Gouvernance

Quel est le modèle de pouvoir pour le conseil d’administration ?

Mettre à disposition un modèle de pouvoir pour le conseil d’administration est un levier d’efficacité organisationnelle. Les administrateurs sont des personnes extrêmement occupées qui parfois ne peuvent être disponibles à une séance du conseil. Il est important d’anticiper ces cas de figure et de faciliter l’établissement de ces procurations de vote. De cette façon, la gestion du conseil d’administration de société devient plus fluide et performante, améliorant du même coup la gouvernance d’entreprise. Aussi, le modèle de pouvoir pour le conseil d’administration est une base à toute administration d’un conseil en bonne gouvernance.

Dans quels cas un administrateur peut-il se faire représenter par un autre membre du conseil d’administration ?

La présence des administrateurs aux séances du conseil

Avant de rentrer dans le détail de l’élaboration du modèle de pouvoir pour le conseil d’administration, évoquons les principes généraux concernant la présence des administrateurs aux séances du conseil. Il faut rappeler la règle du quorum qui impose que la moitié au moins de ses membres soit présente, selon l’article L. 225-37 du code de commerce.

En cas de non respect, les délibérations du conseil d’administration ne sont pas valables. Il n’est pas possible de déroger à cette règle, en aucun cas, même avec une mention dans les statuts de la société. Aussi, la présence des administrateurs est un point essentiel au bon fonctionnement d’un conseil, et même d’une société.

Chaque décision du conseil d’administration est prise en règle générale à la majorité des administrateurs présents ou représentés (c’est-à-dire ayant rempli et transmis un modèle de pouvoir pour le conseil d’administration). Il est possible de prévoir une contrainte de majorité plus importante dans les statuts de l’entreprise. En cas d’égalité lors du vote des résolutions du conseil, la voix du président de séance est prépondérante, sauf mention contraire précisée dans les statuts.

En cas d’indisponibilité (d’ordre personnel ou professionnel) le jour de la séance du conseil d’administration, un membre peut se faire représenter. Cette option permet alors que son vote soit pris en compte. Il s’agit donc de donner une procuration à un autre membre du conseil d’administration qui sera présent à la réunion. Ce dernier représentera l’administrateur empêché à la réunion et prendra part au vote pour son compte.

La représentation d’un administrateur par un autre est possible sauf clause contraire notée dans les statuts de la société. Il faut que l’administrateur qui va être absent donne mandat par écrit à un autre administrateur de le représenter à une séance du conseil d’administration, selon l’article R. 225-19 du code de commerce. Pour ce faire, il utilise un modèle de pouvoir pour le conseil d’administration.

La réglementation française en vigueur précise également que « chaque administrateur ne peut disposer, au cours d’une même séance, que d’une seule [procuration] ». Enfin, cette possibilité offerte aux administrateurs est également « [applicable] au représentant permanent d’une personne morale administrateur ».

Quels documents mentionnent les présents aux réunions du conseil ?

Divers documents doivent faire état des présents aux séances des conseils d’administration. Il s’agit tout d’abord du registre de présence qui est obligatoire. Il cite tous les noms des administrateurs réputés présents selon l’article L. 225-37 du code de commerce. Ce dernier prévoit que « le règlement intérieur peut prévoir que sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective », sauf dans quelques cas précis.

Parmi l’ensemble des points obligatoires à mentionner dans un procès-verbal de séance du conseil d’administration, il doit être reporté le nom des administrateurs présents, excusés, absents et réputés présents au sens de l’article L. 225-37.

Enfin, le rapport sur le gouvernement d’entreprise précise la participation des administrateurs aux séances du conseil durant l’année écoulée.

Recommandations des codes de gouvernance concernant la représentation d’un administrateur par un autre

Le code de gouvernance d’entreprise Afep-Medef n’émet aucune règle concernant le nombre de fois qu’un administrateur peut être représenté par un autre membre du conseil d’administration. Quant au code MiddleNext, il n’évoque pas plus la question du pouvoir donné par un administrateur.

Par contre, l’Association nationale des sociétés par actions (Ansa) s’est exprimée sur le sujet à travers une décision prise en juin 2017 à la majorité de son comité juridique. Ce dernier a recommandé que le mandat qu’un administrateur de société anonyme peut donner à un autre pour le représenter au conseil d’administration ne vaut que pour une seule séance. Cela signifie donc qu’un administrateur empêché donne pouvoir spécifiquement pour chaque séance du conseil où il ne pourra se rendre. Ainsi, il devra rédiger des documents distincts à l’aide du modèle de pouvoir pour le conseil d’administration.

Cette contrainte vise plusieurs objectifs. Elle garantit que chaque administrateur a la capacité de donner son pouvoir. De plus, elle lui permet d’orienter le choix de son mandataire en fonction de l’ordre du jour de la séance du conseil. Enfin, elle tend à rendre plus complexe le recours à cette représentation de l’administrateur, témoignant du caractère exceptionnel de cette option. Ainsi, il est plus délicat pour un administrateur d’être longuement absent au point de ne plus exercer de fait ses fonctions. Néanmoins, il est rapporté que : « une majorité des membres du comité juridique de l’ANSA estime également qu’un mandat donné, par exemple, pour deux séances datées et relativement proches (pas plus de 2 mois) ʺserait certainement valableʺ. »

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Comment établir un modèle de pouvoir pour le conseil d’administration ?

Votre modèle de pouvoir pour le conseil d’administration doit être établi et complété de façon très précise et minutieuse. Il est nécessaire de reprendre un certain nombre de mentions notées sur la convocation à la séance du conseil d’administration. Cela permet de délimiter la mission que vous confiez au mandataire. Ainsi, notez :

  • L’identité du conseil d’administration concerné,
  • la date, l’heure et le lieu de la séance du conseil,
  • l’ordre du jour de la réunion.

Il faut enfin vous identifier clairement ainsi que dater et signer la procuration. Il est important de veiller à ce que le modèle de pouvoir pour le conseil d’administration soit daté d’avant la tenue de la réunion, faute de quoi votre vote ne sera pas pris en compte. Le document doit nécessairement être signé des deux administrateurs concernés (le mandant et le mandataire) pour être valable.

Établir un modèle de pouvoir pour le conseil d’administration et le transmettre avec la convocation est une démarche très simple. Elle offre cependant l’avantage d’inciter les administrateurs à s’impliquer dans leur présence aux réunions et à organiser leur venue ou leur représentation en amont. De cette façon, elle est une des clés de la bonne gouvernance d’un conseil d’administration.

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