Compliance

De voordelen van een systeem voor entiteitsbeheer

De belangrijke personen die verantwoordelijk zijn voor naleving, toezicht en juridische zaken zijn vaak de drukbezette personen in een organisatie. Zij zorgen niet alleen dat de organisatie haar goede reputatie blijft houden en op een legale wijze kan blijven opereren door aan de regels te voldoen, maar moeten ook continu vragen beantwoorden over de boekhouding, dossiers ophalen en rapporten voor andere personen in de organisatie genereren. 

Als dat werk handmatig wordt gedaan of plaatsvindt via een platform dat niet specifiek als systeem voor entiteitsbeheer werd ontwikkeld, wordt naleving door het juridische team alleen maar ingewikkelder. De voordelen van een systeem voor entiteitsbeheer dat speciaal voor dat doel werd ontwikkeld zijn talrijk. Zo’n systeem kan dan ook enorme invloed hebben op bedrijfsactiviteiten en naleving. Laten we eens kijken naar de voordelen van een systeem voor entiteitsbeheer en hoe de juiste software de efficiëntie binnen het team kan verhogen. 

Zes voordelen van het gebruik van een systeem voor entiteitsbeheer

1 Houd tijd over voor strategische zaken

Al die vragen om rapporten – en het maken van de rapporten zelf – kosten niet alleen tijd en energie, maar houden ook het gewone werk op. Dat kan resulteren in heel reactief beleid ten aanzien van naleving en toezicht, wat weer kan leiden tot fouten en problemen die allang waren aangepakt als de processen efficiënter zouden zijn geweest. Eén van de grote voordelen van een systeem voor entiteitsbeheer is de winst in efficiëntie: deponeer en rapporteer sneller, automatiseer onderdelen van processen en gebruik meldingen en agenda’s om belanghebbenden tot actie te zetten. Zo is er meer ruimte om proactief te zijn over toezicht en naleving.

2 Zorg voor entiteitsgegevens van hogere kwaliteit

Als entiteitsgegevens in een centrale opslagplaats in een uiterst veilige cloudomgeving worden opgeslagen, wordt de integriteit van die gegevens beschermd. Er is minder kans op menselijke fouten of duplicates van de bedrijfsgegevens. De entiteitsgegevens die voor rapporten worden gebruikt kloppen hierdoor en zijn actueel en van hogere kwaliteit. Entiteitsgegevens van hogere kwaliteit leiden op hun beurt tot minder risico’s op gebrekkige naleving en resulteren in efficiëntere audits. 

3 Zorg voor naleving voor elke entiteit en elk rechtsgebied

Dit voordeel van een systeem voor entiteitsbeheer lijkt zo simpel, maar verdient toch aandacht: nalevingsprocessen worden efficiënter en beter gestroomlijnd. Bovendien resulteert elk proces in automatische deponering bij lokale regelgevende instanties (in elk geval die instanties die elektronische aangifte mogelijk maken). Door aangiftes op basis van entiteitsgegevens van betere kwaliteit en een nauwkeuriger bedrijfsrecord te automatiseren, kunnen juridische en compliance teams de naleving voor elke entiteit helpen waarborgen zonder te hoeven zoeken naar details in tal van verschillende systemen. 

4 Beheer de risico’s voor entiteiten

Deze centrale opslagplaats voor bedrijfsgegevens en de geautomatiseerde deponeringen en efficiëntere processen helpen een organisatie op hun beurt bij het beheren van entiteitsrisico’s. Iedereen in de organisatie die verantwoordelijk is voor risicobeheersing heeft toegang tot realtimegegevens. Andere belanghebbenden ontvangen een melding als zij aan de beurt zijn in het proces. Een nalevingsagenda kan laten zien wanneer gegevens moeten worden gedeponeerd, terwijl een speciaal dashboard deze meldingen en agenda’s kan weergeven en een eenvoudige RAG-status kan tonen om risicoproblemen inzichtelijk te maken. 

