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10 signes qui montrent que vous avez besoin d’une solution de gestion documentaire numérique pour votre conseil d’administration

La gestion documentaire numérique présente bien des atouts pour les conseils d’administration qui y ont recours. Elle est en mesure de répondre aux besoins des sociétés, des associations et autres organismes qui dispose d’instances dirigeantes où sont débattues les stratégies. C’est un outil extrêmement utile au quotidien tant pour les gestionnaires du conseil que pour les administrateurs eux-mêmes. Quels sont les signes qui montrent que votre entreprise a besoin d’un portail digital de gouvernance ?

 

1. Sans solution de gestion documentaire numérique, la préparation des réunions du conseil d’administration vous demande plus de 2 heures

 

Le gestionnaire du conseil prend souvent beaucoup de temps pour préparer les éléments nécessaires aux administrateurs pour les séances. Ce temps est-il passé à imprimer et agrafer les dossiers, ou à chercher des intervenants de qualité pour les réunions ? Si le gestionnaire du conseil passe plus de 2 heures à préparer et partager les documents de conseil d’administration, un portail digital de gouvernance est absolument nécessaire.

Avec un outil comme Diligent Boards, les secrétaires du conseil divisent le temps passé à effectuer des tâches administratives par 6 en moyenne. Il est, en effet, possible de réellement gagner du temps et ainsi de se libérer de tâches chronophages. Le temps gagné peut alors être réinvesti dans un travail à plus forte valeur ajoutée.

 

2. Les documents du conseil d’administration font plus de 100 pages par réunion

 

Les dossiers nécessaires à une séance du conseil d’administration peuvent être très volumineux. Ils peuvent dépasser aisément plus d’une centaine de pages par séance. Ce volume très important nécessite des coûts d’impression très élevés. Les envois par coursier sont onéreux et longs. Tout cela rend difficile la gestion des corrections de dernière minute.

Pour mettre à jour un tableau financier dans un dossier d’une centaine de pages, il faut imprimer la page modifiée, désagrafer et ré-agrafer le document. Toutes ces manipulations sont chronophages pour le gestionnaire du conseil et sans valeur ajoutée. Avec Diligent Boards, il suffit d’un simple glisser-déposer d’un dossier pour créer un document et pour le modifier.

 

 

3. Les documents du conseil d’administration sont souvent sujets à des changements de dernières minutes

 

Les changements de documents de dernière minute sont très courants lors d’une séance du conseil d’administration. C’est une source de stress supplémentaire pour le gestionnaire du conseil, mais surtout, cela nécessite de modifier des documents transmis aux administrateurs précédemment. Avec une gestion papier du conseil, cela est très lourd.

Les documents qui doivent être modifiés sont à ré-imprimer et expédier pour être partagés avec l’ensemble des administrateurs, parfois même distribués à l’entrée de la salle du conseil, engendrant certains mécontentements. Ces changements induisent des tâches additionnelles et chronophages, au-delà de l’impact sur l’image de marque de l’entreprise. Avec la gestion documentaire numérique grâce à Diligent Boards, le remplacement d’un document se fait en un clic et les annotations réalisées par les administrateurs sont conservées, même en cas de changement d’une page ou de sa suppression.

 

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4. La solution de gestion documentaire numérique serait utilisée au moins 3 fois par an

 

Si votre conseil d’administration se réunit au moins 3 fois par an, disposer d’un portail digital de gouvernance est très pertinent. Cela va aider au travail préparatoire du secrétariat du conseil et de ses membres.

Un grand nombre de conseils d’administration se réunit au moins une fois par trimestre. Le fait de se retrouver aussi régulièrement génère suffisamment de travail pour justifier l’investissement dans une plateforme numérique de gestion du conseil, qui vient améliorer l’expérience utilisateur.

 

5. Des administrateurs indépendants siègent au conseil d’administration

 

Lorsque des membres du conseil d’administration indépendants siègent aux réunions, il est d’autant plus important de disposer d’un outil de gestion documentaire numérique, tant pour offrir une bonne image de l’entreprise à l’extérieur, que pour assurer la sécurité des données partagées.

Un portail numérique va vous apporter toutes les garanties nécessaires face aux attentes les plus fortes et aux exigences les plus pointues. Offrez-leur des outils adaptés qui sont validés par les politiques internes de votre entreprise pour éviter un maillon faible de cybersécurité, car bien souvent ces administrateurs externes n’auront pas d’email professionnel au sein de votre entreprise, par exemple.

