Gouvernance

Pourquoi digitaliser la rédaction de procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration ?

La rédaction de procès-verbal (PV) relatif à une réunion du conseil d’administration est une tâche qui demande du temps et du professionnalisme. Parce que cet élément a une portée légale, il doit être élaboré avec une grande conscience et application. En effet, véritable mémoire de l’entreprise, c’est un document qui doit refléter objectivement et fidèlement ce qui a été dit lors de la séance avec concision et clarté. Mais ce travail peut être complexe, chronophage et fastidieux pour tous les secrétaires qui ne disposent pas des outils adéquats. Digitaliser les PV permet d’en faciliter le partage, le suivi et l’accès, tout en améliorant la sécurité.

 

1. Gagnez du temps dans la rédaction de procès-verbal avec Diligent Minutes

Avec une solution performante de digitalisation de la gestion du conseil d’administration, vous avez l’opportunité d’être accompagné par un outil professionnel, adapté et utile. De cette manière, vous bénéficiez d’une aide précieuse dans cette tâche rébarbative et chronophage de rédaction de procès-verbal.

Il est vrai que rédiger un compte-rendu d’une séance du conseil d’administration prend du temps. Pour qu’il soit bien fait, qu’il réponde aux contraintes légales et qu’il soit véritablement utilisable par votre société, il demande rigueur et application. Vous devez respecter des exigences tant au niveau de la forme que du fond. C’est une mission qui est alors très prenante pour éviter toute faute d’inattention et oubli regrettable.

Un procès-verbal du conseil d’administration doit servir dans la mise en œuvre des orientations stratégiques de votre entreprise. Il doit aussi être approuvé rapidement par les administrateurs. C’est pourquoi la rédaction de procès-verbal est une tâche à réaliser consciencieusement pour éviter toute omission ou erreur comme toute imprécision et qui nécessite un investissement important.

Dès lors, disposer d’un outil digital, tel qu’un outil numérique pour rédiger les PV comme Diligent Minutes, est très utile. Tout en vous servant de guide, il vous aide à augmenter la productivité de cette tâche. Vous avez la possibilité d’utiliser un modèle de compte-rendu. Celui-ci reprend automatiquement la structure du livre du conseil avec l’ordre du jour de la réunion : il ne vous reste plus qu’à le remplir avec les bonnes informations.

Grâce au modèle de PV, vous pouvez plus facilement éviter tout risque d’omission. Le support dont vous disposez vous aide dans la rédaction en vous empêchant de commettre des erreurs, comme oublier une mention obligatoire : date, ordre du jour, administrateurs présents… Avec Diligent Minutes, vous intégrez en un clic les administrateurs participants et les excusés, les tâches à réaliser suite aux délibérations et bien plus encore.

De cette façon, vous ne perdez plus de temps à recopier des informations que vous avez déjà notées et à jongler entre différents documents pour la rédaction de procès-verbal. Vous n’êtes plus à réaliser ces manipulations basiques et sans intérêt, mais bien uniquement concentré à produire un contenu bien écrit, fidèle et pertinent au regard des délibérations d’envergure décidées par les administrateurs.

Grâce à Diligent Minutes, vous gagnez un temps précieux et accélérez l’avancement des actions stratégiques de votre organisme. Une fois complété et approuvé par les différentes parties prenantes, le compte-rendu est automatiquement ajouté au livre de la prochaine séance du conseil pour approbation.

La plateforme numérique de Diligent a été conçue pour vous aider véritablement dans la rédaction de procès-verbal. Ainsi, vous pouvez utiliser le temps gagné à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée, au bénéfice de vos autres missions et dans l’intérêt de votre entreprise.

 

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De nouvelles fonctionnalités, comme le suivi des modifications en temps réelles, ont été ajoutées à Diligent Minutes récemment. Profitez d’une démonstration gratuite et sans engagement dès aujourd’hui pour découvrir ces fonctionnalités sans plus attendre.

2. Simplifiez et sécurisez le partage du compte-rendu de réunion du conseil d’administration

Une fois la rédaction de procès-verbal établie, il est nécessaire de transmettre le document aux administrateurs et membres de la direction de votre société. Sans digitalisation, vous allez devoir envoyer des éléments en format papier avec toutes les contraintes d’impression, de photocopie et d’expédition que cela suppose. Sans outil numérique professionnel, tel que Diligent Minutes, vous allez devoir supporter les défauts de sécurité de l’email, du PDF et d’autres solutions génériques.

Or, un véritable portail digital professionnel, comme Diligent, vous offre toutes les fonctionnalités de partage nécessaires. Ainsi, il suffit d’un simple clic pour transmettre les PV aux parties prenantes concernées. Là encore, vous économiserez un temps précieux grâce à l’intuitivité de la plateforme. Contrairement au papier, le partage de PV à travers l’application se fait sans couture, rapidement et en toute sécurité.

De plus, la digitalisation de la rédaction de procès-verbal est un réel vecteur de sécurité. Plus que toute autre solution, le portail numérique vous permet de protéger les contenus des comptes-rendus du conseil. Or, ces derniers pouvant contenir des informations stratégiques et confidentielles, ce paramètre est hautement significatif pour votre organisme.

Avec une solution métier telle que le Governance Cloud, vous offrez un niveau de protection optimal à votre conseil d’administration. Vous n’aurez plus à craindre que des dossiers papier au contenu stratégique ne soient égarés par un administrateur ou qu’un email contenant des informations confidentielles ne soit par erreur envoyé à un homonyme. La sécurisation de l’ensemble du portail de Diligent bénéficie des paramètres parmi les plus exigeants existant sur le marché.

 

3. Révisez et approuvez en temps réel votre PV de séance

 

Une fois la création du PV optimisée avec l’outil digital Diligent Minutes, la rédaction de procès-verbal se termine par la révision et l’approbation du document définitif. Là encore, une digitalisation avec le bon outil peut être un levier d’amélioration et d’accélération de votre travail.

Avec Diligent Minutes, vous pouvez maintenant gérer le flux de modifications en temps réel. Par ailleurs, vous disposez de plusieurs niveaux d’approbation. Pas de temps d’attente inutile, les changements se gèrent en direct de façon instantanée. Ainsi, vous gagnez un temps précieux, simplifiez vos tâches et vous accélérez votre démarche en évitant les temps morts.

Sans solution de digitalisation, vous devez traiter un à un tous les amendements demandés, les intégrer à un document à chaque fois. Cela est très fastidieux et peut amener facilement des erreurs avec le contrôle des versions.

En revanche, avec Diligent Minutes, la rédaction de procès-verbal de réunion devient un jeu d’enfant. Le processus de révision et d’approbation se fait de façon bien plus fluide et efficace avec une gestion en temps réel.

 

Avec une solution de digitalisation des comptes-rendus des séances du conseil d’administration, telle que Diligent Minutes, vous accélérez toutes les étapes de son élaboration. Depuis la rédaction de procès-verbal jusqu’à son approbation, en passant par son partage, votre PV bénéficie d’un outil adapté pour que vous puissiez établir le meilleur document possible. Vous êtes ainsi véritablement soutenu et épaulé dans votre travail pour un niveau de performance et d’efficacité optimisé.

 

Comment choisir le meilleur outil digital pour votre organisation ?

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