Digitale kloof: bestuurdersraden zetten (nog) niet voldoende technologie in voor bestuursmanagement

Uit een wereldwijde enquête onder governanceprofessionals uit 11 landen, uitgevoerd door Forrester in opdracht van Diligent, blijkt dat er meerdere kwetsbare punten en gevallen van verkeerd technologiegebruik zijn binnen bestuursraden.

Van leden van de raad van bestuur en governanceprofessionals wordt tegenwoordig verwacht dat zij kunnen omgaan met belangrijke kwesties als cyberrisico, regelgeving, cultuur en ethiek met de constante druk om bedrijfsprestaties te verbeteren. Nu de belangen groter zijn dan ooit, kunnen besturen niet meer vertrouwen op verouderde manieren om hun gevoelige bestuursinformatie en -materialen te beschermen tegen cyberaanvallen.

Bekijk de onderstaande gegevens en ga na hoe u het doet in vergelijking met 400 governanceprofessionals op het vlak van bestuursmanagement.

Met huidige communicatiepraktijken zijn besturen niet beschermd tegen cyberaanvallen en andere gevaren

Er is altijd technologie aanwezig in de bestuurskamer, en verkeerd gebruik van die technologie kan een risico vormen voor uw organisatie. Een meerderheid van bestuursleden gebruikt zelfs nog persoonlijke e-mail om over gevoelige bestuursmaterialen te communiceren. Het gebruik van persoonlijke e-mail was hoog in alle regio's: Noord-Amerika stond op 53%, Europa op 51% en Azië-Stille Oceaan op 40%.

graphic_poor_security_4 Videoconferentie 58% Conferentiegesprek 55% Zakelijke e-mail 55% Persoonlijke email 50% Diensten voor het delen van bestanden 48% InstantMessaging 47% Beschermde communicatie voor bestuur 35% Bestuurscommunicatiedienst 33% Aangetekende brief 27%

Kan uw technologieprovider ervoor zorgen dat uw gegevens beschermd zijn wanneer u uw apparaat kwijtraakt?

Verloren geraakte apparaten en vergadermappen zijn de meestvoorkomende oorzaken van beveiligingsinbreuken bij bestuursleden. Elk jaar verliest bijna 30% van bestuursleden een telefoon, tablet of computer en zonder de juiste tool, waarmee een apparaat op afstand kan worden gewist, lopen besturen het risico dat vertrouwelijke informatie in het publieke domein terechtkomt of bij personen met verkeerde intenties.

Wat is uw grootste angst?

De grootste angsten van bestuursleden zijn: beschuldigingen van fraude of corruptie, cyberincidenten, publieke bespreking van niet-naleving en imagoverlies.

15% van de ondervraagde bestuursraden zijn bezorgd over cyberincidenten

Cyberincidenten en compliance-overtredingen werden door de respondenten aangegeven als de grootste risicogebieden vanwege inzicht- en technologiegebreken. Deze risico's werden verergerd door de zorgen die bestuursleden hebben met betrekking tot de verkeerde behandeling van persoonlijke data.

Besturen gebruiken allerlei soorten technologie om hun bestuursvergaderingen te regelen

In de bestuurskamer van vandaag, zelfs met het verhoogde risico's op cyberaanvallen, gebruiken besturen nog steeds onbeveiligde, persoonlijke e-mailaccounts en pdf-bestanden voor het beheer van hun bestuursdocumenten. Slechts één derde van de besturen gebruikt virtuele datarooms, terwijl nog een derde nog steeds papieren vergadermappen gebruikt die gemakkelijk op de verkeerd plaats kunnen terechtkomen. Papierpakketten worden ook steeds minder gangbaar omdat er geen mogelijkheid is om iets dat al is verstuurd voor een bestuursvergadering eenvoudig bij te werken.

graphic_board_tech-15 Email &PDF's 71% Videoconferenties 67% Conferentiegesprekken 59% Virtuele data rooms 34% Papieren pakketten 29% Projectmanagement tools 39%

Minder dan één derde van de governanceverantwoordelijkheden wordt vandaag de dag opgelost of vergemakkelijkt met technologie voor de bestuursraad.

45% van de governanceprofessionals, waaronder bestuursleden, bedrijfsjuristen, Company Secretaries en investeerders, denkt dat er aan hun compliancevereisten wordt voldaan. 42% van de ondervraagden denkt dat bestuurssamenwerking met de juiste technologieën kan worden gestroomlijnd. Slechts 36% denkt echter dat er minder verwarring ontstaat door technologie te gebruiken, wat betekent dat de juiste training nog steeds moet worden gegeven om het meeste uit board portals te halen.

Technologie voor bestuursmanagement kent belangrijke voordelen.

Bestuurders en governanceprofessionals gaven aan welke processen het meeste baat zouden hebben bij technologie en hoe technologie zou kunnen voldoen aan de toenemende behoeften van besturen en bestuurders. Dit zijn de belangrijkste behoeften die volgens bestuursleden met technologie voor bestuursmanagement kunnen worden opgelost:

  • Communicatie en toegang tot documenten stroomlijnen
  • Voldoen aan compliancevereisten om frauduleuze activiteiten te vermijden
  • Toegang tot gegevens verbeteren voor flexibelere besluitvorming

Overzicht van de respondenten

Grootte van de organisatie

Aantal werknemers in de organisatie

graphic_demographic_1 4 % - 100 - 499 17 % 500 - 999 18 % 5.000 - 19.999 15 % - 20.000+ 46 % 1.000 - 4.999

Deelnemende regio’s

De regio’s die aan het onderzoek hebben deelgenomen

Overzicht van de respondenten

Download het volledige rapport voor meer informatie over hoe besturen hun governancepraktijken, informatieveiligheid en bestuursmanagement kunnen verbeteren.