Meilleures pratiques

Plan de gestion de crise : doit-il inclure la décentralisation ?

Une crise sanitaire, une catastrophe naturelle, un sinistre, une cyberattaque… : les situations de crises potentielles se multiplient pour les entreprises. Pour les préparer au mieux, il s’agit de les anticiper au sein du plan de gestion de crise, en y intégrant les réponses sécuritaires les plus efficaces.

Et si la stratégie de continuité opérationnelle la plus pertinente consistait à investir la décentralisation des activités ? Une récente étude montre effectivement que les sociétés qui intègrent la décentralisation à leur Plan de continuité d’activité (PCA) résistent mieux aux crises. Les décisionnaires locaux disposent effectivement des informations essentielles pour répondre en temps réel à l’urgence. Comment cela se traduit-il concrètement ?

Une plus grande résilience aux crises pour les entreprises décentralisées

En cas de crise grave, les entreprises décentralisées se débrouillent mieux que les autres. C’est en tout cas la conclusion d’une étude publiée en 2021 par Philippe Aghion, Turbulence, Firm Decentralization, and Growth in Bad Times. L’auteur, qui revient sur ses recherches dans un récent article de Knowledge sur la surperformance des sociétés décentralisées en période difficile, développe le raisonnement suivant.

En observant l’activité des sociétés de l’OCDE, du Japon et des Etats-Unis pendant la Grande Récession de 2008, l’auteur observe que les entreprises décentralisées accusent une chute de leurs ventes de 8,2%, contre 11,8% dans les entreprises centralisées. L’étude montre en réalité que cette performance se constate à tous les niveaux. Ces sociétés vendent plus, produisent plus et survivent globalement mieux à la crise.

Le chercheur avance deux explications au fait que la décentralisation implique moins d’impacts négatifs pour les entreprises en crise :

  • Dans un contexte incertain, les décisions doivent être prises rapidement ;
  • Les gestionnaires locaux disposent d’informations plus fiables et plus actualisées, ils ont donc toutes les cartes en main pour réagir de façon intelligente à la situation.

Au-delà de ses avantages commerciaux, l’auteur souligne aussi les bénéfices de la décentralisation en termes de Responsabilité sociale des Entreprises :

  • des emplois moins précaires ;
  • des produits plus innovants, qui profitent à une diversité de parties prenantes ;
  • des salariés mieux formés, car plus responsabilisés.

Un point important pour les entreprises françaises, qu’Emmanuel Macron a récemment encouragées à prioriser la RSE.

P. Aghion émet cependant une réserve : la différence de performance due à la décentralisation des entreprises ne s’applique qu’en temps de récession. Une donnée suffisante, cependant, pour envisager d’inclure la décentralisation dans son plan de gestion de crise. Il faut néanmoins y intégrer également la préoccupation centrale à toute stratégie de gestion des risques : la communication interne.

La nécessité de communiquer, primordiale dans la gestion des urgences

Les moments de turbulences donnent une valeur particulière aux informations que détiennent les gestionnaires de filiales. Premiers détenteurs des données locales quant au déroulé de la crise, ils possèdent aussi une source de pouvoir conséquente. Plutôt que de s’en inquiéter, il faut pouvoir l’encadrer et le transformer en autonomie.

Dans ce cadre, les technologies de l’information incarnent l’outil parfait. Philippe Aghion explique d’ailleurs qu’elles ont permis aux entreprises de se décentraliser efficacement. Elles donnent plus de contrôle au management, en lui permettant d’obtenir un point de vue global sur la situation locale.

Cette vision transversale se révèle impossible sans communication, et sans outils d’échanges. Ce qui est vrai à l’échelle locale se confirme d’ailleurs aussi à celle de la société toute entière. Un plan de gestion de crise basé sur la décentralisation ne peut fonctionner que si les différentes filiales interagissent efficacement.

Le plan de gestion des urgences doit donc prendre en compte cette nécessité d’interaction. En plus d’anticiper les modalités de décentralisation en cas de problème grave, il doit donc aussi prévoir un plan de communication. Celui-ci doit permettre à l’équipe de crise de limiter les impacts le jour J et d’assurer le déroulement des opérations sans interruption.

