Best practices

Hoe helpt de bestuurssecretaris nieuwe directieleden bij een soepele onboarding?

Onboarding nieuwe bestuurder

Als u niet weet bij wie u moet zijn, gaat u naar de bestuurssecretaris. Een bestuurssecretaris kan u doorgaans rechtstreeks helpen of in de juiste richting wijzen. De bestuurssecretaris is dan ook de aangewezen persoon om nieuwe bestuursleden te begeleiden en al hun vragen te beantwoorden.

Bestuurssecretarissen, general counsels en directiesecretaressen belast met de onboarding van nieuwe bestuursleden doen er goed aan om een proces te ontwikkelen hiervoor. De onboarding kan een formele oriëntatie zijn, met video’s, een voorstelling met grafieken of presentaties door kaderleden, maar zo ingewikkeld hoeft het niet te zijn. Een informele bijeenkomst bij iemand thuis is ook een optie. Het belangrijkste is dat er iets aan wordt gedaan.

De introductie begint in feite al tijdens het proces van nomineren en werven. Nadat een nieuwe collega is gekozen door het bestuur, is het tijd voor een goede oriëntatie. Nieuwe bestuursleden willen meestal veel leren over de organisatie waarvoor ze gaan werken. Met een grondige introductie krijgen nieuwe bestuursleden en directieleden de basisinformatie waarmee ze direct goed van start kunnen.

Een onboarding proces stapsgewijs uitvoeren kan in het begin overweldigend lijken. Maar nadat de secretaris dit proces een aantal keer heeft doorlopen, zal dit soepeler gaan. Het resultaat voor de organisatie is dat nieuwe bestuursleden zich meer betrokken voelen bij de zaak en de organisatie nog beter kunnen vertegenwoordigen.

Zorg voor een kennismaking met de organisatie en andere leidinggevenden

Bestuurssecretarissen moeten voor de oriëntatie een ruimte creëren die aangenaam en uitnodigend is.

Wanneer er meerdere bestuursleden worden geïntroduceerd, kan het handig zijn om kaartjes, naamplaatjes of beide te gebruiken. Op die manier hoeven de nieuwe bestuursleden niet direct alle namen te onthouden. U kunt het introductieproces beginnen met een korte biografie van de huidige bestuursleden, belangrijk personeel, commissies, commissieleden en commissievoorzitters. Voor nieuwe bestuursleden is het handig om een uitdraai van de biografieën en een kleine foto van de andere directieleden te krijgen.

De bestuursvoorzitter of CEO geeft bij een formele introductie meestal een korte presentatie. Andere directieleden kunnen de introductie bijwonen en een beknopte samenvatting geven van hun taken en verantwoordelijkheden, zodat nieuwe bestuursleden beter bekend raken met hun rollen. Bij sommige bedrijven is het traditie om ook een formele beëdigingsceremonie uit te voeren.

Sluit het introductieproces af met een rondleiding door het gebouw.

De introductieperiode is niet alleen bedoeld om nieuwe leden over de organisatie te informeren. De bestuurssecretaris kan zo ook meer te weten komen over het nieuwe bestuurslid en waar hij of zij hoopt de organisatie van dienst te kunnen zijn. Dit gesprek kan ertoe leiden dat de bestuurssecretaris een andere persoon aanwijst als mentor voor het nieuwe lid.

Bied inzicht in het handboek voor bestuurders

Het handboek voor bestuurders (soms bestuurshandboek genoemd) heeft twee doeleinden. Het dient als inleiding tot bedrijfsvoorschriften en andere formele documenten. Daarnaast dient het als referentiemateriaal bij vragen tijdens bestuursvergaderingen.

Het bestuurshandboek kan in verschillende vormen verschijnen. Het kan een mooie, georganiseerde manual zijn met tabbladen voor diverse gedeelten. Veel bedrijven vinden papieren mappen echter te lastig om mee te werken en bij te houden en geven de voorkeur aan digitale gegevens. Het is handig, of zelfs beter, om digitale versies van het bestuurshandboek te verstrekken of toegang te bieden via intranet of een board portal. Ongeacht de vorm, is het belangrijk dat het bestuurshandboek zo vaak als nodig wordt bijgewerkt en alle relevante informatie bevat. De bestuurssecretaris is doorgaans verantwoordelijk voor het bijhouden van het handboek.

