Bestuursvergadering

Een board portal en de voordelen voor de company secretary

Praten we over Modern Governance van multinationals, MKB/KMO-bedrijven of non-profit organisaties, dan denken we meestal aan de Raad van Bestuur. Dat is logisch, want de leden van de RvB, dat zijn de mensen die op de voorgrond treden, die knopen doorhakken en de koers bepalen. Om te zorgen dat zij hun werk goed kunnen uitvoeren, zijn mensen nodig die op de achtergrond het bestuurlijke proces organiseren en uitvoeren. Een belangrijke functionaris daarbij is de company secretary, die de administratieve taken voor de RvB uitvoert. Ook voor de company secretary biedt een board portal veel voordelen: alle werkzaamheden zijn gemakkelijker én sneller uit te voeren.

 

Wat doet de company secretary?

De company secretary is in de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk al heel lang bekend, in Nederland is de functie tamelijk nieuw en wordt ook wel ‘bestuurssecretaris’ genoemd. De taken verschillen per bedrijf. De planning, organisatie en verslaglegging van de vergadering vormen de basis, vaak hoort ook het bewaken van de corporate governance erbij en soms juridische taken. Soms ondersteunt de company secretary zowel de RvB als de RvC en soms heeft elke raad zijn eigen secretaris. Dit hangt af van het type en de grootte van het bedrijf.

 

Minder werk dankzij de board portal

Voorafgaand aan elke vergadering van de RvB, en soms de RvC, maakt de company secretary de agenda, verzamelt de bijbehorende stukken en informeert de bestuurders hierover. Een board portal maakt al deze taken gemakkelijker. Elke board portal heeft een eigen structuur, en bij Diligent hebben we gekozen voor de bestuursvergadering als kapstok. Dat betekent dat per bestuursvergadering alle documenten worden opgeslagen, zoals de agenda met bijbehorende documenten, en het verslag met de actie- en de besluitenlijst.

Met een board portal is het voor de company secretary heel eenvoudig om bijvoorbeeld een vaste structuur te maken voor de agenda, en die direct over te nemen voor het verslag. De vergaderstukken, die als bijlage bij de verschillende agendapunten worden opgeslagen, kunnen gemakkelijk worden geactualiseerd of aangepast. Een groot voordeel van de board portal is dat de company secretary de leden van de RvB of RvC alleen hoeft te informeren over de vergadering en kan verwijzen naar de board portal. Het is niet meer nodig de afzonderlijke documenten te printen en per koerier te laten bezorgen, of ze per mail toe te sturen. Dat levert veel tijdswinst op, vooral bij het toevoegen van nieuwe of aangepaste documenten – iets wat heel regelmatig gebeurt. Natuurlijk is het ook mogelijk een automatische herinnering te versturen voor de vergadering.

Na de vergadering maakt de company secretary de notulen. Met een board portal is het een fluitje van een cent om de lijst met aanwezige en afwezige bestuurders te maken vanuit een centrale database. Dat heeft als bijkomend voordeel dat ingewikkelde namen altijd goed gespeld worden. Ook actielijsten, besluitenlijsten en stemmingen zijn eenvoudig vast te leggen. Al deze documenten kunnen snel na de vergadering samen met het verslag in de board portal worden opgeslagen en gedeeld met de bestuurders. Dankzij de aparte actielijsten kan elke bestuurder afzonderlijk met één druk op de knop en ruim voor de vergadering nog eens worden geattendeerd op zijn of haar klus.

 

Meer overzicht

Uit gesprekken met company secretaries weten we dat de gestructureerde opzet van de board portal niet alleen tijd bespaart bij elke vergadering, maar ook meer overzicht geeft. Dat biedt voordelen bij klussen die maar af en toe voorbijkomen. Een nieuw lid van de RvB bijvoorbeeld hoeft alleen nog maar toegang te krijgen tot de board portal. Het is niet nodig de relevante documenten op te sturen of te mailen. En het geordende overzicht van alle vergaderingen is een goede basis voor het maken van een jaarverslag.

Uiteindelijk dragen board portals bij aan het beter functioneren van de company secretaries, en daarmee ook aan het werk van de Raad van Bestuur en dus een betere governance. En dan hebben we hier nog niet eens gesproken over het grote voordeel van een streng beveiligde digitale omgeving, die de hoogst mogelijke bescherming biedt voor alle vertrouwelijke informatie van de RvB en daarmee de kans op cybercriminaliteit verkleint.

 

Board portal van Diligent, veilig en klantvriendelijk

Board portals zijn geschikt voor multinationals en vooruitstrevende MKB/KMO-bedrijven. Diligent, wereldwijd een van de grootste en bekendste leveranciers van board portals, scoort hoog op veiligheid en klantvriendelijkheid. Zowel bestuurders als company secretaries waarderen onze software voor Modern Governance. Kijk hier voor meer informatie of vraag geheel vrijblijvend een demo aan van Governance Cloud aan. We helpen u graag verder op weg naar beter besturen.

AANBEVOLEN BLOGS