 

6. Un ou plusieurs administrateurs sont étrangers ou éloignés géographiquement, justifiant le besoin d’une solution de gestion documentaire numérique

 

L’accès à une plateforme digitale est d’autant plus indispensable si votre conseil accueille des administrateurs étrangers ou géographiquement éloignés de votre entreprise. La gestion de cet éloignement physique des membres du conseil se fera bien plus facilement avec une solution numérique qu’une gestion papier, car le transfert de document est à moindre cout et surtout instantané.

Les documents du conseil seront alors disponibles dès leur publication. Ceux qui sont plus éloignés géographiquement ne seront pas pénalisés par ce fait. Ainsi, chaque administrateur sera traité de façon équitable.

 

7. Un ou plusieurs comités spécialisés existent nécessitant l’emploi d’un portail digital de gouvernance

 

Pour gérer un comité spécialisé du conseil d’administration (audit, risque, nomination, gouvernance…), bénéficier d’une solution numérique est très important. L’existence de plusieurs de ces comités augmente la production documentaire et donc les exigences de gestion documentaire numérique.

Les comités spécialisés sont chargés d’étudier et d’apporter des analyses pertinentes pour aider à approfondir la réflexion des membres du conseil. À ce titre, les administrateurs participants doivent disposer de documents nombreux et divers. Avec la gestion des droits d’accès en fonction des administrateurs qui participent à tel ou tel comité, un outil tel que Diligent s’avère d’un précieux secours.

 

8. Au moins un des mandats d’administrateurs arrive à échéance cette année

 

En cas de recrutement d’un nouvel administrateur, bénéficier d’un outil de gestion documentaire numérique représente une plus-value notable. Un tel logiciel est en mesure de faciliter l’intégration du membre nouvellement élu, qui sera mis très rapidement au travail avec un accès simplifié à des documents de gestion et stratégiques qui l’aideront à comprendre les caractéristiques et enjeux de l’entreprise. De plus, avec des fonctionnalités adaptées, un portail vous aidera à trouver le bon administrateur, celui dont votre conseil a réellement besoin.

Grâce à une solution telle que Diligent Nominations, profitez d’outils d’aide à la recherche d’administrateurs directement dans Diligent Boards, en version freemium. Diligent Nominations vous offre non seulement un accès à une bibliothèque de profils d’administrateurs disponibles, elle met également en lumière les relations que ces profils ont avec votre entreprise pour simplifier les connections et le recrutement de nouveaux membres.

 

9. Les administrateurs se réunissent ou échangent en dehors des réunions officielles et pourraient bénéficier d’une solution de gestion documentaire numérique pour ce faire.

 

Si vos administrateurs échangent en dehors des séances officielles du conseil d’administration, veillez à leur donner les bons outils pour cela. Il est capital qu’ils soient correctement sécurisés tant les contenus échangés entre administrateurs peuvent être sensibles ou confidentiels. Pour cela, évitez l’utilisation d’outils personnels non sécurisés, comme Gmail ou WhatsApp.

Un portail digital de gouvernance comme Diligent vous offre des solutions hautement sécurisées pour les conversations entre les membres du conseil. Avec Messenger, les administrateurs peuvent librement échanger et débattre des sujets à l’ordre du jour des séances.

 

10. Le conseil d’administration débat de sujets d’actualité en séance

 

Un outil de gestion documentaire numérique est indispensable si votre conseil d’administration a l’habitude de débattre de sujets d’actualité. En effet, traiter de divers sujets variés nécessite de pouvoir disposer de nombreux documents à analyser et étudier.

Il convient que des documents pertinents soient facilement disponibles pour les administrateurs. Pour des sujets liés à la cybersécurité, aux fonds activistes, aux changements réglementaires, à la diversité ou à la RSE (Responsabilité sociétale d’entreprise), de nombreuses informations peuvent être gérées au sein d’un espace sécurisé accessible depuis Diligent Boards.

 

En conclusion, l’intérêt de disposer d’une solution de gestion documentaire numérique est absolument considérable pour les entreprises telles que la vôtre. À partir du moment où le conseil d’administration se réunit régulièrement, est actif et que les débats sont animés, un outil numérique est alors pertinent. Le portail digital de gouvernance de Diligent vous accompagnera longtemps dans la gestion optimale de votre conseil, comme nos 650.000 utilisateurs mondiaux.

 

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