Meilleures pratiques

Pourquoi les sociétés non cotées apprécient les logiciels pour CA ?

On pense souvent que les logiciels pour conseil d’administration sont l’apanage des grands groupes. Cette supposition s’appuie en partie sur le fait que les petites et moyennes entreprises non cotées ont parfois peu d’actionnaires, quand elles n’ont pas un actionnaire unique. Ces TPE et PME reposent en fait beaucoup sur des capitaux familiaux. Leurs CA s’appuient ainsi sur des relations informelles, que les logiciels de gouvernance aident à encadrer.

Les dirigeants des sociétés non cotées manquent par ailleurs souvent de temps. Ils apprécient donc les logiciels pour CA parce qu’ils leurs permettent d’éliminer des tâches répétitives et chronophages. Les TPE et PME mobilisent ainsi les heures gagnées à construire une vision plus claire de leur positionnement sur le marché et de leur stratégie.

 

Une gouvernance structurée et moderne, même dans les sociétés non cotées

 

Notre récente expérience du comportement des entreprises pendant la crise du COVID-19 montre que les entreprises non cotées recourent de plus en plus aux logiciels pour CA. Cette réalité s’explique en partie par le fait que les dirigeants de ETI sont en demande d’outils pour les aider à rationaliser le fonctionnement de leurs sociétés.

 

Normaliser les relations entre les membres du CA

Les logiciels pour CA permettent aux sociétés non cotées de formaliser leurs relations avec leurs parties prenantes. Ces entreprises reposent souvent sur des financements d’origine familiale, en plus d’investissements bancaires ou inter-entreprises. Dans tous les cas, leurs conseils d’administration relèvent de relations informelles, parfois sujettes à des conflits de famille. Utiliser un logiciel pour conseil d’administration permet de normaliser les échanges, et de les codifier de façon à ce que le CA incarne un réel outil d’optimisation de l’entreprise.

Cette optimisation s’applique à plusieurs aspects du fonctionnement du conseil. Les sociétés non cotées ne se soumettent pas, par exemple, aux obligations des sociétés cotées relatives à la gouvernance d’entreprise. Evaluer régulièrement la performance du CA rationalise donc le fonctionnement des petites sociétés, et les prépare pour l’avenir.

L’évaluation des performances du CA relève effectivement d’une démarche imposée aux entreprises cotées dans le code AFEP-MEDEF. Les logiciels pour CA l’effectuent rapidement, sans passer par de lourdes feuilles de calcul. Pas besoin non plus d’un consultant extérieur. Une solution de gouvernance comme Diligent Evaluations permet aux membres du CA de s’auto-évaluer par sondages. Les logiciels pour conseil d’administration génèrent aussi automatiquement des rapports de performance faciles à consulter et à analyser lors de votre prochaine réunion.

 

Renforcer sa solidité règlementaire pour se projeter dans l’avenir

Les sociétés non cotées savent l’intérêt qu’elles ont à se comporter dès le départ comme des grands groupes. Adopter les procédures des sociétés cotées, c’est renforcer ses chances de rassurer les futurs investisseurs. Il s’agit d’un avantage de taille pour les dirigeants des ETI, qui restent très regardants quant aux investisseurs qu’ils choisissent dans le cadre des levées de fonds.

Un des premiers documents réglementaires qu’adoptent les sociétés par actions non cotées dans le cadre de leurs conseils d’administration est le procès-verbal. Cet outil de suivi garantit une continuité dans la prise de décision. Il incarne aussi le moyen principal d’assurer la traçabilité des débats. Il sert également d’outil juridique.

Rédiger les procès-verbaux reste néanmoins une procédure chronophage et laborieuse. Les logiciels pour conseil d’administration aident donc les sociétés non cotées à contourner les lourdeurs de ce document règlementaire, et à assurer sa bonne formalisation :

  • des modèles évitent d’oublier les mentions obligatoires ;
  • le recours à des modèles fait aussi gagner du temps dans la mise en page ;
  • un outil comme Diligent Minutes permet d’utiliser le même modèle à chaque fois, ce qui facilite l’organisation du rédacteur ;
  • les PVs se transmettent aux administrateurs en un clic ;
  • cette procédure codifiée et rapide favorise l’approbation du PV par les administrateurs, qui peuvent le valider alors qu’ils ont encore le déroulé du CA en tête.

 

Digitaliser le CA des ETI et PME pour donner l’exemple

 

Une récente étude de la confédération des PME souligne que la “grande majorité” des TPE se disent conscientes de la nécessité de se digitaliser. Cette même enquête relève cependant que les sociétés non cotées affrontent de réels freins dans leur digitalisation. 43% d’entre elles estiment ainsi que l’adaptation des équipes aux nouvelles procédures complique sa mise en place, souvent par peur du changement.

C’est pour contourner ces angoisses compréhensibles que plusieurs entreprises non cotées adoptent une stratégie d’accompagnement des équipes. Un moyen efficace d’encourager la digitalisation en interne consiste d’ailleurs simplement à donner l’exemple. L’adoption de logiciels pour CA participe donc souvent, dans les petites et moyennes entreprises, d’une volonté plus large de montrer l’intérêt de la digitalisation. Cette démarche permet de prouver aux employés que la volonté affirmée des dirigeants de digitaliser les processus s’accompagne d’une réelle implication de leur part.

