Gouvernance

5 questions pour trouver la meilleure solution de dématérialisation du conseil d’administration

Trouver une solution de dématérialisation est un impératif pour tout conseil d’administration de société. Leur digitalisation présente en effet des avantages considérables. Le bénéfice premier à l’utilisation d’un logiciel est le gain de temps provenant du fait de disposer de tous les éléments d’une séance du conseil au même endroit et de pouvoir y accéder en permanence. Ensuite, dématérialiser permet d’économiser des ressources en papier et en personnel. De ce fait, les réductions de coûts sont non négligeables. De plus, un bon outil de gestion du conseil est hautement sécurisé pour protéger les documents confidentiels dont disposent les administrateurs. Enfin, une solution numérique offre un meilleur accès aux documents grâce à un simple appareil électronique avec ou sans connexion internet. Pour bénéficier de toutes ces vertus de la dématérialisation du conseil d’administration, il est nécessaire d’adopter un outil simple d’utilisation, intuitif, disposant de nombreuses fonctionnalités utiles et ultra sécurisé.

 

Qu’est-ce que la solution de dématérialisation, Diligent Boards ?

Le portail numérique Diligent Boards est spécialement dédié à la gestion et à l’organisation des conseils d’administration à travers le monde. Il offre des fonctionnalités parfaitement étudiées pour l’utilisation des administrateurs dans le cadre de leurs missions. Cette solution de dématérialisation est leader du marché à l’international avec la moitié des entreprises du classement Fortune 1000 et bénéficie d’un taux de rétention exceptionnel de 98 %.

L’outil Diligent Boards est conçu avec les critères de sécurisation les plus avancés. Parfaitement conscient de l’impérieuse nécessité de protéger les informations que possèdent les administrateurs, il garantit une totale protection des datas en ligne et hors ligne. Entre tests d’intrusion, analyses des tentatives de violation et audits d’experts indépendants, il est à la pointe. Le chiffrement des données, les possibilités d’effacer les appareils à distance comme l’hébergement dans des centres de données ultra sécurisés sont des preuves de cet engagement sécuritaire.

Diligent Boards est une application ergonomique et intuitive qui facilite réellement les tâches des administrateurs. Les membres du conseil peuvent où qu’ils soient et à n’importe quel moment avoir accès à tous les éléments nécessaires aux séances. Ils y accèdent partout dans le monde de façon sécurisée avec ou sans wifi sur l’appareil électronique de leur choix : ordinateur, tablette ou smartphone.

La bonne gouvernance du conseil d’administration est favorisée grâce aux nombreux outils de collaboration et de participation. La prise de notes, les votes, les transmissions en temps réel des documents, les discussions entre administrateurs, … concourent à cette ambition. Les communications sont facilitées dans la solution de dématérialisation digitale à travers la mise en place d’un espace dédié.

Le groupe Diligent offre une assistance véritablement premium pour toute question et difficulté rencontrée par les utilisateurs. Elle fonctionne tous les jours de l’année 24h/24. L’outil présente également une mise à jour particulièrement régulière afin de toujours offrir les meilleures fonctionnalités qui soient. La société Diligent met un point d’honneur à se challenger afin d’être toujours à la pointe à travers une recherche & développement ultra exigeante.

DILIGENT BOARDS

Découvrez Diligent Boards, l’outil que la plupart des membres du conseil d’administration, ainsi que les cadres et les dirigeants responsables de la gouvernance utilisent pour améliorer leur gouvernance d’entreprise et sécuriser les données confidentiels. Planifiez une démonstration aujourd’hui !

5 questions pour trouver la meilleure solution de dématérialisation de votre conseil d’administration

Pour faire le bon choix du portail parmi les solutions de dématérialisation existantes, voici 5 questions centrales que vous pouvez poser aux différents fournisseurs.

 

1) Comment allez-vous protéger nos données et toutes les notes que nous ajoutons sur l’application ?