5 Zorg dat de bedrijfsgegevens toegankelijk zijn

Toegankelijkheid is heel belangrijk als het gaat om de voordelen van een systeem voor entiteitsbeheer. Een systeem voor entiteitsbeheer helpt u om op het juiste moment de juiste informatie bij de juiste personen te bezorgen – in een vorm waar zij iets mee kunnen; een cloudsysteem voor entiteitsbeheer is niet gebonden aan het bedrijfsnetwerk en gaat nog een stap verder: elke belanghebbende kan – zelfs tijdelijk – toegang krijgen tot alle gegevens die hij moet zien en tot elk document dat hij moet aftekenen. Daarmee biedt een systeem voor entiteitsbeheer een groot voordeel ten opzichte van bijvoorbeeld een archiefkast of Sharepoint-systeem en hoeft het IT geen veilige zakelijke accounts te configureren voor externe belanghebbenden. 

6 Zorg voor één bron van waarheid

Al deze voordelen vzijn niets waard zonder dit laatste voordeel: één algemene, betrouwbare bron voor alle gegevens met betrekking tot entiteiten. Alle voordelen die we hebben genoemd, kunnen natuurlijk ook ergens anders worden geboden, maar dat brengt meer risico’s voor entiteitsbeheer met zich mee. Want corrupte gegevens, ontbrekende aangiftes en incidenten rondom cyberbeveiliging zijn dan onvermijdelijk. Eén centrale bron heeft als voordeel dat iedereen – van het compliance team tot het bestuur en externe belanghebbenden – dezelfde gegevens bekijken. Daardoor hebben de juiste personen op het juiste moment toegang tot de juiste informatie en kan de naleving voor alle mogelijke beheerde entiteiten worden gewaarborgd. Eén centrale bron maakt een einde aan informatiesilo’s, waarborgt de schaalbaarheid, maakt innovatie mogelijk en zorgt dat beslissers krijgen wat ze nodig hebben. 

De voordelen van het juiste systeem voor entiteitsbeheer

Natuurlijk reiken de voordelen van een systeem voor entiteitsbeheer alleen zo ver als u technologie koopt die niet werd ontwikkeld voor uw specifieke behoeften. Er zijn veel technologische oplossingen die beweren entiteitsbeheer te ondersteunen, maar waarbij dat slechts een aspect van een hele reeks oplossingen is en waarbij soms zelfs oudere technologie voor entiteitsbeheer wordt ingebouwd. 

Toch zijn de voordelen van het juiste systeem het overwegen waard. Wanneer u een systeem kiest dat specifiek voor entiteitsbeheer is bedoeld (en dus is ontwikkeld voor niets anders dan dát specifieke doel), kiest u technologie die de efficiëntie kan verbeteren zonder dat er enorme investeringen hoeven te worden gedaan in toevoegingen of widgets. 

Diligent heeft zo’n systeem. Het werd specifiek ontwikkeld om managers op het gebied van naleving en toezicht én juridische teams te helpen bij het centraliseren, beheren en effectief structureren van hun bedrijfsgegevens. De voordelen van dit systeem zijn dan ook legio: 

  • Sla informatie over entiteiten, zoals documenten, contracten en organogrammen, in een extreem veilig formaat op 
  • Maak rapporten op het gebied van toezicht en naleving voor interne doeleinden 
  • Deponeer vanuit het systeem rechtstreeks de digitaal verplichte formulieren bij wereldwijde regelgevende instanties 
  • Gebruik nalevingsagenda’s, herinneringen en processen om de nauwkeurigheid van de bedrijfsgegevens te beheren en entiteitsgegevens van hogere kwaliteit te genereren
  • Integreer met de board portal en het platform voor het veilig delen van documenten om een naadloze en uiterst veilige centrale opslagplaats voor de bedrijfsgegevens te maken 

Meer weten over de oplossing van Diligent voor entiteitsbeheer?

Plan een demo of vraag een informatiekit aan om te ontdekken hoe Diligent u kan helpen om één centrale bron van gegevens te maken voor uw organisatie.

AANBEVOLEN BLOGS