Gouvernance

DSI, comment convaincre le président du conseil d’administration d’investir dans un outil de collaboration en ligne ?

Un outil de collaboration en ligne est un atout manifeste dans le cadre de la digitalisation de l’entreprise. Pourtant, un très grand nombre de sociétés organise toujours des conseils d’administration 100 % papier. Si, pour un Directeur des Services Informatiques (DSI), les avantages d’une telle solution numérique sont évidents, il faut trouver les bons arguments pour convaincre toutes les parties prenantes. Ainsi, il est possible de voir qu’une stratégie proactive de mise en place d’un portail digital devra s’attacher à respecter 3 clés fondamentales.

 

1/ Préparez le terrain avant d’agir pour faciliter la mise en place d’un outil de collaboration en ligne

 

Vous avez sûrement une bonne raison de vouloir digitaliser les réunions du conseil d’administration. Toutefois, avant de chercher à convaincre ce dernier, prenez le temps de préparer une stratégie en mettant déjà au clair vos propres arguments.

Quels sont les bénéfices d’un outil de collaboration en ligne ? Quels sont ses points de vigilance ? Quelles contraintes lui sont associées ? Quels changements produit-il ? En détaillant un tel projet, vous trouverez plus facilement les moyens de présenter favorablement la solution numérique que vous ambitionnez.

Par ailleurs, pour préparer le terrain avant de vous lancer dans votre projet, allez interroger les membres du conseil d’administration. Ils ont, pour certains, de bonnes raisons de ne pas vouloir changer de processus selon leurs propres critères. D’autres vont au contraire vous avancer des arguments en faveur d’une solution numérique qui ne vous seront pas venus naturellement à l’esprit.

Tentez d’en savoir davantage sur les frustrations éventuelles que ressentent les administrateurs. Reçoivent-ils leurs documents en temps et en heure ? Disposent-ils de plusieurs versions différentes des documents ? Comment gèrent-ils la confidentialité des dossiers reçus, si ces derniers sont en papier ? Ces témoignages vous permettront, in fine, de bien comprendre les enjeux au sein de votre conseil.

Pour mieux mettre en avant le projet d’outil de collaboration en ligne, prenez ce temps préalable qui vous aidera à peaufiner vos arguments en tenant compte des déclarations des partisans mais également des opposants de ce type de solution. Vous serez alors mieux armé pour initier ce changement dans votre société.

 

« Les outils de collaboration en ligne pour les Conseils d’Administration sont trop chers ». Vraiment ?

Avez-vous reçu cet argument de la part d’un de vos administrateurs ? Idée reçue ancrée profondément dans les esprits, les portails digitaux de gouvernance devraient être vus au contraire comme un investissement, non un centre de cout. Découvrez notre livre blanc qui vous aidera à créer un business case et prouver qu’un tel investissement peut être rentable. Télécharger le livre blanc gratuitement.

 

2/ Parlez le langage de vos interlocuteurs pour être plus convaincant

 

Pour étayer votre argumentation en faveur d’un outil de collaboration en ligne, il est aussi important de pouvoir se mettre à la place de vos interlocuteurs. Chaque individu que vous devez convaincre a des missions spécifiques qui le rendent plus ou moins réceptif à certains arguments. Il faut donc que vous puissiez vous mettre dans la situation de chacune de ces personnes pour bien comprendre ce qui les intéresse le plus avec la digitalisation du conseil d’administration.

Ainsi, depuis votre position de DSI, les arguments qui vous touchent le plus sont ceux relatifs à la cybersécurité. Chaque partie prenante aura, de cette manière, des préoccupations différentes. Pensez à chacune d’entre elles pour mieux préparer votre projet.

Le directeur financier cherchera à comprendre le ROI (Return On Investment pour retour sur investissement) et les chiffres liés au projet. Souligner les avantages financiers d’un tel outil (directs et indirects) est essentiel pour le convaincre. Vous pouvez mettre en avant les économies réalisées avec un outil de collaboration en ligne par rapport au papier. Ainsi, vous pourrez lui expliquer que la solution coopérative n’est pas qu’un centre de coût. Elle permet également de réaliser des économies financières substantielles en matière d’impression et de partage des documents papier.

Le secrétaire du conseil voudra savoir combien de temps il peut gagner avec un tel outil. Face à lui, vous pourrez lui expliquer le gain de temps qu’il va réaliser avec un portail digital. Par exemple, avec Diligent Boards, la préparation des réunions du conseil est en moyenne 6 fois plus rapide. Il appréciera de savoir que sa productivité pour la préparation des séances sera augmentée et que les tâches fastidieuses et peu valorisantes seront amplement allégées. Il aura à cœur de pouvoir anticiper l’impact de ce changement en voyant qu’il pourra disposer de plus de temps à réinvestir dans des tâches plus qualitatives.

Pensez aussi tout particulièrement au point de vue du président du conseil d’administration. Il aura tout intérêt à avoir un outil de collaboration en ligne simple à utiliser n’importe où et n’importe quand. Il sera réceptif aux avantages de la solution si elle permet, avant toute chose, aux administrateurs de prendre de meilleures décisions. Ainsi, l’instantanéité de la transmission des documents et des mises à jour est essentielle pour lui, car les administrateurs doivent recevoir les informations le plus rapidement possible.

 

3/ Positionnez-vous comme l’expert que vous êtes en matière d’outil de collaboration en ligne

 

En tant que DSI, vous êtes responsable de la sécurité des données, et souvent de la digitalisation de l’entreprise. Profitez de ce rang pour vous positionner comme l’expert que vous êtes en matière de solution numérique collaborative. Aussi, pour promouvoir ce projet, offrez au conseil d’administration des informations étayées, convaincantes et abouties. Il vous faut mettre en avant des arguments factuels qui feront en eux-mêmes la preuve de l’intérêt d’un portail digital.

Pour ce faire, identifiez les prestataires, réalisez un audit approfondi de leurs compétences et proposez un résumé clair et lisible à votre conseil. Avec ce travail préalable, vous donnez aux administrateurs les moyens de développer leur réflexion sur le sujet. Ils disposeront de cette manière des renseignements adaptés pour pouvoir prendre une décision éclairée.

N’hésitez pas à offrir vos recommandations et à prendre position. Votre compétence vous permet de leur fournir des informations complémentaires à l’analyse fournie concernant l’outil de collaboration en ligne. Vous faciliterez ainsi le choix des administrateurs et accélérerez la prise de décision.

 

S’il est si facile pour vous, en tant que DSI, de percevoir les atouts d’un outil de collaboration en ligne, il faut pouvoir les expliquer aux utilisateurs finaux. Les membres du conseil d’administration, le président et la direction doivent pouvoir percevoir tous les bienfaits qu’un portail digital est en mesure de procurer à votre entreprise. Aussi, veillez à initier votre projet en mettant toutes les chances de votre côté afin de rallier chacune des parties prenantes.

 

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