La problématique de la sécurisation de la solution de dématérialisation est essentielle. Il est fondamental, tant les informations des conseils d’administration sont capitales, que vous interrogiez les fournisseurs sur ce qu’ils ont mis en place pour protéger les datas de leurs clients. Le chiffrement de vos données est le levier fondamental de leur sécurisation. Il est d’autant plus efficace avec au moins 128 bits dans le centre de données, en transit et sur les appareils des utilisateurs. Ensuite, la bonne gestion des clés de chiffrement est capitale, comme leur stockage. Par ailleurs, la sécurité du logiciel numérique doit inclure des tests d’intrusion et des audits indépendants. Les certifications dont dispose l’application sont au final de bons témoins du niveau de sécurité offert.

 

2) Quel type d’assistance proposez-vous à vos utilisateurs ?

Parce que les administrateurs sont des personnes très occupées et pressées, compte tenu de l’importance de leur mission, il faut une assistance continue. Assurez-vous qu’elle fonctionne bien 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 à l’international. C’est véritablement le gage d’une adoption durable de la solution de dématérialisation par chaque membre du conseil, en toute sécurité. Il est également important de zoomer sur ce que comprend cette assistance : appel téléphonique, formation individuelle, … Voyez bien évidement si elle fait l’objet d’une facturation supplémentaire. Les prix et récompenses obtenus par le fournisseur sont un aiguillage intéressant de la performance de l’assistance.

 

3) Qui sont vos clients les plus connus de notre secteur d’activité ?

Lors du choix de la solution de dématérialisation du conseil d’administration, il est intéressant d’échanger avec le fournisseur sur les clients qu’il a dans votre secteur d’activité. Il est préférable en effet qu’il connaisse parfaitement votre domaine pour vous proposer les bonnes fonctionnalités et les meilleures mises à jour. Un prestataire qui travaille déjà avec plusieurs clients dans votre secteur vous offrira un service plus personnalisé adapté à vos besoins les plus précis. Il pourra vous faire bénéficier de son expérience pour améliorer l’utilisation que votre conseil a de son outil. Les bonnes pratiques de vos confrères et l’adaptation de la solution à votre métier vous seront alors ultra profitables.

 

4) À quels types de fonctionnalités améliorant la gouvernance notre conseil d’administration aura-t-il accès grâce à votre solution de dématérialisation ?

Disposer d’une solution de dématérialisation qui favorise la pratique de la bonne gouvernance par les membres du conseil d’administration est un argument intéressant pour votre choix. Aussi, pensez à explorer les fonctionnalités offertes par le fournisseur qui vont dans ce sens. Parmi celles qui sont très utiles, il est possible de citer :

  • le vote des administrateurs,
  • les questionnaires,
  • les évaluations,
  • les procès-verbaux des séances,
  • le partage de notes,
  • la recherche globale,
  • la bibliothèque de documents,

 

5) Quels types de fonctionnalités avancées proposez-vous ? À quelle fréquence les fonctionnalités sont-elles améliorées et de nouvelles ajoutées ?

Pour que la solution de dématérialisation corresponde parfaitement et en permanence aux besoins des membres de votre conseil d’administration, elle doit à la fois fournir des fonctionnalités avancées et des évolutions régulières de ces dernières. Il est important que le fournisseur choisi cherche à faire évoluer l’outil proposé afin qu’il reste en totale adéquation avec vos exigences. D’un côté, vos usages vont évoluer et d’un autre, les problématiques de sécurisation vont muter. Aussi, un bon logiciel ne doit pas être figé. Son amélioration continue à travers la recherche & développement ainsi que le souci du prestataire à connaître vos besoins précis sont à analyser avant un achat. Regardez les dates de mise à jour de l’application sur l’app store pour voir s’il est fréquemment actualisé.

 

Le temps des conseils d’administration tout papier où chaque membre devait glisser tous ses documents dans sa valise est révolu. La digitalisation des conseils est un processus bien enclenché partout dans le monde, tant les bénéfices sont évidents pour chacun. Mais cette démarche d’efficacité et de performance doit s’accompagner d’une réelle exigence quant à la qualité de la solution de dématérialisation choisie. Elle doit répondre à un maximum d’usages et de problématiques actuels et d’avenir des administrateurs.

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