Meilleures pratiques

Pièges à éviter pour obtenir un conseil sans papier

La plupart des entreprises reconnaissent qu’il est temps de passer aux communications numériques au sein du conseil et devenir un conseil sans papier. Mais toutes les solutions pour réussir à avoir un conseil sans papier sont loin de se valoir. Dans les faits, les vulnérabilités de sécurité, l’inadéquation des fonctionnalités numériques et une assistance insuffisante pour les membres du conseil peuvent vous coûter très cher.

Représentez-vous le spectre des offres numériques disponibles en salle de conseil pour mieux comprendre ce qui les différencie. À l’une des extrémités du spectre, vous trouvez l’environnement traditionnel 100 % papier, dans lequel les dossiers et toutes les informations sont distribués sous forme de copies imprimées. À l’autre extrémité, vous avez un portail bien conçu par un fournisseur externe. Grâce à cette application sécurisée, les membres des conseils d’administration peuvent synchroniser leurs tablettes ou PC pour accéder à une version numérique du dossier, qu’ils peuvent ensuite annoter, sur laquelle ils peuvent discuter et voter à l’aide d’outils numériques : un conseil sans papier . Entre les deux extrémités du spectre se trouvent des solutions intermédiaires, telles que le courriel ou les systèmes de partage de fichiers. Si ces options intermédiaires offrent une certaine forme de communication électronique, elles peuvent compromettre la sécurité, l’intégrité et la rapidité d’accès aux informations importantes et diminuer ainsi l’efficacité du conseil.

Le courriel ramène au papier

L’utilisation d’adresses électroniques personnelles ouvre la voie à des atteintes graves à la sécurité. Une fois qu’un courriel a été envoyé à un administrateur, l’entreprise perd tout contrôle et ne peut empêcher qu’il soit transféré, téléchargé ou accessible en clair sur le portable d’un membre du conseil. Comme les membres des conseils d’administration ont tendance à imprimer les pièces jointes aux courriels, le contenu des courriers électroniques se retrouve souvent sur papier. Dans ce cas, les administrateurs sont confrontés aux inconvénients du papier en perdant tout le bénéfice d’un classeur ou d’un dossier de conseil relié, ce qui peut faire obstacle au bon déroulement d’une réunion de conseil et engendrer des risques supplémentaires pour la sécurité. Fournir une adresse électronique sécurisée aux membres du conseil ne résout pas nécessairement le problème non plus, car ils pourront transférer des courriels confidentiels sur des comptes non sécurisés, utiliser des applications non sécurisées de lecture électronique ou décider d’imprimer des documents plus longs.

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Les solutions bricolées présentent des lacunes

Alternatives peu coûteuses permettant soi-disant d’éviter les dangers du courriel, les solutions bricolées présentent de sérieuses lacunes. Des services gratuits ou bon marché tels que Box permettent de mettre en ligne et de télécharger du contenu de stockage en nuage. Bien que des fonctions de sécurité telles que le chiffrement et l’authentification à deux facteurs protègent Box, des tiers non autorisés ont néanmoins réussi à accéder à des comptes Box et risqué de compromettre des fichiers et des adresses électroniques privés. De la même manière qu’avec les courriels, une fois que les utilisateurs téléchargent les fichiers, ils en font ce qu’ils veulent et c’est en fini de la sécurité.

Certaines entreprises trouvent une parade à ce problème et développent leur propre portail ou utilisent des outils de collaboration et de gestion des documents. Les deux approches pour avoir un conseil sans papier présentent un certain nombre de lacunes. Il se peut que les membres du conseil doivent accéder au réseau privé virtuel de l’organisation (VPN) avant de se connecter sur le portail pour constater qu’il n’est pas facile à utiliser. Et une fois que les documents quittent le portail, leur sécurité n’est plus assurée. De plus, les services d’assistance d’une solution de conseil d’administration « maison » doivent être mis en place et assurés au sein même de l’entreprise. Le bureau du secrétariat d’entreprise pourrait prendre en charge les demandes basiques des membres du conseil, mais il se peut que l’entreprise ne dispose pas des connaissances ou du personnel informatique suffisants pour s’occuper du dépannage et répondre aux questions techniques. Quoi qu’il en soit, il est peu probable qu’une assistance puisse être assurée 7 j/7, 365 j/365.

Portails de fournisseurs externes : pensez sécurité, simplicité et service

Les solutions de portail développées par des fournisseurs externes se situent à l’extrémité la plus sûre du spectre des systèmes proposés pour avoir un conseil sans papier. Si chacun de ces produits prétend combler intégralement les lacunes d’autres solutions pour un conseil sans papier, il est bon de jeter un œil « sous le capot » pour voir ce qu’ils offrent vraiment. Par exemple :

1. Le produit présente-t-il un niveau de sécurité et de confidentialité supérieur à tous les niveaux, de l’infrastructure d’hébergement des données au cryptage du contenu en transit et sur l’appareil ? Les processus de sécurité sont-ils réellement aussi rigoureux que le prétend le fournisseur ?

2. Le portail offre-t-il un accès immédiat aux documents de réunion mis à jour et archivés comme aux ressources associées, sans oublier la possibilité de partager des notes, de voter et d’accéder à la même application sécurisée en ligne et hors ligne ?

3. Une équipe de service à la clientèle vous sera-t-elle dédiée et bénéficierez-vous de consultations et de formations illimitées ainsi que d’une assistance téléphonique en direct 7 j/7, 365 j/365 ?

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