Gouvernance

Pourquoi utiliser un logiciel de secrétariat juridique pour votre société ?

Pour booster les activités des collaborateurs, le logiciel de secrétariat juridique s’avère être un précieux outil au sein des sociétés. Dans le cadre d’un processus stratégique de digitalisation de l’entreprise, ce type de solutions numériques apporte son lot de bienfaits au service des objectifs de l’organisation. Les atouts de ces logiciels profitent à différents niveaux de la structure.

 

Quels sont les différents types de logiciels pour digitaliser le secrétariat juridique ?

 

Pour accompagner la transformation digitale d’un secrétariat juridique, l’utilisation de différents logiciels peut s’avérer très utile. Si nous parlons, à titre d’exemple, de l’emploi de solutions de gestion des entités, de digitalisation des documents et de prise de procès verbaux, les bénéfices apportés semblent évidents.

 

Le logiciel de gestion des entités

 

En matière de logiciel de secrétariat juridique, l’une des solutions les plus intéressantes est la gestion des entités. À l‘image de la solution Diligent Entities, ce type d’outil permet de centraliser les datas d’un groupe mondial aux multiples implantations. Ainsi, l’entreprise dispose d’une source tout-en-un qui va lui offrir une grande fiabilité.

Un tel logiciel est un levier de simplification extrême pour toutes les démarches d’ordre juridique comme financier. En outre, cette solution est efficace pour garantir à la société la conformité aux réglementations nationales et internationales.

Le logiciel de gestion des entités va ainsi procéder au stockage et à la conservation de toutes les données des différentes filiales à partir d’une seule et unique solution. Il représente un outil d’exception pour initier des process en matière de gestion. Il va s’avérer d’une grande exactitude, vélocité et méticulosité. L’ensemble de vos équipes, de la finance au juridique en passant par la direction générale et les achats ont ainsi accès aux mêmes données et savent où trouver l’information.

Un logiciel, tel qu’Entities, s’intègre aussi idéalement à l’écosystème Governance Cloud pour une plus grande simplicité et une parfaite fluidité. Il va offrir une aide précieuse pour optimiser la gouvernance d’entreprise tout en ayant en ligne de mire les objectifs fixés concernant les risques et la conformité. Un tel outil s’adapte en prime aux évolutions réglementaires ainsi qu’au développement des sociétés pour une adéquation permanente.

 

Découvrez le Governance Cloud de Diligent

Le Governance Cloud est une suite de logiciels de secrétariat juridique et plus qui permettent de digitaliser la gouvernance des entreprises et les documents du conseil d’administration. De la gestion des entités juridiques à la gestion de la diversité, de l’identification de nouvelles opportunités à l’identification de conflits d’intérêt, le Governance Cloud est unique en son genre. Vous souhaitez en savoir plus ? Planifiez une démonstration.

 

Le logiciel de secrétariat juridique pour numériser des documents du conseil d’administration

 

Bénéficier d’un logiciel de secrétariat juridique permettant de digitaliser les documents du conseil est d’une grande utilité. Leader mondial de la digitalisation des conseils d’administration, la solution Diligent Boards de Diligent est en mesure de garantir avec une extrême simplicité une sécurisation optimale de vos données. C’est une solution premium pour la gestion des documents du conseil d’administration.

Grâce à cette solution intuitive, l’ensemble du process d’organisation des séances du conseil est sous contrôle. Le secrétariat juridique peut procéder à la numérisation des documents à destination des administrateurs ou des dirigeants à l’aide d’un simple « glisser-déposer ». Ainsi, la préparation des réunions du conseil est en moyenne 6 fois plus rapide avec Diligent Boards. Les gestionnaires du conseil peuvent ainsi réinvestir le temps gagné dans des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le portail digital englobe plus largement l’ensemble des tâches nécessaires à l’organisation d’une réunion du conseil, des ordres du jour aux procès-verbaux.

Les documents sont mis à jour en temps réel pour que les membres du conseil puissent y accéder à n’importe quel moment et où qu’ils soient, en ligne et hors ligne. Cet outil est d’autant plus accessible qu’il suffit d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur pour accéder à ces éléments, sans même qu’une connexion web ne soit disponible.

Diligent Boards est une solution de collaboration dédiée pour les administrateurs. Ils disposent de multiples fonctionnalités d’intérêt, telles que les annotations des documents, les notifications instantanées à chaque modification, le vote en ligne… L’outil dispose en outre d’une assistance client d’excellence, disponible à toute heure et tous les jours de l’année.

