Commentaar en achtergrond

Hoe kunnen bestuurders in tijden van board portals nog betere vragen stellen?

De board portal voorbij: betere vragen stellen in de bestuurskamer

Informatie is de belangrijkste grondstof voor bestuurders. Altijd al geweest. Daarom heeft elke bestuurder het “recht” om tijdig over de nodige vergaderstukken en de volledige documentatie te beschikken. Dat alleen al maakt board portals zo nuttig. Want zo is alle informatie 24/7 beschikbaar voor elke bestuurder. Meer nog, via de “Diligent Messenger” kunt u elkaar rechtstreeks vragen stellen, zowel bilateraal als in heel de groep.

Het gebruik van onze board portal zou de indruk kunnen wekken dat bestuurders geen kritische vragen meer hoeven te stellen. Dat de praktijk van het “vragenkwartiertje” of de “rondvraag” zal wegdeemsteren. Men hoeft het maar te zoeken en te vinden… Ja toch? Nee, toch niet. Onze technologie biedt een springplank om tot een beter bestuur te komen.

Want eender welke vraag in de raad van bestuur kan meerdere functies hebben. Laten we eens van nabij bekijken welke vier soorten nuttige vragen u als bestuurder nog steeds ‘live’ kan stellen.

1. Vragen voor een beter begrip

U wil alle feiten kennen

Buiten de vergaderingen om kan een bestuurder met zijn feitelijke vragen altijd bij de voorzitter terecht. Want de voorzitter leidt de informatieverstrekking in goede banen. Maar ook tijdens de meeting krijgen de bestuurders daar volop de gelegenheid toe. Stel uw vragen op een onpartijdige en neutrale wijze. U wil immers opheldering en u wil dat elkeen over dezelfde informatie beschikt. Maar zorg er wel voor dat u vooraf de aangeduide documenten en verslagen gelezen hebt…

U wil zeker zijn dat u het goed begrepen hebt

Het gebeurt dat u een uitleg niet meteen begrijpt. Daarom bestaan er vragen “ter verduidelijking”. Als nieuwkomer in de raad doet u dit natuurlijk best vooraf, bij de voorzitter of de secretaris. Maar als u al langer lid bent van die raad mag u een dergelijke vraag zeker luidop stellen. De kans is dan immers groot dat nog anderen het ook niet weten of verstaan…

2. Vragen voor betere beslissingen

U wil grondiger ingaan op iets

Een gepast (niet-operationeel) thema of voorstel mag u gerust op een constructieve manier in vraag stellen. U kan vragen om het te herformuleren of te reframen. Door bijvoorbeeld te polsen naar de fundamentele kenmerken of de diepere drijfveren van een project. Of vraag hoe men dat zou toelichten aan een vijandige overnemer…

U kunt ook de daarin meest gespecialiseerde bestuurder expliciet verzoeken om zijn mening daarover toe te lichten. Nieuwe bestuurders moeten hier dan wel een duwtje in de rug krijgen. Zo nemen bestuurders hun strategische beslissingen met een grotere doordachtheid.

U wil foute veronderstellingen vermijden

Iedereen neemt bepaalde zaken automatisch aan. Daarom juist moeten raden van bestuur divers samengesteld zijn. Wat de ene vanzelfsprekend vindt zal de andere misschien betwijfelen. Door bestaande “vooronderstellingen”, uitgangspunten of containerbegrippen expliciet aan te kaarten kan u alle violen gelijk stemmen en fouten vanuit het groepsdenken vermijden.

U wil de beste keuze maken

Als er meerdere ideeën en voorstellen op tafel liggen kunnen bijkomende vragen helpen om de belangrijkste criteria of de prioriteiten te bepalen. Welke waarden of principes moeten zwaarder doorwegen in de evaluatie? Welke andere opties hebben het niet gehaald en waarom niet? Met uw scherpe vragen helpt u om een consensus te bereiken.

Goede vragen stellen blijft een kunst – en is onderdeel van de board portalcultuur: oftewel hoe best practices en digitale tools samenkomen in het beste bestuur. 

