Best practices

Bestuurscommunicatie 2.0, dat werkt efficiënt en papierloos

Bestuurscommunicatie 2.0

Besturen in de Raad van Bestuur of de Raad van Commissarissen, dat betekent veel stukken lezen, over de inhoud ervan nadenken, een gefundeerde reactie geven op basis van uw expertise en ervaring, discussiëren met uw medebestuurders en tot slot samen een besluit te nemen. Het is natuurlijk essentieel om voor de vergadering over de verschillende agendapunten na te denken en uw reactie voor te bereiden. Geeft u opbouwende feedback, stelt u verdiepende vragen, of heeft u misschien ook een paar kritische kanttekeningen? Wat uw reactie ook is, de bestuurscommunicatie kan tegenwoordig een stuk gemakkelijker en efficiënter verlopen dan vroeger.

Hoe ging het vroeger?

Tot een paar jaar geleden moest u de agenda en de bijbehorende vergaderstukken terugzoeken in uw mailbox. Daarbij bestond er ook een grote kans dat er verschillende versies van een bepaald stuk in omloop waren, dus dan moest u eerst de goede versie vinden. De agenda en de vergaderstukken moest u printen, lezen en van commentaar voorzien in de kantlijn of op een geeltje. Met een hele stapel papier ging u naar de vergadering.

Een verslag met een lijst van de aan- en afwezige leden, de genomen besluiten en de toegewezen acties kreeg u ongeveer na een week na een vergadering in uw mailbox.

Sommige bedrijven waren vooruitstrevend en maakten gebruik van een digitale informatieopslag. Meestal merkte al gauw iemand op dat de beveiliging hiervan onvoldoende was, en dat het systeem niet meer was dan een opslagplaats van documenten met weinig toegevoegde waarde.

De voordelen van bestuurscommunicatie 2.0

Tegenwoordig hebben de leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen prachtige tools tot hun beschikking om hun werk gemakkelijker en efficiënter te maken. Of misschien kan ik beter zeggen: die ervoor zorgen dat de organisatie van hun werk minder moeite kost, want het besturen op zich is er in deze dynamische tijd zeker niet eenvoudiger op geworden. Het gemak zit in het werken met een professioneel bestuursplatform. Zo’n platform in de vorm van Saas, voluit Software as a Service, is een IT-dienst waarbij de software en de data in de cloud worden opgeslagen. Dergelijke bestuursplatforms, waaronder ook de Governance Cloud van Diligent, zijn speciaal ontwikkeld voor Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen. Ze bieden de leden van de RvB en de RvC een veilige werkomgeving met efficiënte tools, zodat alle aandacht naar de inhoud kan gaan en niet naar het verzamelen en bij elkaar houden van informatie.

Governance Cloud omvat ook Messenger, de tool voor veilige bestuurscommunicatie, geïnspireerd op populaire berichtenapps maar rigoreus beveiligd om risico op onderschepping van berichten te voorkomen. Lees verder over het belang van beveiligde tools voor bestuurscommunicatie.

Voordelen bij de voorbereiding van een vergadering:

  • De vergadermappen vormen het hart van het platform, hier kunt u altijd en overal op al uw apparaten de meest recente documenten vinden, op een overzichtelijke manier gerangschikt.
  • Aan elk agendapunt zijn de relevante stukken gekoppeld.
  • U kunt uw eigen aanvullingen en vragen als opmerking bij uw versie van elk vergaderstuk plaatsen.
  • Voor elke opmerking kunt u kiezen of, en zo ja met wie, u deze wilt delen. Kiest u ervoor een bepaalde opmerking te delen, dan hoeft u alleen de betreffende namen aan te klikken in de ledenlijst. Dat biedt de mogelijkheid voor vooroverleg in klein comité tussen de vergaderingen door.
  • U kunt een document offline bewerken en zodra uw device weer met internet verbonden is, worden de versies automatisch gesynchroniseerd.
  • U werkt altijd in een streng beveiligde omgeving
  • Met de ingebouwde Messenger-functie beschikt u over een streng beveiligd communicatiekanaal dat speciaal ontwikkeld is om vertrouwelijke informatie uit te wisselen en bestuurszaken te regelen.

Voordelen tijdens de vergadering:

  • U hoeft niet meer te bladeren in stapels papier, maar u heeft op uw tablet of laptop alle stukken overzichtelijk bij elkaar. Als u gewend bent om tijdens de vergadering aantekeningen te maken, kunt u dat nu ook direct in uw digitale document doen. Dat wordt direct opgeslagen.
  • De Company Secretary kan de besluiten en actiepunten direct vastleggen. Zo zijn de belangrijkste uitkomsten van een bijeenkomst voor de aan- en de afwezige leden van de RvB of RvC direct na afloop al beschikbaar.
  • De resultaten van stemmingen kunnen rechtstreeks op het platform worden verzameld, met een overzicht van wie hoe gestemd heeft. Ook handtekeningen kunnen rechtstreeks worden opgeslagen. 

De winst voor uw bedrijf

Het gebruik van een board portal zorgt ervoor dat bestuurders gemakkelijker en efficiënter kunnen werken en communiceren, maar wat levert dat op voor het bedrijf?

De grootste winst is dat bestuurders hun aandacht volledig kunnen besteden aan de inhoud van hun werk. Dat bespaart tijd en maakt het bestuur en de besluitvorming efficiënter.

Het betekent ook dat op een vergadering altijd alle informatie beschikbaar is, want niemand kan zijn aantekeningen vergeten. Al deze factoren dragen bij aan de kwaliteit van de besluitvorming.

Een overzichtelijk archief van vergaderdocumenten maakt het aan het eind van het jaar gemakkelijk om een jaarverslag te maken. Bovendien is het handig bij het inwerken van nieuwe leden van de RvB of de RvC. Het draagt ook bij aan het professionele imago van uw organisatie.

Board portals maken papiervrij besturen gemakkelijk. Zelfs verstokte papieradepten ervaren dat na het gebruik van de board portal op hun tablet of laptop tijdens een vergadering. Alle informatie opgeruimd op één plaats en altijd beschikbaar, dat blijkt een groot voordeel. Het gebruik van minder papier draagt bij aan de duurzaamheid van uw organisatie.

Gemakkelijker en efficiënter communiceren, en ook nog een betere besluitvorming, een professioneler imago en een duurzamere organisatie. Dat zijn toch reden genoeg om eens te kijken naar de mogelijkheden van de board portal van Diligent. U kunt ook direct een demo aanvragen van Governance Cloud. Heeft u nog vragen, dan hoor ik dat graag.

AANBEVOLEN BLOGS