Gouvernance

Comment convaincre les administrateurs de passer à une gouvernance digitale ?

Mettre en place une gouvernance digitale au sein d’un conseil d’administration est une démarche complexe qui va vous demander de manœuvrer habilement. Vous allez devoir offrir un véritable accompagnement au changement pour convaincre chaque administrateur de s’inscrire dans cette transition numérique. Repousser les freins au changement, s’appuyer sur des alliés et accompagner cette démarche sont les 3 moments clés indispensables pour une transition digitale réussie.

 

1/ Identifiez, pour chaque administrateur, les freins à passer à une gouvernance digitale

 

Comme pour tout bouleversement important au sein d’une organisation, il existe parmi les personnes concernées des freins à cette transformation digitale du conseil d’administration. Pour aboutir aux changements voulus, il est essentiel de chercher à comprendre les réticences des membres du conseil. Cela va permettre d’y apporter des réponses afin de convaincre les administrateurs du bien-fondé de ce projet.

Tout d’abord, il faut bien cerner les freins des administrateurs à aller vers une gouvernance digitale. Est-ce une peur du changement ? Est-ce une mauvaise compréhension des enjeux actuels de la vie du conseil ? Est-ce un manque de visibilité sur les bénéfices apportés par la solution ? Etc. Les sources d’inquiétude ou de préoccupations des membres du conseil d’administration peuvent avoir de multiples origines. Il est nécessaire de pouvoir bien les décrire afin d’y apporter des réponses adéquates.

Pour obtenir la description des freins à la digitalisation de la gouvernance, cherchez à faire s’exprimer les membres du conseil, de manière individuelle et dans un environnement familier pour faciliter la confiance.

Selon les réponses que vous apportent les administrateurs, vous allez pouvoir proposer vos explications. Vous pourrez ainsi répondre à chacune des inquiétudes de manière individuelle afin d’améliorer vos chances de digitalisation. En proposant des arguments factuels face aux craintes des membres du CA, vous aurez davantage de probabilité de les convaincre de l’intérêt de la démarche. Par exemple, un de vos administrateurs évoquera surement qu’il juge trop élevé le coût d’une telle solution : vous pourrez alors lui montrer le manque à gagner de l’impression de centaines de pages et l’envoi parfois multiple par coursier, combiné à la perte de temps liée à l’impression. Il comprendra ainsi mieux la valeur d’une solution de gouvernance digitale, sans pour autant se trouver en porte à faux auprès des autres membres.

 

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2/ Identifiez des partisans à la digitalisation dans le conseil d’administration

 

Pour faciliter la transition numérique de la gouvernance de votre entreprise, cherchez à faire émerger des ambassadeurs de ce projet. Ils vont vous être de précieux alliés pour faire avancer cette démarche et rallier un maximum de soutiens. Ils vont vous aider à convaincre les plus réticents et à faire accepter ce projet.

Parmi les administrateurs, lesquels partagent la même vision que vous ? Quels sont les administrateurs qui semblent les plus appétents à cette gouvernance digitale ? Quels sont ceux qui ont déjà utilisé ou utilisent des logiciels dans d’autres conseils ? En fonction de leur propension à employer des outils technologiques, à accepter les changements et à être des moteurs du CA, vous allez identifier des partenaires de qualité pour mener cette démarche.

Ces individus d’intérêt seront d’incroyables associés dans votre initiative. Vous soutenant dans vos propositions et dans vos orientations, ils vont être des relais auprès des autres membres du conseil. Ils vont pouvoir prêcher la bonne parole auprès des administrateurs et aider à faire réussir rapidement et efficacement cette gouvernance digitale.

 

3/ Proposez un accompagnement du changement vers cette gouvernance digitale

 

Pour passer plus facilement vers cette gouvernance numérique du CA, il est essentiel de prévoir un accompagnement du changement personnalisé. Les meilleures prestataires de solutions de digitalisation vous proposeront sans aucun doute un essai gratuit. De cette manière, vous pourrez tester les outils en temps réel auprès de vos membres. C’est très utile avant de vous engager sur le long terme.

Néanmoins, il est important que cet accompagnement au changement se fasse su le long terme, pour assurer le succès de la gouvernance digitale. Aussi, demandez également des études de cas, voire les coordonnées de clients existants. Le prestataire que vous allez retenir doit pouvoir vous démontrer que sa solution est parfaitement adaptée à votre entreprise et à ses problématiques spécifiques. C’est pour cela que vous devez chercher à en savoir davantage sur les solutions digitales utilisées par des sociétés proches de la vôtre.

Enfin, anticipez l’accompagnement au changement une fois les outils numériques mis en place au sein de votre société. Il est indispensable que chaque administrateur soit formé à l’utilisation de la solution. Il est important aussi qu’un support client soit accessible aux administrateurs qui rencontreraient des difficultés. Des options d’accompagnement au changement peuvent également être mises en place.

 

Les équipes de Diligent ont à cœur de proposer un accompagnement à la gouvernance digitale depuis la demande d’information jusqu’à la fin de vie du contrat. À chaque étape, elles sont présentes pour vous offrir ce dont vous avez besoin. Chaque client bénéficie d’une équipe multilingue à son service avec un gestionnaire de compte dédié. Un service client est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an pour apporter son aide. Ainsi, il peut offrir, par exemple, une formation (gratuite et illimitée), un changement de mot de passe ou répondre à toute demande relative à la technologie. Du côté des fonctionnalités, nous rendons le passage au digital facile grâce à une interface intuitive et à la possibilité pour chacun d’imprimer ou non les documents au niveau individuel.

 

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Que vous souhaitiez digitaliser les documents du CA, la gestion des entités, la prise de procès-verbaux ou une autre facette de votre gouvernance, Diligent vous propose des solutions méiers, créées par et pour des professionnels de la gouvernance. Découvrez tous nos outils digitaux ici.

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