Meilleures pratiques

Quelles sont les qualités à rechercher lors de l’utilisation d’un logiciel pour le conseil d’administration ?

L’utilisation d’un logiciel de gouvernance digital peut être motivée par plusieurs raisons. Elle offre un gain en temps, en sécurité et en efficacité. C’est également une solution qui permet d’être plus écologique. Si vous avez choisi de sauter le pas et de passer au digital, voici 4 fonctionnalités clés à rechercher pour utiliser le bon outil pour votre organisme.

 

1. L’utilisation d’un logiciel doit être spécialement pensé pour la gestion de la gouvernance

Une solution qui doit servir à l’organisation et au fonctionnement d’un conseil d’administration doit offrir des fonctionnalités liées et spécifiques à la gouvernance. Il est, en effet, indispensable qu’elle permette de s’adapter aux spécificités de ce type d’organe hautement stratégique au sein des sociétés ou d’autres organismes.

Dès lors, si vous réfléchissez à l’acquisition d’une solution digitale  pour votre conseil, posez-vous certaines questions liées à la gouvernance. Est-il possible de voter directement en ligne avec le logiciel ? L’outil numérique permet-il de saisir directement des procès-verbaux et de les diffuser instantanément ? La solution technologique permet-elle de gérer différents accès et de les hiérarchiser ? Etc.

Il est important, à ce moment de votre analyse, d’être en mesure de lister toutes les tâches qui sont réalisées pour l’organisation d’un conseil d’administration et son bon fonctionnement. Ainsi, vous aurez une bonne vision de vos besoins. Passer au digital grâce à l’utilisation d’un logiciel adapté doit vous aider dans tous les aspects de cette mission.

Ce sont les tâches quotidiennes des conseils d’administration auxquels une technologie métier et efficace doit pouvoir répondre. Il importe alors de choisir un outil numérique qui soit adapté aux missions spécifiques de gouvernance du conseil.

 

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2. Avoir accès à un service client dédié et premium

Lors du choix d’une plateforme numérique pour le conseil d’administration, il est capital de regarder le service client associé proposé par les prestataires que vous avez identifiés. Ni les administrateurs, ni la direction, ni même les gestionnaires n’ont le temps de chercher comment faire fonctionner la solution ou résoudre les problèmes de fonctionnement.

Pour être adaptée, l’utilisation d’un logiciel doit être conçue pour une population VIP. Il faut donc un service client qui permette de répondre rapidement et efficacement aux demandes. Pour ce faire, interrogez-vous en amont de l’achat sur plusieurs aspects des solutions envisagées. Quel est le temps moyen de réponse du service d’assistance offert ? Quels sont les canaux (email, téléphone, chat…) utilisables pour contacter le service client ? Le service est-il disponible dans la ou les langues parlées par votre conseil et vos collaborateurs ?

Ainsi, il faut que le service d’assistance à la clientèle réponde aux besoins particuliers des membres du conseil d’administration. Par exemple, il est impératif qu’il soit disponible en dehors des heures de bureau. La disponibilité des équipes est indispensable pour assurer la continuité de l’activité.

Cette fonctionnalité liée à l’utilisation d’un logiciel pour la gestion du conseil est véritablement indispensable. Sans service client performant et disponible à toutes heures, les utilisateurs seront tentés de détourner certains usages, voire de ne plus l’utiliser, ce qui serait préjudiciable à votre organisme.

 

3. Profiter de dispositifs de sécurité premium spécifiques à l’utilisation d’un logiciel pour le conseil

Afin de protéger votre entreprise des pirates informatiques, mais également des erreurs humaines, il est vital de privilégier un portail digital hautement sécurisé. Organe stratégique de votre organisme, le conseil d’administration véhicule des informations sensibles et confidentielles à protéger impérativement.

Aussi, avant de réaliser l’implantation d’une solution digitale auprès des membres du conseil d’administration, posez-vous certaines questions préalables. Comment vérifier l’identité des utilisateurs de la plateforme digitale ? Quel est le niveau d’étanchéité des données conçu par le fournisseur ? À combien se chiffre l’investissement annuel en sécurité du prestataire que vous avez identifié ? Quelle formation de TOUS les employés, futurs utilisateurs, est prévue afin de limiter le risque de maillons faibles ?

La sécurisation de l’utilisation d’un logiciel pour le conseil d’administration étant si capitale, il s’agit d’un point stratégique à étudier en priorité et en détail. Vous devez véritablement analyser les moindres aspects mis en place tant en matière technologique, d’usage que financière.

En effet, il est nécessaire qu’une protection informatique de haut niveau soit mise en place face à la cybercriminalité comme au risque d’erreur humaine. Elle doit intégrer plusieurs paramètres, tels que, par exemple, un chiffrement premium, une authentification à double facteur et des audits techniques.

Il est aussi impératif que les utilisateurs de l’outil disposent de connaissances suffisantes pour maintenir un niveau de sécurisation adapté. Ainsi, ils doivent être formés et accompagnés à la bonne utilisation de l’outil.

Enfin, pour être toujours à la pointe, il faut que votre prestataire continue d’investir dans sa plateforme digitale. L’informatique, le digital et le hacking sont des domaines en perpétuelle évolution auxquels il est impératif de constamment s’adapter.

 

4. Utiliser la plateforme numérique avec la plus grande intuitivité

Pour une utilisation d’un logiciel optimale, l’outil choisi doit être à complètement intuitif. Son interface doit être parfaitement conçue avec une place prégnante donnée au confort des utilisateurs. Pour ce faire, il est préférable de privilégier les solutions élaborées et améliorées avec le concours de la clientèle.

Une formation d’un administrateur ne devrait pas prendre plus de 15 minutes. La digitalisation doit permettre de simplifier les processus, et non pas de les compliquer. Les membres du conseil d’administration doivent prendre en main d’outil très rapidement, sans perte de temps inutile. L’utilisation d’un logiciel ne doit en aucun cas rebuter les administrateurs, y compris les moins férus d’informatique.

Aussi, faites en sorte de choisir une plateforme numérique facile d’utilisation, intuitive, et qui offre une formation illimitée. Pour être sûr de votre choix, il est très utile de pouvoir la tester en amont de l’acquisition. Ainsi, vous pouvez vérifier simplement qu’elle va idéalement convenir.

 

L’utilisation d’un logiciel de gestion du conseil d’administration doit disposer de certaines caractéristiques fondamentales. Ainsi, l’outil numérique doit être adapté à la gouvernance, disposer d’un service client premium, d’une sécurité de haut niveau et d’une parfaite intuitivité. En vérifiant que la plateforme digitale pour votre conseil dispose de ces fonctionnalités, vous faites alors le meilleur achat pour les administrateurs de votre organisme et le bon fonctionnement de cette instance.

 

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