos is dus zo gek nog niet.

Whitepaper: 10 manieren om een efficiënte, digitale bestuursvergadering te leiden

Digitale vergaderingen en papierloos werken vormen de kern van een moderne, gestroomlijnde aanpak. In onze whitepaper
10 manieren om een efficiënte, digitale bestuursvergadering te leiden” helpen we u alvast op weg.

  1. Zorg voor draagvlak bij de overstap

Natuurlijk kan een voorzitter van een Raad van Bestuur een overstap naar een bestuursplatform forceren, maar beter is het om eerst draagvlak hiervoor te creëren. Als alle bestuurders inzien hoe moderne communicatiemiddelen kunnen bijdragen aan moderne governance, en hoeveel efficiënter het bestuursproces daarmee verloopt, dan maakt dat de overgang van papier naar platform veel gemakkelijker. Daarom adviseren we om de tijd te nemen om te luisteren naar tegenargumenten en twijfels, en uit te zoeken of het om inhoudelijke punten gaat, koudwatervrees om aan iets nieuws te beginnen, of tijdgebrek voor de overstap. Soms zijn mensen erg aan papieren gewend en willen ze die niet opgeven. Dan helpt het al om te benoemen dat het papierloos vergaderen geen verplichting wordt. 

  1. Regel een goede introductie

Een televisie zonder afstandsbediening, een ouderwetse mobiele telefoon, een papieren treinkaartje, die kunt u zich vast nog herinneren. En weet u nog hoe u de overstap maakte naar kleurentelevisie, smartphone en OV-chipkaart? Waarschijnlijk verliep dat heel soepel. Onze ervaring met Governance Cloud leert dat de meeste mensen na een duidelijke uitleg en een korte begeleiding snel in staat zijn om hier zelfstandig mee te werken. Start daarom vandaag nog met moderne governance en vraag een demonstratie van Governance Cloud aan. Dan komt onze ervaren landenmanager, die de Benelux met haar specifieke markteisen kent, voor een uitgebreide demonstratie naar u toe.

  1. Betrek de Company Secretary vanaf het begin

De Company Secretary vervult een cruciale rol als het gaat om de organisatie van de vergaderingen van de RvB en de RvC, de verslaglegging, administratie en archivering. Deze functionaris moet dus als eerste weten hoe een bestuursplatform werkt. Daarom dringt Diligent er bij elke nieuwe klant op aan om de Company Secretary vanaf het begin bij inhoudelijke gesprekken te betrekken. Het is ook handig als de Company Secretary het systeem al heeft ingericht voordat de leden van de RvB en de RvC hiermee aan de slag gaan.

  1. Neem de tijd voor een tussentijdse evaluatie

Ons advies is om bij de eerste of tweede vergadering na de introductie van Governance Cloud tijd te maken voor een korte evaluatie van het nieuwe systeem. Dan kunnen de leden eventuele wensen over de inrichting of vragen over het gebruik kenbaar maken. Heeft u daarbij behoefte aan ondersteuning, dan kunt u gemakkelijk de helpdesk van Diligent benaderen met uw vragen.

Tot slot

De echte winst van papierloos werken is dat bestuurders gemakkelijker en efficiënter kunnen werken en communiceren. Tijdens vergaderingen is altijd alle informatie beschikbaar, want niemand kan zijn aantekeningen vergeten. Verder is het overzichtelijke archief van vergaderdocumenten handig bij het inwerken van nieuwe leden van de RvB of de RvC en bij het maken van een jaarverslag.

Demo van Diligent Governance Cloud

Natuurlijk is er meer te vertellen over de mogelijkheden van de board portal van Diligent.
U kunt ook direct een demo aanvragen van Governance Cloud.
En heeft u nog vragen, dan hoor ik dat graag.

AANBEVOLEN BLOGS