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Quels risques à envoyer une invitation à une visioconférence aux membres du conseil d’administration par email ?

Les réunions du conseil d’administration étaient jusqu’alors presque exclusivement tenues en personne. Depuis le début de la pandémie du Covid-19, les entreprises ont dû s’adapter. Le travail à distance est devenu très rapidement la nouvelle norme, y compris pour les séances du conseil d’administration. Les réunions du conseil se font alors via des outils comme WebEx ou GoToMeeting. Néanmoins, la transmission d’une invitation à une visioconférence peut engendrer des failles de cybersécurité si certains points ne sont pas anticipés.

 

1/ Quels sont les risques à envoyer une invitation à une visioconférence par email ?

 

Les emails ne sont pas toujours sécurisés. De nos jours, les entreprises prêtent une attention de plus en plus grande à la protection des messageries. L’ensemble des collaborateurs disposent de comptes professionnels, contrôlés et sécurisés. Toutefois, étant donné leur statut particulier, les membres du conseil d’administration ne sont pas toujours concernés par ces mesures spécifiques.

Malheureusement, trop d’administrateurs indépendants ou non utilisent leurs messageries personnelles dans le cadre de leur mandat. Les emails personnels des administrateurs sont le plus souvent issus des fournisseurs de services gratuits, tels que Gmail, Outlook, Yahoo, Live, Hotmail… Or, ils n’offrent pas les meilleurs standards de sécurité. Dès lors, ils exposent votre société à des failles de sécurité.

Un email peut facilement être intercepté par un pirate informatique. Si celui-ci contient une invitation à une visioconférence, un cauchemar est vite arrivé. Un hacker qui connaît les détails de connexion pour une réunion à distance du conseil d’administration peut s’y convier. Il a alors tout le loisir de suivre les débats sensibles des membres du conseil et d’obtenir de nombreuses informations confidentielles sur les sujets à l’ordre du jour.

Envoyer un lien de connexion par messagerie représente alors un risque non négligeable pour une société. Il s’agit véritablement d’une faille de cybersécurité qu’il faut prendre en compte pour les réunions du conseil d’administration, mais également le reste des réunions confidentielles de l’entreprise (CSE, ComEx, Département stratégie…). Les conséquences pour votre entreprise sont potentiellement énormes avec le vol de données confidentielles.

Par ailleurs, lorsqu’une invitation à une visioconférence est adressée par email, le risque de dispersion de l’information est grand. En effet, dans ces périodes agitées, les administrateurs, comme le top management, sont extrêmement sollicités. Dès lors, ils peuvent facilement se perdre.

Dans une boîte de messagerie qui déborde, il n’est pas simple de retrouver tous les messages. En effet, face à l’abondance d’informations de toutes sortes qui sont transmises aux dirigeants et membres du conseil d’administration, les messageries sont vite remplies. Au milieu des centaines d’emails reçus quotidiennement, il n’est pas facile de retrouver celui pour la réunion en ligne du conseil.

 

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2/ Centralisez et sécurisez vos informations avec Diligent Boards

 

Car la sécurité de vos données est au cœur de nos priorités, Diligent vous permet d’envoyer de manière sécurisée vos liens d’invitation à la visioconférence de la séance à distance du conseil d’administration. L’outil est prévu pour vous faciliter la vie afin de vous aider dans l’organisation des réunions du conseil avec un maximum de sécurité.

Avec Diligent, toutes les données utiles aux réunions du conseil d’administration sont conservées dans votre espace protégé. Pour toujours plus de simplicité, vous disposez de tous les renseignements en quelques clics. Vous pouvez centraliser l’ensemble des informations relatives à chaque réunion en ligne du conseil à trois niveaux :

Pour accéder à une invitation à une visioconférence, rien de plus simple. Chaque participant se connecte avec ses identifiants Diligent Boards selon la procédure habituelle hautement sécurisée. Face à chaque support de réunion, il trouvera les informations de connexion.

La gestion des convocations aux réunions en ligne du conseil présente de nombreux avantages. Toutes les informations nécessaires à une réunion sont centralisées dans le même outil. Les administrateurs comme les dirigeants de votre société n’ont pas besoin de chercher dans diverses sources et dans leur messagerie.

De plus, en conservant les détails des réunions dans notre écosystème sécurisé, vous évitez également de créer des maillons faibles de sécurité. Tout est idéalement protégé des pirates informatiques afin de vous protéger des cybermenaces qui pèsent sur votre entreprise. Vous bénéficiez des standards de sécurité parmi les plus exigeants existant sur le marché.

Enfin, en gérant vos invitations aux visioconférences sur Diligent, vous gardez l’esprit tranquille quant à l’intégrité de vos données. Elles sont parfaitement protégées : aucune erreur humaine ou acte de malveillance n’est en mesure de les altérer. Elles sont conservées à l’abri afin de garantir leur fiabilité et leur crédibilité.

 

Même si la pandémie et le retour au bureau a pris le pas sur de nombreux autres menaces auxquelles nos entreprises font face, la cyersécurité n’a jamais autant été d’actualité. Aussi, la sécurité des données transitant par votre conseil d’administration requiert toute votre attention. L’envoi d’une invitation à une visioconférence par email représente une faille de sécurité telle que votre entreprise doit réagir. Utiliser Diligent permet alors de garder les informations sensibles et confidentielles de votre société protégées des cybercriminels, comme des erreurs humaines.

 

Protégez votre conseil des cyberattaques

Les avantages des portails digitaux pour conseil d’administration vont au-delà du simple aspect écologique, du gain de temps et d’efficacité. A travers le partage sécurisé des liens de visioconférence et d’autres fonctionnalités de sécurité, ils permettent également de réduire le poids des cyber risques qui pèsent sur le conseil et ses membres. Pour en savoir plus sur Diligent Boards, prenez contact avec un membre de notre équipe.

 

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