Commentaar en achtergrond

Digitaal archiveren belangrijker dan ooit

Secure File Sharing van Diligent voor digitaal archiveren

Nu de digitalisering steeds verder om zich heen grijpt binnen organisatiestructuren, neemt de kans op gegevenslekken of het onzorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie toe. Om reputatieschade of financiële gevolgen te voorkomen en tegelijkertijd gevoelige data snel en efficiënt in te voeren, te bewerken, op te slaan en te delen, is digitaal archiveren een onmisbaar onderdeel van het applicatielandschap binnen een organisatie.

De oude archivaris
In het pre-digitale tijdperk was een archivaris nog een onmisbare functie binnen een bedrijf. Nu alle documentatie via de digitale weg wordt gemanaged, is dit vroeger geprezen beroep al geruime tijd achterhaald. Maar wie bewaakt nu de belangrijke documenten en wie zorgt dat deze niet in de verkeerde handen vallen? De financiële en juridische documenten moeten daarnaast conform de eisen van good governance worden bewaard. Maar wie houdt oog voor privacy? En wie vernietigt documenten als de bewaartermijn is verstreken? De meeste communicatie binnen ieder bedrijf verloopt weliswaar digitaal; de ouderwetse archivarissenfunctie blijft echter wel bestaan.

Steeds complexer
Menig bedrijf krijgt er tegenwoordig mee te maken: reputatieschade door grootschalige datalekken of onoorbare privacyschendingen. Los van het negatieve en dus schadelijke beeld naar buiten zijn de boetes bij overschrijding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet mals. Maar al te vaak ligt menselijk falen ten grondslag aan het ongewenst naar buitenkomen van bedrijfsinformatie. E-mails, dossiers en rapporten vol gevoelige informatie komen in handen van onbevoegden simpelweg door het rondslingeren van een usb-stick of het achterlaten van een ordner in de trein.

Onze samenleving en ook onze corporate governance-omgeving verandert onder de digitalisering razendsnel. De datastroom waarmee wij dagelijks werken neemt exponentieel toe. De kans dat documenten zoekraken wordt daarmee ook steeds groter. Een digitaal archiefsysteem is zoveel meer overzichtelijk als het was ten tijde van het papieren tijdperk. Naarmate de complexiteit binnen een organisatie toeneemt, hoe groter het risico dat informatie niet of te moeilijk vindbaar is. Het wordt nog ingewikkelder wanneer het aspect van authenticiteit en integriteit van informatie wordt bezien.

Het is niet altijd even duidelijk of documenten als laatste versie zijn opgeslagen in het archief. Informatie gaat vaak langs vele wegen en het komt dikwijls voor dat een definitief document alsnog door een werknemer bewerkt wordt. Dat is niet alleen slecht voor de bedrijfsvoering, het kan ook wettelijk verplicht zijn documenten veilig en in een onveranderbaar formaat op te slaan.

Digitaal archiveren
Digitaal archiveren is belangrijker dan ooit. In de wetenschap dat menselijk gedrag moeilijk te beïnvloeden valt, is het des te belangrijker om een goed digitaal archief te implementeren. In een digitaal archiefsysteem wordt informatie veilig en onveranderbaar opgeslagen. Een digitaal archief combineert de kracht van het ouderwetse archiveren.

Secure File Sharing van Diligent
Diligent biedt met de speciaal voor complexe organisatiestructuren ontwikkelde software Secure File Sharing een end-to-end oplossing voor beveiligde gegevensopslag, documentbeheer en het delen van documenten. Hiermee wordt de veiligheid van een kluis gecombineerd met de voordelen van digitale archivering.

Een digitaal archief heeft:

1. Een centrale plek
Met een digitaal archiefsysteem wordt alle informatie op één centrale plek bewaard. Medewerkers zijn goed op de hoogte hoe en waar ze hun documenten moeten opslaan en aan welke eisen ze moeten voldoen.

2. Onveranderbaar
Een belangrijke voorwaarde bij digitaal archiveren is dat de opgeslagen versie onveranderbaar is. Zo kan worden geborgd dat een eenmaal opgeslagen document in het digitale archief de juiste en meest actuele versie is en dat deze na archivering ongewijzigd is gebleven.

3. Rechtenstructuur
Aangezien niet iedere medewerker toegang moet worden verleend tot specifieke informatie is het van belang dat binnen een digitaal archiefsysteem een rechtenstructuur wordt toegekend. Zo gaan bijvoorbeeld financiële zaken of HRM-zaken slechts een geringe groep werknemers aan. Door rechten toe te kennen aan een beperkte groep mensen kan dat wat vertrouwelijk is ook vertrouwelijk blijven.

4. Compleet beeld
Met digitaal archiveren wordt de documentenstroom en de aanhangige gebruikersrechten automatisch inzichtelijk. Het geeft een compleet beeld van alle informatie die op duurzame wijze gearchiveerd moeten worden.

5. Tijdig vernietigen
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming moeten specifieke documenten binnen een vastgestelde termijn worden vernietigd. Kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers moeten bijvoorbeeld zijn vernietigd zodra het betreffende document is verlopen. Binnen een integraal digitaal archief wordt de verloopdatum van documenten geregistreerd om daarna een herinnering te versturen aan een daarvoor verantwoordelijke medewerker.

De kenmerken van een digitaal archief
Een goed digitaal archief kenmerkt zich door authenticiteit, integriteit, vindbaarheid en veiligheid.

Authenticiteit
Digitaal archiveren garandeert dat een opgeslagen document daadwerkelijk het oorspronkelijke document is.

Integriteit
Een goed digitaal archief zorgt ervoor dat een document intact blijft en niet zodanig veranderd kan worden dat de betekenis ervan niet meer duidelijk is. Wijzigingen zijn tot op zekere hoogte aanvaardbaar, zolang de oorspronkelijke betekenis of functie van het document er niet door wordt aangetast.

Vindbaarheid
Een heldere en toegankelijke structuur van een digitaal archief en het effectief gebruik van metadata verzekert de mogelijkheid om informatie snel en eenvoudig te vinden.

Veiligheid
Een optimale beveiliging van documenten binnen een beveiligde omgeving is een essentiële voorwaarde voor digitaal archiveren.

Secure File Sharing
De Secure File Sharing-oplossing van Diligent is meer dan alleen software voor documentbeheer. Het is ook geschikt om documenten veilig te verzamelen en te ordenen, zodat executives direct en gemakkelijk over essentiële documenten kunnen beschikken tijdens bijvoorbeeld een bestuursvergadering.

Secure File Sharing van Diligent is volledig te integreren met de governance software van Diligent waarmee informeel workflowmanagement, beheerfunctionaliteit en communicatie-opties in een integraal systeem samenkomen.

Vraag een demo aan om deze oplossing zelf te ervaren.

AANBEVOLEN BLOGS