Meilleures pratiques

Viabilité économique des plateformes collaboratives professionnelles

Selon une étude PwC, 25% des entreprises françaises ont digitalisé leur conseil d’administration. Selon le même rapport, ce chiffre devrait atteindre 50% d’ici à 2021. Cet engouement pour les plateformes collaboratives professionnelles pour conseil d’administration, aussi appelées board portal ou portails pour conseil, s’explique, au-delà du gain opérationnel et de sécurité, par de réels bénéfices au niveau financier. Doutez-vous encore de la rentabilité d’un tel investissement ? Sachez qu’une plateforme collaborative professionnelle pour conseil d’administration ne sera pas systématiquement un centre de coût mais peut-être, au contraire, une source d’économies si elle est bien choisie.

 

Comment bien digitaliser ? (Plateformes collaboratives professionnelles spécialisées, PDF, solution « in house »)

Il existe, aujourd’hui, plusieurs moyens de digitaliser le conseil d’administration :

  • Les PDF sécurisés, envoyés par email
  • Les réseaux intranet de l’entreprise
  • Les espaces de stockages en ligne grand public
  • Les plateformes collaboratives professionnelles spécialisées pour les conseils d’administration

Si le combo PDF + emails sécurisés semble être une solution peu onéreuse et peu chronophage à mettre en place, elle est de loin la solution la moins intuitive et la moins sécurisée pour votre conseil. Les documents les plus volumineux ne tiendront pas dans une pièce jointe, il vous faudra donc trouver une solution alternative très rapidement, ou scinder vos envois en deux, ce qui altèrera l’expérience de vos administrateurs. Par ailleurs, si vous effectuez des changements de dernière minute ou envoyez plusieurs versions, il devient difficile de se souvenir du dernier document à jour. Perdu dans le flux continu d’emails reçus chaque jour par les cadres dirigeants, vous n’aurez pas non plus de certitude que votre email a été reçu, ouvert, lu ou traité. Enfin, les administrateurs externes recevront surement les documents sur leur messagerie personnelle, ouvrant une porte dorée aux pirates informatiques et créant de sérieux problèmes de sécurité pour l’intégrité de vos données. Il suffit d’une simple recherche Google pour trouver comment hacker un compte Gmail !

 

Les réseaux intranets de l’entreprise sont une bonne alternative aux emails, mais présentent leurs désavantages également. S’il est possible de conserver une trace des anciens documents tel une bibliothèque, les réseaux internes nécessitent toutefois un investissement important (création et maintenance de l’espace), et n’offrent pas une expérience optimale aux administrateurs externes, qui se plaignent régulièrement de difficultés d’accès. Une mauvaise expérience peut être décourageante, si ce n’est bloquante, pour accéder aux documents du conseil et préparer les réunions correctement. Ces difficultés techniques auront un impact fort sur votre conseil d’administration et votre gouvernance.

Ainsi, s’il peut être tentant de recourir à des emails ou réseaux internes de l’entreprise pour des questions de simplicité ou de faible coût lors de la digitalisation du conseil, les difficultés opérationnelles rencontrées peuvent rapidement faire pencher la balance pour un retour au papier. Les plateformes collaboratives professionnelles, de prime abord plus onéreuses, offrent cependant de meilleures réponses aux problèmes motivant une digitalisation.

 

Découvrez cet article en infographie

Vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ? découvrez notre infographie sur les couts cachés des solutions bon marché. Téléchargez le document ICI.

 

Faut-il payer le prix d’une plateforme collaborative professionnelle ?

Il existe plusieurs plateformes collaboratives professionnelles, mais toutes ne se valent pas.

 

Les fournisseurs grand public, offrant souvent des solutions à plus faible coût, peuvent répondre à certaines exigences des conseils d’administration comme un accès universel simplifié ou le stockage de documents historiques, mais sont certains de présenter des lacunes dans d’autres domaines (investissements inférieurs en sécurité, peu ou pas de fonctionnalités propres à la gestion de la gouvernance). Est-il judicieux de payer une prime pour un système plus complet, qui vous accompagnera dans le développement de votre entreprise ? Souhaitez-vous former vos administrateurs et gestionnaires à une plateforme qui changera deux années plus tard car elle ne répondra plus à vos besoins ?

 

Une plateforme collaborative professionnelle spécialisée pour la gestion digitale de la gouvernance comme les portails pour conseil d’administration offrent à votre conseil et vos administrateurs tout ce dont ils ont besoin, de l’accès intuitif aux ordres du jour, à un espace plus interactif et collaboratif, avec le partage de notes et d’annotations ainsi que le vote avec signatures. Le tout est conçu, pensé et développé par et pour les membres des conseils d’administration. Plus qu’un achat, ces plateformes deviennent un réel investissement en s’intégrant dans une stratégie digitale long terme de l’entreprise.

 

Quelles économies apportent réellement les plateformes collaboratives professionnelles ?

Une meilleure protection contre les cyberattaques : 8.6M€ à ne pas dépenser

Les cyberattaques sont de plus en plus courantes et de plus en plus nocives pour les entreprises. Leur cout moyen est aujourd’hui estimé à 8.6 millions d’euros, un record en France. Choisir une solution et surtout un prestataire qui prend cette menace au sérieux est indispensable afin d’assurer votre tranquillité d’esprit et l’intégrité de vos données. Chez Diligent, nos investissements en R&D sont inégalés, et nous vous proposons même de tester la robustesse de nos infrastructures avant de vous engager avec nous.

 

Plus besoin d’imprimer : 15 000€ à 60 000€ d’économies

Les frais d’impression représentent des couts cachés très élevés pour les entreprises. Pour un conseil d’administration composé de 10 membres se réunissant 4 fois par an, dont les documents du conseil sont composés de 150 pages, les frais d’impression s’élèvent en moyenne à 15 000€ (hors coursier) pour une impression couleur à 25centimes/feuille. Si vous avez une modification de dernière minute, ce chiffre peut même atteindre 60 000€ par an.

 

Gain opérationnel : 40H de travail libérées, à réinvestir librement

Notre plateforme intuitive a été pensée pour simplifier la vie des gestionnaires du conseil, qu’ils soient secrétaires généraux, directeurs juridiques ou assistants de direction. Nos clients estiment diviser le temps de préparation des conseils par 6 avec Diligent, passant de 12 à 2 heures de travail par réunion. Le temps dégagé peut ainsi être réinvestit sur d’autres activités génératrices de valeur pour l’entreprise.

 

Gain opérationnel : des administrateurs mieux préparés.

Les plateformes collaboratives professionnelles spécialisées comme Diligent Boards permettent aux administrateurs d’avoir un point d’entrée unique pour tous les sujets relatifs à la gouvernance : gestion des entités, préparation des conseils d’administration, votes, évaluation des performances du conseil, bibliothèque de documents historiques… Une meilleure information permet ainsi une meilleure préparation et des prises de décision plus éclairée pendant les réunions.

 

La viabilité économique des plateformes collaboratives professionnelles spécialisées n’est aujourd’hui plus à démontrer, et explique leur adoption rapide. Les gains opérationnels, financiers et sécuritaires permettent une meilleure gouvernance, au service des performances de l’entreprise et de sa compétitivité.

 

Vous souhaitez, vous aussi, sauter le pas et digitaliser votre conseil d’administration ? Prenez contact avec nos équipes.

BLOGS À NE PAS MANQUER