Corporate governance

Onze top 5 notuleren tips

Notuleren. Niet bepaald de favoriete bezigheid. Het maken van notulen kost vaak veel meer tijd en moeite dan nodig is. Zo ontbreekt vaak een goede voorbereiding, worden de aantekeningen niet gestructureerd opgeschreven of is het moeilijk om de goedkeuring voor de vorige notulen en handtekeningen van alle bestuurders te krijgen. Kortom, notuleren wordt vaak als een vervelende opdracht gezien. Daarom hier onze top 5 notuleren tips.

 

1. Bereid u goed voor

Onze eerste tip om goed te notuleren is een goede voorbereiding. Het beste startpunt hiervoor is om de notulen van de vorige keer te lezen. Vervolgens leest u nauwkeurig de agenda voor de komende vergadering. Op deze manier weet u wat er besproken gaat worden en hoe dat past in wat er de vorige keer is besproken. Ook weet u zo wat voor soort verslag er gewenst is. Is een lijst met actiepunten voldoende of moet er een exacte weergave van de discussie komen?

Voor een goede voorbereiding kunt u ook de voorzitter om achtergrondinformatie vragen. Wat is het doel van het overleg? Moet er een besluit genomen worden? Wie gaan er deelnemen aan de vergadering? Is er al een lijst met agendapunten? Hoe meer u van tevoren weet, hoe makkelijker notuleren wordt.

 

2. Kies een strategische positie

Als notulist bent u van onmisbare waarde. Kies daarom een strategische plek waar u iedereen kunt zien én horen. Als er een presentatie wordt gegeven, zorg dan dat u dit goed kunt zien. Kies ook een zitplaats waar u geen last hebt van eventuele lichtinval. Als de zon op uw beeldscherm schijnt, ziet u het scherm slecht. Ook is het handig om naast de voorzitter plaats te nemen. Zo kunnen jullie makkelijk (non)verbaal met elkaar communiceren.

 

3. Schrijf beknopt

Niemand schrijft zo snel als dat er gesproken wordt. Schrijf daarom beknopt en gebruik steekwoorden. De volledige zinnen komen pas bij het uitwerken van de notulen. Bovendien is het onbegonnen werk om de gehele vergadering integraal op te tekenen. Het is daarom belangrijk om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. Houd bij het maken van notulen daarom zo veel mogelijk vast aan de agenda. Discussiepunten die niet op de agenda staan, hoeft u niet in de notulen op te nemen.

Belangrijke zaken zoals beslissingen of actiepunten daarentegen markeert u door ze te onderstrepen als u op papier werkt of vet of cursief te drukken als u digitaal werkt. Zo vindt u deze bij het uitwerken gemakkelijk terug.

Let ook op de structuur van ieder agendapunt om het geheel goed te kunnen volgen. Zo heeft een agendapunt meestal de volgende opzet: probleem, oorzaak, oplossingen, besluit. Als u deze opzet ook in uw aantekeningen aanhoudt, kunt u ze daarna gemakkelijker uitwerken en behoudt u de logische structuur van wat er is besproken.

Schroom tot slot niet om, bijvoorbeeld met uw telefoon, foto’s te maken. Wordt er iets getekend op een whiteboard of een flipover, dan kunt u de aanwezigen laten weten dat zij dit niet over hoeven te tekenen, maar dat de foto bij de notulen wordt gevoegd.

 

4. Wacht niet te lang

Een zeer belangrijke tip om goed te notuleren is niet te lang te wachten met het uitwerken van uw aantekeningen. 24 uur na een vergadering weet men gemiddeld nog 90 procent van wat er is besproken. Na drie dagen is dat percentage gezakt naar 40 procent. Werk daarom bij voorkeur uw aantekeningen binnen 1 dag uit. Bijkomend voordeel is natuurlijk dat hoe eerder u de notulen rondstuurt, hoe meer tijd de overige leden hebben om hun actiepunten uit te werken.

Onderschat overigens niet de tijd die u nodig heeft voor het uitwerken van de notulen. Werk op een rustige plek waar u niet gestoord kunt worden en werk de notulen zo gestructureerd mogelijk uit. Gebruik een duidelijke kop met onderwerp, datum, de aanwezigen en de afwezigen en een overzicht van de behandelde agendapunten. Geef vervolgens elk agendapunt een eigen kopje.

 

5. Check het even

Onze laatste tip om goed te notuleren is om de notulen eerst te laten checken bij de voorzitter voordat u het rondstuurt. Vraag of de notulen volledig en correct zijn en of de inhoud klopt. Pas na akkoord van de voorzitter verstuurt u de notulen naar alle leden en belanghebbenden.

Verbeter uw notuleringsproces met Diligent Minutes. Deze tool is geïntegreerd in Diligent Boards™ en stelt u in staat efficiënter te notuleren tijdens de bestuursvergadering en eenvoudig actie-items toe te wijzen.

 

AANBEVOLEN BLOGS