Gouvernance

Comment rédiger efficacement le procès-verbal du conseil d’administration ?

Véritable « mémoire de l’entreprise », le procès-verbal du conseil d’administration requiert une rédaction sans faille. Toute entreprise se doit d’y apporter une grande attention tant il revêt une importance évidente pour l’avenir. Cette tâche fastidieuse et compliquée nécessite une bonne préparation et gestion pour être menée avec vélocité. Il est parfois très opportun de disposer d’un modèle de procès-verbal pour en faciliter et en normaliser l’écriture.

9 conseils pour rédiger plus vite le procès-verbal du conseil d’administration

Le procès-verbal du conseil d’administration est un document administratif qui représente une tâche relativement complexe et chronophage. Découvrez nos meilleurs conseils pour en améliorer l’écriture.

1. Mettez en place une approche professionnelle et experte

La rédaction du procès-verbal du conseil d’administration est une tâche d’une grande importance pour votre société. Elle permet de conserver la trace écrite des décisions prises par les administrateurs et de les faire valoir. Aussi il incombe à chaque entreprise de prévoir un process d’une grande rigueur appuyé sur des compétences solides.

2. Donnez-vous un modèle de procès-verbal

La réglementation française en vigueur ne prévoit pas de format type pour le procès-verbal. Néanmoins, pour gagner en efficacité et en productivité, il est préférable de se doter d’un modèle de procès-verbal, tel que celui proposé à la fin de cet article. Il vous offrira un cadre pour votre rédaction afin d’être le plus clair et concis possible. Un modèle est un excellent outil pour n’omettre aucun élément nécessaire.

3. Sachez toujours répondre aux objectifs fixés

Pour maintenir le niveau de pertinence d’un procès-verbal, il est important de toujours garder à l’esprit ses objectifs. En effet, le procès-verbal du conseil d’administration doit établir le compte-rendu des délibérations de la séance de façon précise et impartiale. Il doit répondre aux exigences d’ordre divers : des administrateurs, des dirigeants de l’entreprise, des autorités publiques, …

4. Anticipez la rédaction du procès-verbal du conseil d’administration

Pour être plus efficace, il est pertinent de bien préparer la rédaction du procès-verbal. Cela permet d’écrire plus rapidement le compte-rendu et d’améliorer grandement la qualité du document final. Pour ce faire, créer un kit d’outils du rédacteur est ultra utile. Il peut comprendre notamment vos notes prises lors de la réunion, l’ordre du jour de la réunion, les documents diffusés à l’occasion de cette séance, le procès-verbal de la dernière séance, …

5. Appuyez-vous sur des éléments fiables pour rédiger le procès-verbal du conseil d’administration

Compte tenu de son importance pour la société, il importe de bien préparer en amont la rédaction du procès-verbal. Ainsi, le rédacteur ne peut uniquement se fier à ses souvenirs de ce qui s’est dit durant une séance du conseil d’administration. Il faut qu’il puisse s’appuyer sur des notes complètes prises avec professionnalisme. Ainsi il sera en mesure de retranscrire les principaux points de discussion, les décisions prises et, le cas échéant, les raisons de ces dernières et les actions convenues.

6. N’omettez rien de la structure type d’un procès-verbal du conseil d’administration

Tous les procès-verbaux des séances du conseil d’administration doivent intégrer les mêmes éléments. Ainsi, il est nécessaire de toujours reprendre la raison sociale de l’entreprise, les précisions sur la séance (date et lieu), les noms des administrateurs et autres invités présents et excusés. Enfin, le procès-verbal reprendra les principales discussions et l’ensemble des résolutions adoptées.

7. Synthétisez fidèlement les débats d’une séance du conseil d’administration

Pour lui conférer une totale objectivité, il importe que le procès-verbal du conseil d’administration reprenne avec fidélité les arguments exprimés par les différents intervenants. Il faut donc à la fois les résumer de façon concise et ne pas les déformer. Aussi le rédacteur doit être en mesure d’identifier les temps forts des discussions et de parfaitement comprendre le sens des différentes interventions. En cas d’incompréhension, il doit solliciter des éclaircissements.

8. Ne vous perdez pas dans les détails insignifiants

Pour garantir sa clarté et son impartialité, il importe de rester concentrer sur l’essentiel lors de la rédaction d’un procès-verbal. Cela permet d’avoir un document objectif qui va droit au but, sans bavardage inutile, ni ambiguïté. Il faut savoir mentionner les éléments pertinents et écarter les informations négligeables. Ainsi, le rédacteur doit être capable de ne sélectionner que l’essence même de la séance du conseil d’administration.

9. Appuyez-vous sur la bonne technologie digitale

Pour faciliter le travail de rédaction et pour l’accélérer, disposer du bon outil numérique est crucial. Le portail pour conseils d’administration, Diligent Boards, vous offre de pouvoir disposer de tous éléments de référence d’un simple clic. Dans sa bibliothèque de documents, vous aurez accès de façon sécurisée aux documents distribués pour les séances du conseil, aux procès-verbaux archivés, … Vous pourrez saisir directement dans Diligent Minutes le procès-verbal durant la réunion. Après la séance, il faudra juste réorganiser les éléments et achever les derniers détails.

Modèle de procès-verbal : un exemple à suivre

Comme nous l’avons vu, le procès verbal est un document complexe et long à établir. Pourtant une solution comme Diligent Minutes vous fera gagner un temps fou pour la rédaction. Mais, si vous souhaitez établir par vous-même ce compte-rendu, voici un modèle de procès-verbal à adapter à votre société et à ses séances du conseil.

Le procès-verbal du conseil d’administration est un document d’une importance capitale pour toute société. Il ne doit pas pour autant être une vraie corvée à rédiger. Utiliser un outil digital tel que Diligent Minutes ou un modèle de procès-verbal est d’une grande aide pour établir un parfait compte-rendu. Il importe que chaque entreprise mette au point les bonnes pratiques et procédures pour être plus efficace et performant. De cette façon, vous témoignez de la qualité des échanges et des résolutions au sein de votre conseil d’administration.

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