La décentralisation au cœur des mesures du plan de gestion de crise en entreprise

Comment intégrer la décentralisation de l’entreprise à son plan de gestion de crise ? Comme toute mesure qui vise à survivre en plein trouble, la décentralisation doit faire partie du plan de continuité des activités rédigé en amont de la survenue des difficultés. Elle peut s’appuyer sur un système d’information moderne, riche de méthodes et d’outils sécurisés pour l’encadrer convenablement.

1 / Déconcentrer les pouvoirs en numérisant le plan d’urgence

Le plan d’urgence doit être accessible sous forme physique, mais surtout au format numérique. C’est là le préalable indispensable pour que tous les dossiers relatifs aux situations critiques soient facilement consultables. Vous pouvez, pour cela, stocker votre plan de crise dans une salle de données virtuelle, une sorte de datacenter sécurisé. Il profite ainsi d’une confidentialité parfaite.

Seules les personnes habilitées peuvent y accéder, celles de la cellule de crise par exemple. Elles y accèdent en revanche de partout, quand elles le souhaitent. Les virtual data rooms se destinent à la sauvegarde de ce type de documents. Elles s’utilisent d’ailleurs particulièrement pour les opérations lourdes d’enjeux : réussir une M&A (fusions & acquisitions), un rachat ou une succession de direction.

Vous pensez avoir besoin d’un environnement sécurisé pour vos collaborations entre filiales locales ? Une salle de crise numérique, en somme ?

C’est effectivement une solution efficace pour coopérer autour de la définition de votre plan d’urgence. Encore faut-il que seules les personnes autorisées participent, et qu’elles n’aient accès qu’aux informations qui les concernent, dans un cadre hyper-confidentiel. Notre solution de salles de données virtuelles vous offre toutes ces garanties. Demandez-nous une démonstration gratuite adaptée à votre structure.

2 / Un système d’échanges instantanés mais sécurisés avec les différents décisionnaires

Votre plan de crise doit aussi lister toutes les personnes à contacter en cas de situation de crise, dans l’ordre de priorité et en fonction de votre stratégie de décentralisation. Une bonne option, pour réussir cette manœuvre, peut consister à prévoir un groupe de discussion dédié aux crises éventuelles qui échange via un système de messagerie électronique sécurisée et confidentielle.

Cette messagerie instantanée doit résister aux tentatives de piratage et prévenir les vulnérabilités dues au facteur humain. En période difficile, votre entreprise s’expose particulièrement aux risques de cybersécurité. Il faut donc réduire au maximum les dangers potentiels liés à la perte de données confidentielles.

3 / Un plan de crise flexible, modifiable par les personnes autorisées

La flexibilité doit influencer toute la conception de votre plan de crise. Pour que la décentralisation de votre entreprise se déroule efficacement, laisser la possibilité aux décisionnaires locaux de le réviser régulièrement, en fonction de ce qu’ils observent sur leurs terrains.

Une solution comme Diligent Boards permet à chaque partie prenante d’annoter le plan de secours. Elles peuvent aussi suivre les modifications des autres participants. Une bonne façon d’augmenter les niveaux d’autonomie des filiales, sans perdre le contrôle global de la gestion de crise.

4 / Un plan d’actions basé sur l’autonomie locale

Le plan des actions rectificatives de la crise doit comprendre la décentralisation des activités. Objectif : désamorcer toutes les situations venimeuses, en partant de la base, c’est-à-dire de l’échelle locale. Cette technique permet aussi de concentrer chaque décideur sur son périmètre de responsabilité, et d’éviter l’excès d’interférences nuisibles à une bonne réactivité.

La crise économico-sanitaire de la COVID-19 n’est qu’un aperçu d’un spectre plus large de possibles tempêtes, susceptibles de perturber les entreprises : catastrophe environnementale, piratage informatique, perte d’une ou de plusieurs exploitations, risques de réputation…

Pour bien anticiper ces dangers, le plan de gestion de crise doit être bien pensé et remanié régulièrement. Mais comment le construire ? Découvrez nos conseils de gestion de crise, de la formalisation du plan d’urgence, à celle des scénarios, en passant par les exercices pratiques d’entraînement et de simulations de crise.

BLOGS À NE PAS MANQUER