3. Vragen voor de continuïteit

U wil de toekomst visualiseren

Een strategische sessie nodigt u uit om eens resoluut vooruit in de toekomst te kijken. Durf het dan aan om de hele horizon te verkennen. Hoe moet deze onderneming er uitzien binnen de 20 jaar? Hoe ziet onze gemeenschap er uit binnen 10 jaar? Hoe zullen digitale technologie of maatschappelijke verantwoordelijkheid onze organisatie de komende 5 jaar beïnvloeden?

U wil dat de eigen waarden en principes centraal blijven staan

Bij een strategische meeting of een periodieke evaluatie is het wenselijk om naar de fundamentele kenmerken van de eigen raad te peilen. Hoe voegt deze raad waarde toe? Zijn de nodige kennis en competenties nog steeds aanwezig? Is de duurzame continuïteit voldoende verzekerd? Vraag er naar als het niet spontaan aan bod komt.

U wil nieuwe ideeën opwekken

Een uitdagend geformuleerde vraag kan altijd een discussie doen ontstaan. Zo krijgen nieuwe perspectieven of opportuniteiten een kans om op te borrelen. De voorzitter moet dus een sfeer scheppen die het voor de bestuurders comfortabel maakt om ideeën te spuien en hun creativiteit bot te vieren. De kritische filtering gebeurt dan later wel.

4. Vragen voor een betere controle

U wil het management bij de les te houden

In de raad en in de comités kunnen bestuurders zich rechtstreeks tot de directie wenden met hun opvolgingsvragen. Wordt de strategie correct uitgevoerd? Zijn de kosten onder controle? Hoe is de sfeer bij de medewerkers? Zijn de KPI’s gehaald? Toon interesse en volg het op. Het ligt voor de hand dat u mag doorvragen als een antwoord u niet bevalt. Maar u maakt er best geen kruisverhoor van.

U wil een onethische aanpak of een mistoestand aan de kaak stellen

Soms vreest u als bestuurder dat er iets ernstigs aan de hand is en dat u dit aan de kaak moet stellen. Dan contacteert u best eerst de voorzitter om te overleggen hoe u dit het best aanpakt. Maar u moet het als bestuurder dus ook aandurven om de kat de bel aan te binden. Met een pertinente vraag bijvoorbeeld. Niets is erger dan een “olifant in de bestuurskamer”: een onuitgesproken probleem dat alles verlamt.

De kunst van het vragen stellen

1. Bij het stellen van vragen zijn ook telkens de woordkeuze, de toon en de lichaamstaal van belang. Eenzelfde topic kunt u op verschillende manieren aankaarten. Zorg er bijvoorbeeld voor dat uw focus op de inhoud zo breed mogelijk is en dat u niemand onnodig in het persoonlijke defensief dwingt.

2. Het regelmatig stellen van vragen is een uitstekende manier om een goede werkrelatie met de andere bestuurders en managers te ontwikkelen. Maar luister ook steeds aandachtig naar de vragen en antwoorden van de collega bestuurders.

3. Het aantal vragen op de raad is zeker geen maatstaf om te mogen stellen dat de informatieverschaffing vanuit het management te kort schiet. Integendeel. Enerzijds is het een slecht idee om de bestuurders te overladen met een teveel aan informatie, anderzijds dragen de verschillende vraagmogelijkheden juist bij tot een grotere dynamiek en een betere besluitvorming.

4. Meer nog, het stellen van vragen is het belangrijkste middel om uw bestuurders-verantwoordelijkheid ten volle op te nemen. Oefen u daarin zodat u dankzij een alerte vraagstelling de weinige tijd die bestuurders samen doorbrengen optimaal kan gebruiken. Het is veel beter dat u met interessante vragen het management het vuur aan de schenen legt dan dat hetzelfde management de vergadertijd volpraat met presentaties en o zo positieve overzichten.

5. Het board portal en zijn interactiemogelijkheden bieden u een handige manier om u uit eerste hand te informeren over de financiën en de algehele stand van zaken.

Dankzij alle modaliteiten van onze Governance Cloud kan u zich uitstekend voorbereiden om op de vergadering zelf met ijzersterke vragen een grote toegevoegde waarde te leveren aan de gedachtewisseling en de besluitvorming. Want waar technologie het pad kruist van het gezond verstand en de ruime bedrijfservaring komen we tot een echt ‘deugdelijk’ bestuur! Vraag een demo aan en zie wat we bedoelen. 

AANBEVOLEN BLOGS