La digitalisation de l’administration du CA a par ailleurs des avantages tangibles, que les dirigeants peuvent prendre en exemple auprès des équipes. Ces solutions permettent notamment de gagner beaucoup de temps en quittant les procédures papiers, ce qui est facile à démontrer. C’est aussi une façon efficace de classer la documentation, et de s’y retrouver en quelques clics. Ce type d’atouts parle à la plupart des employés, quels que soient leurs postes.

Les sociétés non cotées qui utilisent déjà des logiciels pour CA ont en outre pu constater leur utilité dans la crise liée à l’épidémie de COVID-19. Ces solutions proposent effectivement souvent des outils de veille, qui permettent aux administrateurs de prendre des décisions éclairées pour leur entreprise. C’est notamment le cas de notre outil Diligent Governance Intel, qui aide à surveiller efficacement le secteur de la société et la réaction des concurrents au contexte de crise.

 

Demandez une démonstration de Diligent Boards

Pour améliorer leurs conseils d’administration, nos clients utilisent notre solution Diligent Boards. Les administrateurs des sociétés non cotées, ETI comme PME, s’en servent pour héberger leurs données en toute sécurité, faciliter les échanges d’information et la prise de décision. Demandez-nous une démonstration personnalisée gratuite et sans engagement de cette solution.

 

Assurer la cybersécurité des sociétés non cotées avec un logiciel pour CA

 

Les logiciels pour CA ne sont pas qu’une question de bonne gouvernance. Ils garantissent aussi une sécurité accrue des process, dans un contexte où les cybermenaces se multiplient à l’égard des entreprise françaises non cotées en bourse.

 

Les sociétés non cotées de plus en plus exposées aux cybermenaces

Les dirigeants de sociétés non cotées pensent souvent que la cybersécurité concerne prioritairement les grands groupes, que les pirates ont plus d’intérêt à hacker. C’est pourtant négliger la réalité des cyberattaques récentes. Les attaques par déni de service, par exemple, se multiplient à l’égard des sites internet de vente en ligne.

En la matière, les fraudeurs ne font pas le distinguo entre sociétés non cotées en bourse et grands groupes. Les attaques par déni de service, ou DDoS, consistent à saturer le trafic d’un site internet pour lui faire perdre des ventes, ou pour détourner les équipes informatiques d’une opération de piratage en cours. Une étude Kaspersky estime qu’un tiers des PME ont déjà souffert de ce type d’attaques.

De la même façon, il n’est pas nécessaire d’être une entreprise cotée pour subir une arnaque au président. Pendant cette cyberattaque de piraterie classique, le hacker se fait simplement passer pour le dirigeant de la société. Il demande ensuite à un employé d’effectuer un virement sur un nouveau compte bancaire. Souvent effectuée par SMS, cette demande ne suscite pas toujours le doute de l’employé.

C’est aussi pour remédier à ce type de cybermenaces que les logiciels pour CA s’imposent de plus en plus dans les sociétés par actions non cotées. La plupart de ces solutions proposent effectivement des systèmes de communication internes sécurisés, comme notre Diligent Messenger, qui empêchent les échanges non-sécurisés.

 

Des comportements vulnérables au sein de toutes les entreprises

Le succès récent des logiciels pour CA au sein des entreprises non cotées s’explique aussi par la généralisation du télétravail en 2020. Le contexte encourage le recours aux messageries personnelles, à Whatsapp, aux pièces jointes et aux terminaux mobiles. La sécurité informatique des entreprises est d’autant plus compromise que les comportements de ce type se généralisent.

Cette situation fait donc partie des facteurs qui expliquent le succès récent des logiciels pour CA dans les sociétés non cotées. Les dirigeants s’en servent pour assurer la sécurité de leurs documents et de leurs échanges en passant par des solutions expertes en cybersécurité.

Les logiciels pour CA les plus fiables relèvent effectivement de normes de sécurité strictes. Ils permettent notamment aux administrateurs d’échanger sans crainte des piratages, grâce à des messageries cryptées. Notre outil Diligent Messenger passe par exemple par le chiffrement AES 256 bits pour garantir des communications complètement sécurisées. Ce type de solution digitale dédiée aux conseils d’administration permet aussi de présélectionner les utilisateurs autorisés à dialoguer. C’est en outre une solution qui permet les rappels de message, pour éviter les erreurs d’envoi.

L’objectif de ces outils numériques reste par ailleurs d’offrir une interface sûre de gestion des données, dans des centres de données de la région géographique du client. Les serveurs européens de Diligent se situent ainsi en Allemagne et au Royaume-Uni.

 

ETI ou PME, vous êtes intéressés par la sécurisation de votre conseil d’administration ?

Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités qu’offrent les logiciels pour CA en termes de cybersécurité ? Si la perspective de protéger les échanges de vos administrateurs avec un outil certifié ISO et capable de chiffrer les communications vous intéresse particulièrement, consultez notre page sur Diligent Messenger.

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