 

Le logiciel pour la prise de procès-verbaux

 

Au nombre des outils utiles au secrétariat juridique, le logiciel pour prendre les comptes-rendus du conseil est l’un des plus indispensables. Il permet d’optimiser la rédaction de ces procès-verbaux. Ce type de logiciel de secrétariat juridique, tel que Diligent Minutes, est un outil intégré à la suite Governance Cloud pour un maximum d’efficacité et de fluidité.

Indispensable selon la réglementation française, le compte-rendu des séances du conseil est une tâche qui peut s’avérer harassante et titanesque. Disposer d’une solution logicielle pour cette rédaction permet d’augmenter la productivité, de rendre l’exercice plus simple et de sécuriser la procédure.

L’outil va aider à la rédaction grâce aux informations déjà intégrées dans Diligent Boards et au modèle déjà établi. Le rédacteur a en outre la possibilité d’attribuer des tâches aux administrateurs et de les en notifier. Un tel logiciel est très utile pour le secrétariat juridique car il va également pouvoir exporter le document rédigé et importer la version à faire approuver au conseil d’administration.

 

Quels sont les principaux bénéfices à utiliser un logiciel de secrétariat juridique ?

 

À travers ces 3 incarnations de logiciels pour le secrétariat juridique, les atouts de ce type d’outils deviennent évidents. Ils peuvent se résumer à 3 bienfaits majeurs.

 

1/ Gain de temps offert par un outil digital de secrétariat juridique

 

L’utilisation d’un logiciel de secrétariat juridique permet de dégager du temps. Parce qu’il va augmenter la productivité en facilitant et favorisant diverses tâches, il va aider à réaliser plus rapidement les missions attribuées. De cette manière, il représente une solution pour libérer du temps.

Un tel outil est très appréciable en particulier pour les tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Auparavant, laborieuses et fatigantes, elles deviennent un moindre souci avec une solution numérique. Ce temps libéré peut par la suite être réinvesti dans des activités à plus forte valeur ajoutée pour le bénéfice de la société et sa performance globale.

 

2/ Gain en efficacité permis par un logiciel de secrétariat juridique

 

En se dotant d’une solution de secrétariat juridique, l’efficacité du personnel est optimisée. Cela s’observe à tous points de vue. L’outil appuie, encadre et soutient les travaux pour l’exécution plus rationnelle et organisée de diverses tâches. Par ailleurs, il va offrir un grand nombre de fonctionnalités dédiées prévues pour être à la fois simple et utile.

En outre, disposer d’un logiciel est aussi très rassurant. Il permet de savoir de facto que la conformité est encadrée et d’éviter toute erreur. Ainsi les risques juridiques pour la société sont mieux maîtrisés.

Enfin, les outils digitaux sont des valeurs sûres pour les personnels qui savent qu’ils peuvent se reposer sur eux. Ils vont être le vecteur d’une meilleure vision d’ensemble permettant de meilleures décisions stratégiques.

 

3/ Gain en sécurité accordé par un logiciel pour l’assistance juridique

 

L’utilisation d’un logiciel de secrétariat juridique est un excellent levier de sécurité. L’ensemble des process qui sont intégrés à ce type de solutions bénéficie de leur plus haut niveau de sécurisation.

Les outils de Diligent, à ce titre, bénéficient des meilleurs standards du marché, tels qu’un chiffrement performant, les certifications ISO et TRUSTe et un hébergement en Allemagne. Des tests de pénétration sont réalisés régulièrement, par les clients eux-mêmes et des entreprises tierces spécialisées.

Par ailleurs, intégrés dans ces logiciels pour le secrétariat juridique, les documents sont mieux contrôlés. Il n’y a plus de risque de perte des informations.

 

La digitalisation de l’assistance juridique porte nombre d’avantages. Disposer d’un logiciel de secrétariat juridique offre bien des atouts cruciaux aux sociétés. Elles vont y gagner du temps pour réaliser des missions à plus forte valeur ajoutée, de l’efficacité pour de meilleures décisions stratégiques et de la sécurité pour une plus grande maîtrise des risques.

 

Les bénéfices d’une Gouvernance Moderne

Nombreuses sont les entreprises aujourd’hui qui continuent à utiliser le papier pour la gestion de leur gouvernance. Au delà d’une perte d’efficacité, c’est une véritable menace pour l’entreprise, qui est ainsi exposées à de plus grands risques de conformité et de sécurité. Vous souhaitez en savoir plus sur les risques liés aux déficits de gouvernance et les avantages d’une gouvernance moderne ? Découvrez-en plus ICI.

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