Het bestuurshandboek begint meestal met basisinformatie over bijvoorbeeld de geschiedenis, missie, doelstelling en waarden van de organisatie. Tevens moeten de bedrijfsvoorschriften en ondermeer relevante regelgeving worden opgenomen. Het handboek bevat ook andere belangrijke documenten die het bestuurslid van tijd tot tijd wellicht moet raadplegen tijdens zijn dienst als bestuurslid.

Bespreek juridische verplichtingen, beleid en verwachtingen

Het is een grote stap om bestuurslid van een organisatie te worden, zeker als het de eerste keer is. Het zal een lonende ervaring zijn en kan ook erg veel voldoening geven. Bij het bespreken van het zakelijke gedeelte van de rol als bestuurslid moet de bestuurssecretaris benadrukken dat de rol van bestuurslid meer is dan een symbolische. Bestuurders hebben veel verantwoordelijkheden.

Als eerste dient het nieuwe lid een papieren kopie te ontvangen van de functieomschrijving en verantwoordelijkheden. De belangrijkste verantwoordelijkheden zijn de fiduciaire plichten. Het is dus noodzakelijk dat de bestuurssecretaris uitlegt wat deze plichten zijn en wat ze inhouden, waaronder:

  1. Loyaliteitsplicht: om te goeder trouw te handelen voor de organisatie
  2. Zorgvuldigheidsplicht: om taken uit te voeren zoals een normaal, verstandig persoon zou doen
  3. Nalevingsplicht: om te functioneren overeenkomstig de wet

Nieuwe bestuursleden moeten inzien dat zij of de organisatie aansprakelijk kunnen zijn wanneer niet aan de fiduciaire plichten wordt voldaan.

Het introductieproces kan in het begin overweldigend zijn. De bestuurssecretaris kan kopieën van nuttige documenten verstrekken en aanbieden deze later nog eens door te nemen. Denk hierbij aan de volgende documenten:

  • Bestuursbeoordeling van vergoeding bestuursvoorzitter/CEO
  • Samenvatting van verzekering voor bestuurs- en kaderleden of andere verzekeringen
  • Klokkenluidersregeling
  • Beleid voor belangenverstrengeling
  • Beleid voor reiskostenvergoeding
  • Andere belangrijke beleidsgebieden
  • Kalender met gebeurtenissen

De bestuurssecretaris kan ervoor kiezen deze documenten als referentiemateriaal op te nemen in het bestuurshandboek.

Nuttige hulpmiddelen en tips voor de voorbereiding op vergaderingen

Het nieuwe bestuurslid zal zijn of haar tijd als vrijwilliger met name besteden aan bestuursvergaderingen. De meeste nieuwe bestuursleden ontvangen graag tips over het plannen en voorbereiden van een bestuursvergadering.

Ten eerste hebben ze een kalender van de vergaderingen nodig, inclusief de tijd en locatie. Verstrek een kopie van recente financiële rapporten, geaudite financiën en verslagen over donateursactiviteiten. Geef ook een kopie van de agenda’s van de afgelopen vergaderingen. Blik kort terug en informeer of er nog vragen zijn. Herinner de bestuursleden eraan dat zij verantwoordelijk zijn voor de controle van deze rapporten, dat ze vragen moeten stellen ter verduidelijking en dat ze deze moeten gebruiken om andere bestuursleden te helpen met de strategische planning.

Het is ook nuttig om in het kort te beschrijven hoe de bestuursvergaderingen verlopen, zodat de leden zich vast een beeld kunnen vormen. Dit geldt ook in het bijzonder voor het vooraf en na afloop ter beschikking stellen van relevante documenten en vergaderstukken, op papier of via een board portal.

Tot slot

Nieuwe bestuursleden zien soms op tegen de zwaarte van hun nieuwe verantwoordelijkheden. Een soepel introductieproces zorgt ervoor dat nieuwe bestuursleden deze nieuwe taken vol vertrouwen op zich kunnen nemen. Andere bestuursleden moeten niet verwachten dat ze alles meteen onthouden. Bestuurservaring kost tijd. Het is belangrijk dat nieuwe bestuursleden de onboarding zien als slechts het begin van hun training. Het gehele bestuur dient een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van het bestuur of hoofddirectie.

AANBEVOLEN BLOGS