Meilleures pratiques

Secrétaires du conseil, la transition digitale, c’est maintenant !

La pandémie de Covid-19 a forcé les entreprises à adopter des outils numériques pour continuer à fonctionner. Elles se sont alors organisées pour travailler à distance. Aujourd’hui, c’est le moment ou jamais d’avancer vers une adoption définitive et élargie de ces solutions en ligne. Quels sont les 3 avantages que procure la transition digitale du conseil d’administration ?

 

1. Travailler à distance en toute simplicité grâce à la transition digitale

 

Les portails digitaux permettent de travailler simplement à distance. Ils sont, de ce fait, des solutions parfaites pour les secrétaires du conseil d’administration. La digitalisation de la gestion du conseil représente, en effet, une excellente voie pour vous extraire des contraintes spatiales.

Votre conseil d’administration utilise encore le papier ? des coursiers ? Vous avez alors sûrement rencontré des difficultés de livraison pendant la pandémie et le confinement en particulier. En effet, nous avons pu constater que même les services postaux et les coursiers de plus haute qualité ont été impactés. Des retards conséquents ont été observés ce qui a pénalisé un bon nombre de conseils.

En adoptant la transition digitale, vous avez alors l’opportunité de dématérialiser tous les documents relatifs à la gestion du conseil d’administration. Ainsi, les convocations, les procès-verbaux, les ordres du jour, les votes… seront numériques. De cette manière, vous simplifiez vos tâches administratives pour un télétravail plus efficace.

Avec les exigences nouvelles du travail à distance, il est hautement utile que vous puissiez réaliser vos missions en ligne et en toute autonomie<w^)pw<àààà. Avec une plateforme d’organisation des réunions du conseil, vous disposez de toutes les fonctionnalités permettant d’exécuter depuis chez vous ou ailleurs toutes les actions nécessaires. Grâce à ses qualités d’ergonomie et d’intuitivité, vous allez travailler aussi efficacement que possible.

Avec un portail numérique, le partage des documents est instantané, ce qui vous facilite la transmission des documents du conseil. En effet, avec un fonctionnement papier, vous devez imprimer, photocopier, classer, agrafer, empiler, affranchir, expédier, suivre les transmissions… Ce qui représente un ensemble complexe de tâches chronophages, fastidieuses et avec peu de valeur ajoutée. Avec la transition digitale, vous n’avez qu’un simple « glisser-déposer » à exécuter et tous les administrateurs reçoivent instantanément les éléments.

Enfin, votre travail à distance est facilité également par la sécurisation offerte par la solution digitale de gestion du conseil d’administration. En effet, pour que ce mode de fonctionnement puisse réellement porter ses fruits, il importe que tous les secrétaires soient sûrs de la confidentialité absolue des données transmises. Les informations traitées par les conseils d’administration étant hautement confidentielles et stratégiques, il est capital qu’elles soient sécurisées à 100 %.

 

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2. Gagner beaucoup de temps avec un portail numérique

Outre la simplicité du travail à distance, la transition digitale de votre conseil d’administration permet de vous faire gagner beaucoup de temps. Elle apporte de l’efficacité et de la productivité en accompagnant et en encadrant les diverses tâches administratives de gestion d’un conseil.

Grâce aux outils du Governance Cloud de Diligent, vous pouvez rationaliser le partage, mais également la collecte des documents ainsi que les procès-verbaux. Avec un logiciel professionnel de cet acabit, vous êtes guidé dans toutes vos actions de gestion pour une meilleure performance.

La transmission des éléments en un clic, l’élaboration d’un compte-rendu à partir d’un modèle pré-rempli, comme l’archivage de toutes les pièces nécessaires sont de précieuses aides. Ces cas concrets expliquent bien l’intérêt de la transition digitale pour tous les secrétaires de conseil d’administration.

Par exemple, pour rédiger le procès-verbal d’une séance du conseil, vous pouvez vous appuyer sur un modèle préalablement renseigné, y intégrer l’ordre du jour, la liste des administrateurs, les votes… À la fin, votre rédaction se fait très rapidement. En plus, vous obtenez un document synthétique qui reprend l’ordre de l’ODJ, comme les administrateurs y sont familiers et pour une meilleure lisibilité.

Chez Diligent, nos solutions intégrées permettent d’effectuer des relances avec un simple clic. Elles sont uniquement reçues par les parties prenantes n’ayant pas effectué l’action demandée. Ainsi, elles peuvent concerner la révision d’un document, un partage, une signature, une approbation, etc. La transition digitale fait, là encore, gagner beaucoup de temps.

 

3. Apporter une vraie valeur ajoutée à vos administrateurs

Avec la transition digitale de votre conseil d’administration, vous fournissez à vos administrateurs une solution pleine d’intérêts. Le portail digital est, en effet, un outil qui apporte une réelle valeur ajoutée aux membres du conseil. De cette manière, vous les aidez à prendre de meilleures décisions pour l’avenir de votre société.

S’ils ne sont pas confinés, les administrateurs sont souvent en déplacement professionnel. Un outil numérique pour la gestion du conseil d’administration leur permet d’emmener tous leurs documents avec eux. Avec un simple smartphone ou une tablette, ils conservent sur eux toutes ces données. Dès lors, il leur suffit de se connecter pour consulter tous les fichiers que vous aurez mis en ligne. Avec une solution de dématérialisation, il n’y a donc plus de risques qu’ils perdent un document sensible, qu’ils aient oublié d’emmener tel ou tel dossier, ni même qu’ils ne disposent pas de tout ce qui va les aider à mener leur réflexion.

Dès lors, chaque administrateur peut à sa guise lire, relire, annoter et commenter tous ces éléments. Il peut s’agir des documents des anciennes réunions, mais également les rapports annuels et autres documents internes pouvant accompagner une meilleure prise de décision. Avec la transition digitale, ils disposent, où qu’ils se trouvent dans le monde et à n’importe quelle heure, d’un accès illimité à tout ce qui va fonder leur réflexion et leur décision sur chaque délibération à prendre.

La transformation numérique du conseil d’administration représente alors un levier d’excellence pour la juste information des administrateurs. Ils ont bien plus facilement qu’avec des dossiers papier l’opportunité de se documenter en profondeur sur tous les aspects des points à l’ordre du jour d’une réunion. Ils disposent d’une documentation riche et dense pour étayer leurs analyses de chaque réflexion stratégique.

 

En conclusion, la transition digitale simplifie la vie des secrétaires du conseil tout en améliorant leur professionnalisme. Vous disposez ainsi des outils nécessaires à la réalisation de vos missions. Un portail numérique pour la gestion des réunions du conseil d’administration est ainsi indispensable pour optimiser la performance et l’efficacité tant concernant leur administration que le mandat des administrateurs.

 

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