Sécurité

La nécessité de sécuriser chaque échange de fichiers au sein des conseils d’administration

Les membres des conseils d’administration abordent en permanence les questions les plus cruciales pour l’avenir de leur société. Décisions stratégiques, validations financières, situations de crise ou encore recrutements de haut niveau sont au cœur de leur mission. Aussi, la sécurisation des données et des échanges de fichiers que les administrateurs possèdent est capitale. L’utilisation d’outils adaptés (et non pas d’un simple PDF sécurisé) est alors un gage de performance accrue et de bonne gouvernance.

 

L’importance de protéger les données du conseil d’administration

 

Au cœur des réflexions et décisions stratégiques de l’entreprise, les membres des conseils d’administration conservent et partagent des informations hautement confidentielles de façon à la fois courante et abondante. Aussi, la protection de leurs données est un enjeu capital au sein de chaque société.

Derrière l’exercice dévoué et engagé de leurs missions, les administrateurs ont un besoin prégnant de protection de données. Ce dernier concerne à la fois le stockage d’informations, les échanges de fichiers ou encore les discussions en ligne. Cette impérieuse nécessité de sécurisation des informations dont disposent les membres des conseils doit faire l’objet d’une attention particulière de l’entreprise elle-même. Il est important d’accompagner et de former les administrateurs, mais également de leur fournir les bons outils, hautement sécurisés.

Pour se forger un avis, les membres du conseil doivent échanger entre eux et avec les principaux dirigeants de la société. Ces discussions doivent s’effectuer en temps réel, à toute heure et sur tout type d’appareil : ordinateur, tablette ou smartphone. Ils ont également besoin de collaborer sur les travaux du conseil et de ses comités spécialisés.

Il est ainsi important de leur offrir une solution de communication sécurisée. Les messageries personnelles, même si elles restent abondamment utilisées, sont très loin d’offrir un niveau de sécurité idéal.

 

Diligent Messenger, pour un échange de fichiers sécurisé en toutes circonstances

 

Diligent Messenger est l’outil dédié à la communication interpersonnelle du Governance Cloud de Diligent. C’est la solution la plus sécurisée et la plus fiable pour les échanges journaliers avec et entre les administrateurs.

Les informations sensibles du conseil, sont maintenues absolument confidentielles. Les utilisateurs du logiciel doivent être dûment enregistrés et validés pour pouvoir accéder à l’application. Ainsi, les fuites de données sont fortement limitées.

Diligent Messenger bénéficie également des services de sécurité de pointe de Diligent, comme une infrastructure hautement sécurisée ou un chiffrement complexe par exemple. L’application dispose aussi de la certification de référence la plus exigeante en matière de sécurisation : ISO 27001.

Par ailleurs, certaines fonctionnalités concourent à renforcer davantage la sécurité de vos données. Par exemple, avec Diligent Messenger, vous pouvez rappeler les messages envoyés par erreur. Vous n’avez plus besoin non plus de recourir aux PDF sécurisés puisque l’outil vous offre de bien meilleures garanties de protection lors de chaque échange de fichiers.

Diligent Messenger met à votre disposition un emplacement unique de partage de données. Chaque fichier envoyé via Diligent Messenger est parfaitement sécurisé. Les données sont conservées avec toutes les garanties de sécurisation propres à Diligent. Ainsi, les pièces jointes transmises à un utilisateur de l’application sont idéalement protégées. Aucun téléchargement, enregistrement, exportation, capture d’écran ou copie n’est possible.

En outre, l’outil permet d’améliorer amplement l’efficacité et la performance des administrateurs et dirigeants de société. Les communications, facilitées par l’application, sont plus fluides. Des questions et réponses s’opèrent à chaque instant et en temps réel. C’est une solution idéale pour gérer les urgences si habituelles pour les membres des conseils : accords financiers, demandes d’expertise, partage de sujets d’actualité, gestion de crises…

Vous avez également la possibilité d’être informé de l’arrivée de nouveaux messages grâce à des badges, bannières et notifications. Vous êtes ainsi en permanence au courant des sujets abordés et de l’avancée des projets en cours. Pour terminer, rappelons que Diligent offre une assistance premium, disponible dans 6 langues différentes 24 h/24, 7 j/7, 365 j/an avec une équipe dédiée par client.

 

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Pourquoi le PDF sécurisé n’est-il pas une bonne façon de partager des documents ?

 

Ce que l’on nomme habituellement un PDF sécurisé, protégé par un mot de passe, n’offre pas une protection infaillible et expose l’entreprise à de nombreux risques.

Tout d’abord, il existe de nombreuses façons assez simples de passer outre les quelques couches de sécurité de ce type de documents. Internet regorge de sites en tout genre vous expliquant étape par étape toutes les méthodes existantes en la matière.

Le PDF sécurisé n’empêche pas non plus certaines manipulations telles que l’enregistrement de copies du document. Ces actions sont, au contraire, parfaitement impossibles avec Diligent Messenger.

De plus, l’unique sécurisation du document n’est pas suffisante. S’il n’est pas transmis de manière sécurisée, il peut toujours être intercepté. Cela pose d’autant plus problème que nombre d’administrateurs et membres du top management utilisent les messageries personnelles non sécurisées qui ne protègent pas les envois.

Les risques de violation de sécurité existent au moment du transfert de fichier et de sa réception. Des erreurs humaines, telle que la sélection du mauvais destinataire lors de l’envoi de l’email, sont un autre risque à ne pas négliger. Sans compter que la conservation du fichier dans une boîte de messagerie non professionnelle ou un appareil électronique non protégé exposent les entreprises en cas de perte ou de vol.

 

Les principaux décisionnaires des grandes sociétés doivent garder en tête la nécessité de protéger les informations dont ils disposent. Les administrateurs font partie de ces acteurs essentiels à l’avenir de toute entreprise qui possèdent et échangent des données confidentielles de premier plan. Leur conservation, tout comme l’échange de fichiers, sont à sécuriser pour protéger leur contenu de tout risque. Une erreur humaine, un vol, une perte ou un piratage sont des risques réels à prendre au sérieux. Diligent Messenger offre, lui, un niveau de sécurisation de haut niveau pour toutes les communications des membres des conseils d’administration.

 

Diligent Messenger

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