Problèmes et tendances

En défense du conseil d’administration

La Harvard Business Review a publié un article qui invitait le lecteur à réfléchir à l’efficacité des conseils d’administration dans la surveillance des entreprises. Les auteurs y notent que « ces dernières années, le fossé s’est creusé entre les attentes des actionnaires et des régulateurs envers les conseils d’administration et les compétences de ces derniers telles qu’elles ont été épinglées dans des études universitaires ». Cas typique : comment les membres des conseils d’administration à temps partiel peuvent-ils faire le poids face à une société qui compte des centaines de milliers d’employés, pèse des milliards de chiffre d’affaires annuel et propose des services dans une multitude de secteurs ?

La vérité, c’est que les membres des conseils d’administration ne sont pas omniscients. Comment attendre d’eux qu’ils apportent un éclairage objectif et pertinent quant à la performance et à l’orientation d’une entreprise s’ils passent tout leur temps à rechercher des informations ou à essayer d’évaluer les choix stratégiques sur la base de données obsolètes ? Pour que les les membres des conseils d’administration soient efficaces dans leur mission de surveillance, ils doivent recevoir des actionnaires et régulateurs les informations qui leur sont nécessaires dans des délais convenables et disposer d’une technologie moderne leur permettant de se réunir plus régulièrement. Leur capacité à effectuer correctement leur travail, surtout à une époque où les secteurs industriels sont toujours plus interconnectés et concurrentiels, dépend de plus en plus de l’efficacité de leur équipement.

Voici quatre démarches qui permettront d’aider les membres des conseils d’administration à rester informés, organisés et compétents.

1. Planifier les réunions courantes le plus tôt possible

Selon une étude parue dans une publication trimestrielle de McKinsey&Company, les membres des conseils d’administration ont tendance à rester en fonction plus longtemps que les PDG et autres cadres d’entreprise. Il arrive souvent qu’une même personne occupe son siège au conseil durant plus de neuf ans. Ce type de mandat est donc propice à la planification avancée des réunions de conseil.

Les entreprises peuvent tirer avantage de cette réalité de deux manières. Premièrement, planifier le plus tôt possible les réunions courantes. Il est recommandé de les prévoir une année à l’avance. De cette façon, les membres des conseils d’administration et les équipes chargées de les fournir les informations dont ils ont besoin sont informés des échéances dans un délai plus que raisonnable. Deuxièmement, donner la possibilité aux les membres des conseils d’administration d’adopter une vision à long terme. N’attendez pas de leur part, par exemple, qu’ils expriment leur avis sur les activités quotidiennes du responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI). Écoutez-les plutôt partager leur opinion quant à l’émergence de nouvelles technologies et à l’incidence éventuelle de celles-ci sur les activités de l’entreprise.

2. Partager les informations le plus tôt possible

Les portails pour conseils d’administration vous permettent d’envoyer les documents et mises à jour aussi rapidement que facilement. À l’inverse, les services standard de courriels et de partage de fichiers ne proposent que le « tout ou rien » dans leurs options d’envoi, ce qui a souvent pour conséquence que des documents sont distribués à la dernière minute ou même en retard !

Par ailleurs, ces offres ne couvrent pas non plus tout l’éventail de services des portails pour conseils : les votes et partages des notes par les membres des conseils d’administration, l’archivage des documents précédents comptent parmi les services gérés de façon centralisée. Si l’objectif est d’uniformiser les communications, les membres peuvent se concentrer sur l’expertise qu’ils ont à offrir. Les portails pour conseils jouent quant à eux un rôle essentiel, puisqu’ils permettent à tous de rester organisés et concentrés sur leur mission.

Les membres des conseils ont besoin de temps pour vérifier et digérer tous les documents pertinents sur l’entreprise, mais il leur faut aussi quelqu’un, en interne, qui soit leurs yeux et leurs oreilles et veille à une distribution rapide d’informations exactes. Les conseils d’administration ne peuvent mener à bien leur mission si les collaborateurs de l’entreprise n’effectuent pas la leur. Ne craignez pas d’être pointilleux sur les échéances d’envoi des documents. Elles sont vitales pour les membres de votre conseil et, cela va sans dire, pour l’avenir de votre entreprise.

3. Hiérarchiser les priorités des informations pour aider les membres des conseils d’administration à mieux utiliser le temps à leur disposition

Imaginez le scénario catastrophe suivant : un ordre du jour est bricolé à la dernière minute. Les cadres de l’entreprise envoient leurs documents aux membres du conseil sans véritablement leur indiquer dans quel ordre les traiter. Du temps précieux est ainsi perdu et les membres du conseil ne sont par conséquent pas en mesure de mener à bien les missions attendues d’eux. L’exemple précédent avait été donné dans un autre article de la Harvard Business Review datant de 2004.

Des documents ciblés, bien organisés, qui aident les membres du conseil à fixer des priorités dans leur emploi du temps, à tirer profit de leur propre expertise et à orienter la mission de l’entreprise, peuvent améliorer l’efficacité des réunions et permettre aux conseils d’être à leur tour plus efficaces et engagés.

Veillez à ce que les informations pour le conseil correspondent aux données utilisées par les cadres de l’entreprise pour gérer vos activités. Les membres des conseils d’administration disposant de données obsolètes ou différentes risquent de prendre des décisions inadaptées ou, pire encore, inutiles.

Par ailleurs, veillez à sonder le conseil afin d’identifier ses principales préoccupations. Grâce à des outils de sondage intégrés à un portail pour conseils, il est aisé d’obtenir rapidement des indications de la part des administrateurs sur les sujets qu’ils souhaitent traiter en priorité et ceux qui sont moins urgents.

4. Maintenir un centre de ressources complet.

Pour vous assurer que les membres du conseil d’administration ont accès à toutes les informations pertinentes et pas seulement au dernier dossier de conseil, veillez à maintenir un « centre de ressources ». Les informations qui y sont rassemblées peuvent contenir une multitude de précieuses ressources, notamment des rapports d’analystes, des données industrielles, des renseignements sur les concurrents ainsi que des notes et documents des précédentes réunions de conseil. Toutefois, pour que le centre de ressources soit utile, il doit être bien structuré et facile à consulter.

Ne perdez pas de temps lors des réunions à vérifier toute la documentation et les informations envoyées précédemment. Si tous les documents préparatoires à la réunion sont exacts et livrés à temps, les membres du conseil pourront pouvoir entamer la discussion dès leur entrée en salle de conseil. Revoyez vos ordres du jour de manière à exploiter au mieux le temps et l’expertise des membres du conseil. Ils connaissent leur domaine sur le bout des doigts. Mettez à profit leur temps précieux et inspirez-vous de leur bon sens : vous constaterez que les conseils d’administration sont loin d’être obsolètes.

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