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Solution de conformité juridique : quels avantages ?

Pourquoi opter pour une solution de conformité juridique ? “ Les données sur les risques et la conformité sont généralement sur des systèmes disparates, (…) rendant difficile et laborieux le regroupement dans une vue unique pour le directeur financier, le PDG et le conseil d’administration.”, c’est en ces quelques mots que le PDG de Diligent, Brian Stafford, a résumé la nécessité de recourir à des logiciels de conformité juridique en février dernier. Ces outils informatiques permettent de développer une vision intégrée de toutes les données à maîtriser pour bien encadrer la gestion des risques juridiques.

En automatisant certains processus juridiques, et notamment le suivi des actualités réglementaires, les entreprises améliorent leur capacité à assurer la conformité. Une gageure dans un contexte réglementaire mouvant. D’autant plus que les entreprises françaises s’exposent à des sanctions pénales conséquentes liées aux manquements juridiques. Une solution de conformité rationalise la veille réglementaire, et assure le respect de la conformité entre filiales internationales. Mais quels sont les autres atouts de ce type de logiciel ?

Quels défis pour la conformité d’entreprise ?

Que vous soyez General Counsel, membre de la direction juridique ou chargé·e de conformité, vous rencontrez probablement les mêmes challenges quotidiens. Garantir la rigueur des processus opérationnels, respecter la réglementation quelle que soit la filiale, assurer la conformité des documents et sécuriser les modes de communication. Ces objectifs font partie du quotidien des professions juridiques :

  • Gestion des documents et des actifs numériques. La plupart des directions juridiques recherchent les meilleures façons de sécuriser l’accès digital aux données confidentielles et d’assurer une gestion des versions efficaces.
  • Transparence des données et responsabilité. Beaucoup de sociétés fonctionnent encore en cloisonnant leurs différentes entités, chacune relevant de son propre système de fonctionnement. Cette opacité complique l’évaluation des risques. Elle nuit par ailleurs aux tentatives d’assurer la conformité et de rationaliser la responsabilité d’entreprise et celle de ses dirigeants, qu’elle soit civile ou juridique.
  • Des réglementations en constante évolution. Le paysage réglementaire français évolue perpétuellement. C’était déjà le cas avant la crise de la COVID-19, c’est d’autant plus vrai à présent que même le cadre sanitaire fait partie des législations. La charge administrative des entreprises françaises va donc croissant, laissant les directions juridiques démunies face à des emplois du temps surchargés. Pour en savoir plus, lire Directeur juridique, un métier de plus en plus stratégique.

Ces trois types de défis peuvent tous s’affronter efficacement avec une solution de conformité juridique. Les capacités d’automatisation de ce type de logiciel permettent de rationaliser la gestion documentaire et la conformité réglementaire entre filiales. Les avantages de ces outils juridiques vont cependant plus loin.

Autoriser les signatures en ligne, profiter d’une bibliothèque de données numérique, protéger les informations confidentielles en ligne, automatiser les procédures pour réduire les risques liés à la conformité… Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, notre logiciel de gestion des entités juridiques est fait pour vous. Demandez-nous une démonstration gratuite de Diligent Entities pour le découvrir, avec des données adaptées à la réalité de votre société.

Pourquoi adopter une solution de conformité juridique ?

Transparence, rigueur documentaire et réduction des risques liés à la conformité réglementaire : les avantages liés à l’utilisation d’une solution de conformité sont nombreux :

  • Réduire le coût de la gestion des risques : rationaliser la gestion de la conformité permet d’éviter les infractions et leurs amendes potentielles. Cette démarche écarte aussi d’éventuelles interruptions d’activité et minimise la possibilité de nuire à la réputation d’entreprise.
  • Rationaliser votre organisation documentaire en automatisant l’édition des fichiers juridiques et / ou confidentiels. Les outils de conformité automatisent l’entrée de certaines données. Ils contournent donc le risques de faire des erreurs de format, ou de perdre du temps sur une version duplicata.
  • Préparer calmement les audits de conformité réglementaires. Les fonctions de tableaux de bord fournissent des informations complètes sur votre approche réglementaire à quiconque voudrait l’évaluer. Vous obtenez également une vue en temps réel de votre conformité, grâce à des rapports instantanés.
  • Identifier des axes d’amélioration et les mettre en œuvre. Les solutions de conformité règlementaire évaluent les risques et proposent des actions correctives. Elles garantissent donc le traitement rapide de toutes les lacunes juridiques de l’entreprise.
  • Attribuer les actions de correction et suivez leurs niveaux d’avancement. Les logiciels de conformité juridique listent les tâches à accomplir pour optimiser votre Gouvernance, votre gestion des Risques et de la Conformité (GRC). Ils aident en outre à répartir clairement les responsabilités, de façon mesurable.
  • Automatiser le suivi du planning. Grâce à son système de notification et de rappels, une solution de gestion de la conformité comme Diligent Entities vous assure de respecter les délais du calendrier réglementaire. Elle restreint aussi la nécessité d’intervention manuelle sur le planning avec des entrées de calendrier automatisées.
  • Mesurer efficacement vos performances. Vu la responsabilisation juridique croissante qui pèse sur les entreprises françaises, pouvoir surveiller sa conformité juridique et justifier de sa politique réglementaire relève de l’indispensable. Une solution de conformité juridique permet d’automatiser et de simplifier la collecte de données. Elle génère aussi des rapports à partager avec les parties prenantes.
  • Réduire les risques : informatiser et automatiser les processus réglementaires permet de minimiser l’éventualité de violations des réglementations.
  • Rédiger des pistes d’audit fiables : tenez-vous prêts pour l’audit, en systématisant la documentation du respect de vos obligations légales et la tenue de registres détaillés.
  • Garantir la cybersécurité informatique de l’entreprise : les logiciels de conformité les plus avancés font l’objet de mise à jour constantes, qui garantissent la protection contre les cybermenaces.

Diligent, premier fournisseur mondial de solution de Gouvernance, gestion des Risques et Conformité (GRC)

Si, à ce stade, vous vous demandez quelle solution de conformité juridique choisir, sachez que Diligent est en passe de proposer un des logiciels juridiques les plus complets du marché. Nous avons récemment acquis Galvanize, le leader mondial des logiciels-services GRC. Ce récent achat suit la logique de l’acquisition récente de la société Steele Compliance Solutions, elle-même spécialisée dans la gestion de l’éthique et de la conformité.

Ces deux outils vont permettre à Diligent de se positionner comme le fournisseur mondial de logiciels-services GRC le plus important. Notre solution combinée va intégrer toutes les dimensions clés de la gouvernance et de la gestion de la conformité réglementaire : audit, gestion du risque, respect des réglementations nationales, confidentialité des données, éthique. De quoi appliquer toutes les bonnes pratiques de gouvernance et de gestion des risques.

Une entreprise comme Galvanize couvre déjà les besoins en conformité de 6000 entreprises internationales, dont la moitié font partie du classement Fortune 1000 et de l’indice S&P 500. Elle travaille aussi pour 900 agences gouvernementales. Cette plateforme de gouvernance compte par ailleurs 11 solutions de gestion du risque et de la conformité, dont la très renommée High Bond, qu’il nous tarde de proposer aux conseils d’administration.

 

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