Heineken Pensions et Diligent Boards : pour des décisions plus éclairées

Heineken est l’une des plus grandes marques de bière au monde. Connue pour sa bouteille vert pâle et son logo en forme d’étoile rouge, la bière est commercialisée dans plus de 170 pays du globe. Le groupe de retraite de Heineken au Royaume-Uni utilise la solution Diligent Boards depuis 2013.

Défi

Au Royaume-Uni, il existe de nombreux conseils d’administration et comités impliqués dans les régimes de retraite de Heineken. Janis Ireland, responsable de la gouvernance et des opérations en matière de retraite, travaille comme secrétaire pour bon nombre de conseils et est chargée de l’organisation des réunions et documents.
Avant l’adoption de la solution Diligent Boards, tous les dossiers de conseil étaient en format papier et comportaient jusqu’à 200 pages d’informations. Comme ces documents étaient généralement envoyés par courrier, il arrivait que certains soient livrés en retard ou que des dossiers se perdent, de sorte que Janis, qui vit à Édimbourg, devait elle-même transporter les copies de ces encombrants rapports sur les lieux des réunions à Londres.
« Outre la corvée que représentaient la préparation et la livraison des rapports, la solution papier avait d’autres inconvénients », explique Janis. « Le principal désavantage du système, c’est qu’il était parfois difficile de livrer les documents dans un délai court avant les réunions. » Un des administrateurs du conseil utilisait Diligent au sein d’un autre système de retraite et a suggéré que Heineken Pensions fasse le pas également.

Approche

Janis a rigoureusement évalué les fournisseurs de solutions. Des entrevues ont eu lieu avec les trois leaders du secteur dont les produits ont été testés et Heineken Pensions a mené une étude sur les coûts et bénéfices des différents produits. Et c’est Diligent Boards qui s’est démarqué. Pourquoi ? « Grâce à sa facilité d’utilisation », répond-elle. « Diligent Boards était la plus intuitive de toutes les solutions que nous avons testées et l’assistance 24 h/24 nous a séduits. »

« Diligent Boards était la plus intuitive de toutes les solutions que nous avons testées et l’assistance 24 h/24 nous a séduits. »

Janis Ireland – responsable de la gouvernance et des opérations, Heineken Pensions

Résultats

L’adoption de Diligent Boards a permis au secrétariat de Heineken Pensions de récupérer les très nombreuses heures de travail qu’il perdait précédemment dans la préparation des dossiers papier. En outre, les membres du conseil d’administration reçoivent plus rapidement les informations importantes et peuvent mieux se préparer aux réunions puisqu’ils disposent de leurs rapports plusieurs jours avant les sessions trimestrielles. Il est également aisé de consulter et d’accéder aux documents des réunions passées.
La solution Diligent Boards est également utilisée en dehors des réunions de cadres. « Désormais, nous mettons d’autres informations sur le portail », ajoute Janis. « Grâce à lui, tout le monde profite d’un accès direct à des modules de formation, par exemple, et à d’autres documents qui favorisent le développement professionnel. »