Meilleures pratiques

Optimisez votre temps et vos efforts en digitalisant vos processus pour le comité social et économique

Issu de la réforme du Code du travail de 2017, le comité social et économique (CSE) est créé par l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, applicable au 1er janvier 2018. Il a fusionné les institutions représentatives du personnel en un comité obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 10 salariés. La fréquence des réunions, déterminée dans un accord collectif, est d’au moins 6 par an. Ses compétences varient en fonction de la taille de la société. Il peut prendre des décisions concernant les salaires, l’application du Code du travail, les conventions et accords applicables dans l’organisme. Il établit un rapport annuel d’activité et de gestion. Quels sont les bénéfices apportés par les outils de Diligent pour le fonctionnement optimal du CSE ?

 

1.     Documentation des réunions et suivi de l’ordre du jour d’une séance pour le comité social et économique

 

L’organisation des réunions du CSE représente un ensemble de tâches toujours fastidieuses, mais qui sont nécessaires à son bon fonctionnement. Elles peuvent être rébarbatives, répétitives et chronophages. En les digitalisant avec Diligent Boards, il est possible de gagner jusqu’à 6 fois plus de temps en moyenne. De cette manière, vos équipes sont plus productives sur leurs missions à faible valeur ajoutée et peuvent ainsi ré-investir le temps gagné sur des actions plus intéressantes et valorisantes.

Les membres du CSE bénéficient également de cette numérisation des documents de leurs réunions. Ils y ont accès en permanence, de n’importe où et en toute simplicité. Il leur suffit d’un appareil électronique, tel qu’une tablette ou un smartphone, pour pouvoir lire, parcourir et annoter la documentation nécessaire aux séances.

Avec ce logiciel de l’écosystème Governance Cloud de Diligent, ils peuvent retrouver ainsi tous les documents dans un seul et unique endroit sécurisé. Cette disparition du format papier rend leur travail bien plus simple en évitant d’avoir de lourds dossiers à porter ou à stocker. Le comité social et économique profite ainsi de cette optimisation de son organisation administrative.

De plus, les membres arrivent également mieux préparés aux réunions, car ils ont une idée claire de l’ordre du jour. Les convocations leur sont envoyées électroniquement sur le même espace, rendant la logisitique des réunions plus fluide.

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2. Prise de procès-verbaux et actions de suivi simplifiées avec Diligent Minutes

Le comité social et économique peut aussi bénéficier d’un autre outil de la suite cloud de Diligent. La solution Diligent Minutes va aider le secrétariat du CSE à saisir les procès-verbaux (PV) plus rapidement et efficacement. Cet outil intuitif et ergonomique présente un intérêt évident pour améliorer la productivité de vos collaborateurs en charge de l’administration de ce comité.

Il offre de pouvoir intégrer automatiquement un certain nombre d’informations dans le document de compte-rendu. De cette manière, il n’est plus nécessaire de saisir l’ordre du jour ou la date de la réunion. Ces données sont intégrées automatiquement, car elles figurent déjà dans d’autres documents gérés par le Governance Cloud.

Vos personnels vont pouvoir disposer d’un modèle de PV améliorant la gestion du CSE. C’est une option extrêmement intéressante tant du point de vue de vos employés que des membres siégeant dans le comité social et économique. Pour les premiers, le modèle va leur permettre de gagner du temps lors de la rédaction du document. Pour les seconds, il va les aider à le lire plus vite, étant habitués à sa présentation.

Une fois le procès-verbal établi, il va être possible de décider de certaines actions de suivi le concernant. Ainsi, sa validation par les membres du CSE peut se mettre en place avec Diligent Minutes, avec un suivi du retour des différents membres. La mise en œuvre de relances est également possible, dans le cas d’un retard d’approbation par exemple. De ce fait, cet outil est parfaitement adapté à l’écriture des comptes-rendus et leur suivi.

 

3. Gestion des budgets pour le comité social et économique en toute facilité

 

De plus, les salles de données virtuelles de Diligent sont des solutions parfaites pour la bonne gestion des budgets des CSE. Elles permettent de partager des informations confidentielles avec un groupe restreint d’utilisateurs présélectionnés.

Ce sont des outils créant des espaces virtuels de travail qui vont réunir des personnes dûment identifiées. Aussi, ils sont particulièrement bien adaptés pour les sujets hautement confidentiels, tels que les questions financières. De cette manière, les membres des comités sociaux et économiques peuvent échanger des documents de façon sécurisée.

La salle de données virtuelle est alors la solution d’excellence pour le comité en question qui peut alors y discuter librement des décisions budgétaires à prendre. Elle va leur permettre de se concentrer sur les argumentations et réflexions les plus opportunes sans craindre pour la sécurisation de la documentation ou des propos tenus.

 

Pour son bon fonctionnement, le comité social et économique peut compter sur les outils du Governance Cloud du groupe Diligent. Que ce soit Diligent Boards pour les documents, Diligent Minutes pour le procès-verbal ou Diligent Secure File Sharing pour les salles de données virtuelles, les solutions offertes sont particulièrement bien adaptées à cette instance représentative du personnel des entreprises.

 

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