Commentaar en achtergrond

Hoe nieuwe leden werven en onboarden voor de Raad van Commissarissen

Wat is de beste manier om nieuwe leden voor de Raad van Commissarissen te werven en te onboarden?

De voorzitter van de Raad van Commissarissen kondigt zijn vertrek aan.
De financiële expert van de Raad gaat vervroegd met pensioen.
Een zwaargewicht in uw RvC moet onverwacht opstappen.

Het is een gegeven: de samenstelling van de Raad van Commissarissen van elke organisatie is dynamisch. Soms is het vertrek van een van de leden al geruime tijd te voorzien, bijvoorbeeld bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Soms komt het onverwacht, vanwege een ernstige ziekte of een carrièreswitch. En een enkele keer is er een plotseling gedwongen vertrek vanwege ernstig disfunctioneren. Maar het is een feit: elke bestuursraad moet op een gegeven moment nieuwe leden werven en onboarden voor de Raad van Commissarissen.

Nieuwe leden voor de Raad van Commissarissen in 3 stappen

In alle gevallen krijgen de overgebleven leden van de Raad van Commissarissen te maken met de vraag: hoe kunnen we de ontstane vacature op een goede manier invullen? Tijdens het hele proces van vacature tot benoeming is het belangrijk om uw doel voor ogen te houden: een kundig en betrokken nieuw lid van de Raad van Commissarissen. Het gaat immers om een strategische positie in uw organisatie.

Bij grote bedrijven ligt er waarschijnlijk een kant-en-klare wervings- en selectieprocedure klaar. Bij kleine organisaties zijn er vaak ongeschreven regels voor de invulling van dergelijke vacatures. In alle procedures worden een aantal stappen onderscheiden die nodig zijn voor een geschikt nieuw lid van de RvC benoemd kan worden, en dat zijn altijd deze 3:

  • Profielschets maken
  • Kandidaten werven
  • Kandidaten selecteren

Die stappen kunt u uitvoeren met mensen van uw organisatie, of u kunt ze (gedeeltelijk) uitbesteden aan een wervings- en selectiebureau. Dat gebeurt vooral bij grote organisaties en/of zware functies. Voor externe partijen is het wervings- en selectieproces de hoofdtaak, terwijl het voor medewerkers in uw eigen organisatie waarschijnlijk een extra taak erbij is.

Toch blijft ook bij het inschakelen van een externe partij de inbreng vanuit uw eigen organisatie van onmisbaar, want de leden van uw RvC weten immers het meest over úw organisatie. Zij zijn op de hoogte van de actuele kwesties die spelen, de verschillende toekomstscenario’s waaruit een keuze moet worden gemaakt of de specifieke bestuurscultuur die vraagt om specifieke kandidaten.

Bij elke stap zijn er tal van keuzes te maken. In dit blog stip ik een aantal onderwerpen aan die wellicht ook voor uw organisatie van belang kunnen zijn. Daarmee wil ik u inspireren om na te denken buiten de geijkte paden.

Wat zet u in de profielschets?

In een profielschets staat na de beschrijving van de organisatie een opsomming van de gewenste kennis, ervaring, achtergrond en persoonlijke eigenschappen van de gedroomde kandidaat. Traditioneel is dat een lange tekst met veel bullet points, bedoeld om te zorgen dat alleen geschikte kandidaten zich melden voor de vacante functie van de Raad van Commissarissen. Inmiddels is ook een ander type profielschetsen in opkomst, korter en krachtiger. Natuurlijk wordt nog wel de belangrijkste eisen en wensen genoemd, maar het is geen ellenlange lijst meer. Ook het taalgebruik is anders, minder formeel en meer aangepast aan de stijl van het bedrijf. Een modernere profielschets spreekt vooral mensen aan die in de RvC nog weinig vertegenwoordigd zijn: vrouwen, jongeren en mensen met een andere culturele achtergrond. Zij laten zich eerder afschrikken door een eisenlijst waarbij ze niet aan alle punten voldoen, zo is herhaaldelijk bewezen.

Hoe komt in uw organisatie de profielschets tot stand? Worden alle wensen en eisen opgenomen, of een selectie? En wordt de tekst afgestemd op de andere communicatie-uitingen, zodat potentiële kandidaten een goed beeld krijgen van uw organisatie?

Kandidaten werven voor de RvC

Zodra de profielschets af is, kunt u kandidaten voor uw RvC gaan werven. Welke kanalen kiest u daarvoor? Gebruikelijk zijn een advertentie in een landelijke of regionale krant – afhankelijk van uw organisatie – en een plaatsing op een vacaturesite. Naast de formele kanalen zijn juist voor de RvC ook de informele van belang. Van oudsher zijn dat natuurlijk het old boys network en de golfclub, maar tegenwoordig zijn er natuurlijk veel meer zakelijke netwerken, al dan niet digitaal. En natuurlijk kunnen de leden van de RvC ook in hun eigen netwerk de vacante positie verspreiden, bijvoorbeeld via hun contacten met klanten, leveranciers, ex-collega’s of studiegenoten.

Wilt u voor de werving een headhunter of een bureau inschakelen, overweeg dan de keuze voor een bureau dat zich (ook) richt op groepen die weinig vertegenwoordigd zijn in uw raden. Een betere diversiteit zorgt immers voor een betere besluitvorming, zoals beschreven in een eerder blog. En misschien kunt u in een vergadering van uw RvC eens brainstormen over out-of-the-box manieren om kandidaten te werven. Zo’n discussie levert vast een paar waardevolle suggesties op! 

Kandidaten selecteren voor de Raad van Commissarissen

Na de werving volgt de selectie, en daarbij moeten belangrijke knopen worden doorgehakt. Kiest u voor iemand met veel ervaring, of geven persoonlijke eigenschappen de doorslag? Wilt u iemand met veel kennis van uw branche, of geeft u de voorkeur aan iemand met een groot en relevant netwerk? Er zijn tal van afwegingen te maken. Werkt u, zoals gebruikelijk, met een selectiecommissie, dan kan het in sommige gevallen toch zinvol zijn om de voltallige Raad van Commissarissen hierbij te betrekken. Het gaat immers om een belangrijke positie in uw organisatie. Maakt u gebruik van een goed beveiligde board portal, dan kunt u ook buiten de vergaderingen om gemakkelijk en vertrouwelijk de mening van medebestuurders polsen.

Afhankelijk van de grootte van uw organisatie kiest u – naast gesprekken met uw interne selectiecommissie – wellicht voor een aanvullend assessment of een gesprek met een selectiepsycholoog. U wilt immers de kans van slagen zo groot mogelijk maken.

Professionele Raad van Commissarissen

Heeft u eenmaal een geschikte kandidaat gevonden en is er wederzijdse overeenstemming over de taken en de vergoeding, dan is het feestelijke moment van de benoeming aangebroken. Daarna kan het nieuwe lid van uw RvC zich gaan inwerken. Met een digitaal bestuursplatform zoals Governance Cloud van Diligent is dat heel gemakkelijk, alle informatie van de RvC staat hier immers bij elkaar. Het is bovendien een professioneel visitekaartje van uw bedrijf.

AANBEVOLEN BLOGS